Rastreador de Prazo

Com este recurso, é possível rastrear prazo e programação das tarefas, ambos e, também ponto de verificação. Você pode rastrear tarefas com base na conclusão de uma fase no fluxo de trabalho ou uma etapa em uma fase. Você também pode ser notificado quando o trabalho não chegar no sistema do RICOH ProcessDirector conforme esperado.

O recurso Rastreador de Prazo adiciona um portlet Prazos à página principal. O portlet contém pontos que mostram o número de tarefas que perderam ou estão prestes a perder um prazo ou ponto de verificação.

Ao passar o cursor sobre um ponto, você vê uma legenda que lista os status representados pelo ponto. Clique em Visualizar todas as tarefas neste estado para abrir uma tabela de todas as tarefas nesse estado.

Se nenhuma tarefa estiver atrasada, o portlet Prazos exibirá uma marca de seleção verde.

O recurso adiciona a coluna Alocar risco à direita da coluna de caixas de seleção na tabela Tarefas. O cabeçalho da coluna fica em branco. É possível ver o nome da coluna colocando o cursor sobre a área do cabeçalho. Quando uma tarefa está atrasada ou pode perder o prazo, um ponto colorido surge na coluna Alocar risco. Para classificar tarefas por alocação de risco, com as tarefas com risco maior na parte superior da coluna, clique no cabeçalho da coluna.

Objetos do sistema

Este recurso adiciona estes objetos do sistema:

Políticas de serviço

As políticas de serviço definem pontos de verificação da tarefa no final de cada fase de processamento. Por exemplo, uma política de serviço define pontos de verificação da tarefa para tarefas que precisam ser impressas 4 horas depois de chegarem ao sistema. O administrador cria uma política de serviço para cada compromisso de desempenho e associa cada política de serviço aos fluxos de trabalho apropriados.

Períodos sem serviço

Períodos não de serviço definem os períodos em que nenhum serviço é oferecido (por exemplo, feriados e finais de semana). O administrador cria períodos não de serviço e indica em cada política de serviço se os períodos não de serviço se aplicam a essa política.

Tarefa esperada

Objetos de trabalho esperados definem tarefas de impressão que você espera receber em intervalos definidos.

Modelo de etapa

Este recurso adiciona o modelo de etapa SetDeadline à lista de modelos de etapa fornecidos. Quando adiciona o modelo de etapa a um fluxo de trabalho, você especifica uma etapa de Prazo e define data e hora do prazo. Cada tarefa no fluxo de trabalho deve concluir a etapa até a data e hora especificadas para cumprir o prazo. Se uma tarefa perder o prazo, um ponto vermelho será exibido no portlet Prazos na coluna Alocação de risco para a tarefa na tabela de tarefas.

Acompanhando um prazo

É possível definir os prazos de tarefa para saber se uma tarefa cumpre ou não o prazo.

Quando você define um prazo para concluir uma tarefa em um fluxo de trabalho, a guia Prazo no bloco de notas de propriedades da tarefa exibirá seus valores para as propriedades Prazo, Etapa de prazo e Resultado do prazo. É possível adicionar essas propriedades como colunas na tabela Tarefas para tornar as informações de prazo disponíveis para seus operadores.

É possível configurar uma notificação de e-mail que corresponde à propriedade Resultado do prazo de uma tarefa para alterar para Perdido e enviar um e-mail para um ou mais usuários para alertá-los sobre o prazo perdido.

Acompanhando uma programação

É possível definir durações estimadas para etapas em um fluxo de trabalho para que você possa acompanhar o andamento das tarefas à medida que elas se movem no sistema e ver quando as tarefas estão atrasadas.

Este recurso adiciona a ação Durações estimadas no portlet Editor de Fluxo de Trabalho. Usando essa ação, você pode definir rapidamente a duração estimada para todas as etapas em um fluxo de trabalho.

Quando você define as durações estimadas para as etapas em um fluxo de trabalho, a guia Prazo no bloco de notas de propriedades da tarefa exibe os valores para essas propriedades:

• Porcentagem concluída: quanto da duração estimada para a tarefa foi concluída.
• Status de rastreamento: se a tarefa está no prazo ou atrasada.
• Tempo de conclusão previsto: data e hora calculadas pela inclusão de durações estimadas de todas as etapas no caminho previsto da tarefa no fluxo de trabalho.

É possível adicionar essas propriedades como colunas na tabela Tarefas para disponibilizar aos operadores informações sobre se a tarefa está dentro da programação ou atrasada. Se uma tarefa estiver atrasada, um ponto amarelo surgirá no portlet Prazos e na coluna Alocação de risco para a tarefa da tabela de tarefas.

Para uma tarefa em um fluxo de trabalho condicional, RICOH ProcessDirector usa apenas durações estimadas para as etapas na ramificação do fluxo de trabalho que provavelmente a tarefa seguirá.

É possível configurar uma notificação de e-mail que acompanhe a propriedade Status de rastreamento de uma tarefa para alterar para Atrasado e enviar um e-mail para um ou mais usuários para alertá-los que um trabalho corre o risco de perder o prazo.

Acompanhando uma programação e um prazo

Você pode definir prazos de tarefa e durações estimadas para que possa acompanhar o andamento das tarefas à medida que elas se movem no sistema e ver quando uma tarefa está fora do prazo ou prestes a ficar fora do prazo.

Quando você define um prazo de conclusão para uma tarefa e durações estimadas para as etapas em um fluxo de trabalho, a guia Prazo no bloco de notas de propriedades da tarefa exibe os valores de todas as propriedades para rastrear um prazo e uma programação. O bloco de notas também exibe um valor para uma propriedade adicional: Resultado previsto. Os três resultados previstos são OK, Pode atrasar e Não é possível determinar.

O RICOH ProcessDirector calcula o resultado previsto para uma tarefa usando as durações estimadas, data e hora atuais e prazo para a tarefa. Quando o resultado previsto é Poderá perder, um ponto laranja surge no portlet Prazos e na coluna Alocação de risco para a tarefa na tabela de tarefas. Depois que a etapa do prazo for executada e o resultado do prazo for definido, o RICOH ProcessDirector não mudará o resultado previsto.

É possível configurar uma notificação de e-mail que corresponde à propriedade Resultado previsto de uma tarefa para alterar para Poderá perder e enviar um e-mail para um ou mais usuários para alertá-los que um trabalho corre o risco de perder o prazo.

Rastreando pontos de verificação

É possível definir pontos de verificação da tarefa para rastrear o progresso das tarefas conforme passam pelas fases em um fluxo de trabalho. Em vez de definir a duração estimada para cada etapa, defina uma quantidade de tempo para cada fase ser concluída. Se a fase não for concluída no tempo alocado, a tarefa estará atrasada. Um ponto amarelo é exibido no portlet Prazos na coluna Alocar risco para a tarefa na tabela Tarefas. No entanto, se a tarefa passar para a próxima fase mais rápido que o esperado e for concluída antes do próximo ponto de verificação, o status do ponto de verificação da tarefa será alterado de Atrasado para OK. O ponto amarelo desaparece.

Monitoramento para tarefas esperadas

É possível configurar o RICOH ProcessDirector para que você seja informado se o número de tarefas programado não chegar a um dispositivo de entrada no momento em que precisar deles. Se alguma tarefa esperada não chegar em um dispositivo de entrada, será exibido um ícone de alerta (O ícone ) é exibido à direita do dispositivo de entrada. O operador pode responder rastreando os trabalhos perdidos.