Cenário de uso para extrair diretivas com base em endereços em uma área de desastre

Neste cenário, uma gráfica imprime diretivas em uma tarefa de impressão em PDF. Como graves inundações impossibilitaram a entrega por correio em dois CEPs, a gráfica suprimiu a impressão de diretivas com endereços de clientes nesses CEPs. Ela remove essas diretivas da tarefa de impressão e as envia aos clientes por e-mail.

O fluxo de trabalho nesse cenário não tem nenhuma etapa que aguarde o recebimento de uma lista de extração. As tarefas se movem pelo fluxo de trabalho sem aguardar. Assim que a gráfica fornece uma lista de extração de CEPs em uma área de desastre, o RICOH ProcessDirectorremove os documentos que têm esses CEPs de cada tarefa de impressão que entra na etapa SetDocPropsFromList. Quando a entrega de correio é retomada em todos os CEPs da lista de extração, a gráfica remove a lista de extração, e o RICOH ProcessDirector não remove mais os documentos das tarefas de impressão que entram na etapa SetDocPropsFromList. A etapa permanece no fluxo de trabalho e pode ser utilizada sempre que for necessário retirar documentos de uma tarefa.

A gráfica utiliza o Plug-in do RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat para identificar as políticas como documentos individuais no arquivo PDF de produção de cada tarefa. Os dados de cada diretiva incluem o nome, o endereço de e-mail e o CEP do cliente.

Para alterar o fluxo de trabalho para que ele extraia políticas de clientes na área de desastre, o administrador da gráfica configurará o RICOH ProcessDirector para dar suporte ao novo processo.

O administrador:

  • Define duas propriedades personalizadas do documento, Doc.Custom.CustomerName e Doc.Custom.PostalCode, no arquivo docCustomDefinitions.xml.
  • Executa o utilitário docCustom e atualiza o recurso Propriedades do documento personalizadas.
  • Carrega as propriedades do documento atualizadas do RICOH ProcessDirector no Plug-in do RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat.
  • Usa a função Definir Propriedade do Documento no plug-in para definir três propriedades do documento:
    • Doc.Custom.PostalCode especifica os dados do CEP.
    • Doc.Custom.CustomerName extrai os dados do nome do cliente.
    • Doc.EmailAddress especifica os dados do endereço de e-mail do cliente.

      Esta propriedade do documento é fornecida com todos os recursos de processamento do documento.

    A etapa IdentifyPDFDocuments do fluxo de trabalho extrairá os dados das três propriedades de cada documento no arquivo PDF da tarefa. O RICOH ProcessDirector usará os valores da propriedade do documento Doc.Custom.PostalCode para determinar quais documentos retirar da tarefa. O RICOH ProcessDirector usará os valores das propriedades do documento Doc.Custom.CustomerName e Doc.EmailAddress na etapa que envia por e-mail os documentos retirados.

  • Utiliza a função Salvar Arquivo de Controle no plug-in para salvar as definições de propriedades do documento no arquivo de controle que identifica as diretivas como documentos individuais.
  • Envia o arquivo de controle para o servidor do RICOH ProcessDirector.
  • Especifica o nome do arquivo de controle como o valor da propriedade Identificar arquivo de controle do PDF da etapa IdentifyPDFDocuments.
  • Inclui uma etapa SetDocPropsFromList no fluxo de trabalho e define valores para as propriedades da etapa:
    • O valor de Diretório do arquivo de lista é /aiw/aiw1/clientfiles/pull.
    • O valor do Delimitador é Nova linha.
    • O valor de Colunas no arquivo de lista é Doc.Custom.PostalCode.
    • O valor de Propriedade do documento a ser definida é Extrair documento. Extrair documento é o nome da interface com o usuário da propriedade de documento Doc.Pull.

      A propriedade Doc.Pull é fornecida com todos os recursos de processamento de documento. É uma escolha conveniente para o valor da propriedade de documento Propriedade do documento a ser definida. Como alternativa, o administrador pode criar uma propriedade personalizada para o documento ou usá-la como valor de Propriedade do documento a ser definida.

    • O valor de Valor para corresponder os documentos é SIM.
    • O valor de Valor para outros documentos é NÃO.
  • Inclui uma etapa Agrupar documentos no fluxo de trabalho depois da etapa SetDocPropsFromList e configura o valor da propriedade Primeiro grupo como Extrair documento.
  • Inclui uma etapa CreateJobsFromDocuments no fluxo de trabalho depois da etapa Agrupar documentos e define o valor da propriedade Fluxo de trabalho filho com o nome do fluxo de trabalho atual.
  • Inclui processamento condicional próximo do início do fluxo de trabalho para processar tarefas pais e filhas de forma diferente. A nova ramificação para tarefas filhas permite que elas ignorem as etapas de identificação do documento.
  • Inclui uma etapa SetDocPropsFromConditions início da ramificação de tarefas filhas.

    A etapa designa um valor à propriedade da tarefa com base no valor da propriedade do documento Extrair documento. O arquivo de condições da propriedade define o valor da propriedade da tarefa Custom 1 como Recebido ou Imprimir.

  • Cria duas ramificações de fluxo de trabalho, uma para tarefas filhas com documentos a serem impressos, e outra para tarefas filhas com documentos extraídos. As regras das ramificações são:
    • Custom 1 = Recebido
    • Custom 1 = Imprimir
  • Inclui uma etapa EmailDocuments na ramificação de tarefas filhas com documentos extraídos. A etapa envia cada documento como um arquivo PDF para o endereço de e-mail do cliente.
    • O valor de Endereço do destinatário é ${Doc.EmailAddress}.
    • O valor de Linha de assunto é Diretiva para ${Doc.Custom.CustomerName}.
    • O valor de Mensagem é Como o serviço de correio para o CEP ${Doc.Custom.PostalCode} foi interrompido, anexamos uma cópia da diretiva em PDF.
    • O valor de Anexar documento é Sim.
    • O valor de Nome do anexo é ${Doc.Custom.CustomerName}.pdf.
  • Une novamente as duas ramificações, conectando-as a uma etapa WaitForRelatedJobs.
  • Cria uma lista de extração e carrega-a no diretório /aiw/aiw1/clientfiles/pull. A lista de extração contém dois CEPs: 
    80455 80540

O administrador habilita o fluxo de trabalho e envia uma tarefa para ela.

A tarefa passa pela ramificação do fluxo de trabalho de tarefas pais e move-se para a etapa SetDocPropsFromList. O RICOH ProcessDirector:

  • Recupera a lista de extração no diretório /aiw/aiw1/clientfiles/pull.
  • Examina os valores da propriedade Doc.Custom.PostalCode no arquivo de propriedades do documento, no arquivo de spool da tarefa.
  • Cria uma coluna de valores para a propriedade Doc.Pull no arquivo de propriedades do documento.

    Quando o valor da propriedade Doc.Custom.PostalCode corresponde a um dos dois CEPs na lista de extração, o RICOH ProcessDirector define o valor da propriedade Doc.Pull como SIM.

    Ele define o valor da propriedade Doc.Pull de todos os outros documentos que estão no arquivo de propriedades do documento como NÃO.

A tarefa passa para a etapa Agrupar documentos, que coloca cada documento em um dos dois grupos, com base no valor da propriedade Doc.Pull.

A tarefa muda para a etapa CreateJobsFromDocuments, que cria uma tarefa filho para cada grupo de documentos e envia as tarefas filho para o mesmo fluxo de trabalho.

As tarefas filho percorrem a ramificação do fluxo de trabalho das tarefas filho.

Quando as tarefas filho atingem a etapa SetDocPropsFromConditions, o RICOH ProcessDirector configura o valor da propriedade da tarefa Custom 1:

  • Para a tarefa filha com a propriedade Doc.Pull definida como Sim, a propriedade da tarefa Custom 1 é definida como Recebido.
  • Para a tarefa filha com a propriedade Doc.Pull definida como Não, a propriedade da tarefa Custom 1 é definida como Imprimir.

O RICOH ProcessDirector envia as tarefas filhas para a ramificação de impressão ou para a ramificação recebido do fluxo de trabalho com base no valor da propriedade da tarefa Custom 1.

A tarefa filha, com documentos extraídos, avança à etapa EmailDocuments e o RICOH ProcessDirector envia ao cliente cada política por e-mail como um arquivo PDF. Um cliente chamado John Doe recebe esse e-mail: 

Para: John.Doe@mymail.com Assunto: Diretiva para John Doe
Anexo: John Doe.pdf__________________________________________________Como o serviço de correio para o CEP 80455 foi interrompido, anexamos uma cópia da diretiva em PDF.

Em seguida, a tarefa filho é movida para a etapa WaitForRelatedJobs.

A tarefa filho com os documentos a serem impressos é movida para a etapa WaitForRelatedJobs após a etapa PrintJobs.

Quando as duas tarefas filhas chegarem à etapa WaitForRelatedJobs, o RICOH ProcessDirector as enviará à etapa RetainCompletedJobs.

Depois que a entrega de correio é retomada para os CEPs na lista de extração, o administrador remove a lista de extração do diretório /aiw/aiw1/clientfiles/pull.

O RICOH ProcessDirector imprimirá todos os documentos das tarefas que passam pelo fluxo de trabalho até que o administrador coloque outra lista de extração no diretório Recebido.

Tópico principal: Cenários de uso para extrair documentos de uma tarefa