Configurando um fluxo de trabalho que processa uma lista de extração

Identifique dados que determinem se o documento foi retirado.

Exemplos:

Você deseja retirar documentos com base numa lista de números de conta. O número da conta determina se o documento foi retirado.
Você deseja retirar documentos com base numa lista de CEP. O CEP determina se o documento foi retirado.
Você deseja retirar documentos com base numa lista de diretivas e estados. O tipo de diretiva e o estado determinam se o documento foi retirado.

Decida quais propriedades do documento você usará para especificar os dados que a etapa IdentifyPDFDocuments (arquivos PDF) ou IdentifyDocuments (arquivos AFP) extrairá de cada documento no arquivo impresso.

Você pode usar propriedades do documento RICOH ProcessDirector existentes ou definir suas próprias propriedades personalizadas do documento.

Exemplos:

Você pode usar a propriedade do documento Doc.PullProp, que é fornecida com todos os recursos de processamento de documento.
Você pode usar uma ou mais propriedades personalizadas do documento, como Doc.Custom.AccountNumber, Doc.Custom.PostalCode, Doc.Custom.PolicyType e Doc.Custom.State.
Se as propriedades personalizadas do documento ainda não existir, será necessário defini-las.

Obs.:

Para definir propriedades do documento:
- Edite o arquivo de configuração das propriedades do documento.
- Execute o utilitário docCustom.
  A primeira vez que você executar o utilitário, ele cria o recurso Propriedades personalizadas do documento.
- Use o Gerenciador de Recursos para instalar ou atualizar o recurso Propriedades personalizadas do documento.
- Se você estiver trabalhando com arquivos PDF, carregue as propriedades atualizadas do documento RICOH ProcessDirector em Plug-in do RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat.

Especifique os dados que a etapa IdentifyPDFDocuments (arquivos PDF) ou IdentifyDocuments (arquivos AFP) extrairá de cada documento da tarefa:

Se estiver trabalhando com arquivos PDF, use a função Definir Propriedade do Documento no Plug-in do RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat.
Se estiver trabalhando com arquivos AFP, use o modo Document Property Designer (DPD) do RICOH Visual Workbench.
- Se os arquivos AFP não tiverem tags de indexação definidas para os dados do documento que você deseja extrair, use o recurso Indexador AFP para adicionar as tags. Indexador AFP será instalado com o recurso Suporte AFP.

Salve suas definições de propriedade do documento em um arquivo de controle para usar com uma etapa IdentifyPDFDocuments (arquivos PDF) ou IdentifyDocuments (arquivos AFP):

Se estiver trabalhando com arquivos PDF, use a função Salvar Arquivo de Controle no Plug-in do RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat.
Se estiver trabalhando com arquivos AFP, use a função Salvar arquivo de controle no RICOH Visual Workbench.

Envie o arquivo de controle para o servidor de RICOH ProcessDirector em um diretório ao qual o usuário do sistema RICOH ProcessDirector tenha acesso.

Faça login no RICOH ProcessDirector.

Clique na guia Fluxo de trabalho

Faça uma cópia do fluxo de trabalho que você deseja modificar ou crie um novo fluxo de trabalho.

Neste procedimento, modificamos um fluxo de trabalho simples que processa arquivos PDF. Estas são as etapas do fluxo de trabalho:

SetJobPropsFromTextFile
CountPages
IdentifyPDFDocuments
WriteDocumentsToDatabase
BuildPDFFromDocuments
UpdateDocumentsInDatabase
CreatePageRanges
PrintJobs
RetainCompletedJobs
RemoveJobs

Obs.:

Se você tiver o recurso Suporte AFP instalado, um fluxo de trabalho simples que modifica arquivos AFP pode ter as etapas UseInlineFormDefinition e EnableRepositioning no lugar da etapa CountPages, uma etapa IdentifyDocuments no lugar da etapa IdentifyPDFDocuments e uma etapa BuildAFPFromDocuments no lugar da etapa BuildPDFFromDocuments.

Inclua uma etapa ao fluxo de trabalho com base no modelo de etapas SetDocPropsFromList depois da etapa WriteDocumentsToDatabase.

Defina valores para as propriedades da etapa SetDocPropsFromList:

Para a propriedade Diretório do arquivo de lista, especifique o local do diretório que contém as listas de extração.
Por exemplo: /aiw/aiw1/clientfiles/pull.
Para a propriedade Delimitador, especifique o delimitador usado para separar valores na lista de extração.
Se a lista de extração só usar uma única propriedade, será necessário colocar cada valor em uma linha separada e especificar Nova linha como delimitador.
Se a lista de extração usar duas ou mais propriedades, será necessário colocar cada conjunto de valores em uma linha separada. Especifique o delimitador que você usará para separar os valores em cada linha: Tabulação, Ponto e vírgula, Vírgula, Espaço ou Til.
Exemplos:
- A lista de extração contém números de conta:
```
4377852A
4372341A
4400076A
4401132H
```
  Defina o valor da propriedade Delimitador como Nova linha.
- A lista de extração contém tipos de diretivas e estados separados por vírgulas:
```
Home,AZ
Home,CO
Auto,CO
```
  Defina o valor da propriedade Delimitador como Vírgula.
Na propriedade Colunas no arquivo de lista, selecione todas as propriedades do documento que você está usando para especificar os dados que determinam se o documento é retirado.
Exemplos:
- Doc.PullProp
- Doc.Custom.AccountNumber
- Doc.Custom.PostalCode
- Doc.Custom.PolicyType e Doc.Custom.State
Se estiver usando duas ou mais propriedades do documento para especificar os dados, ordene as propriedades do documento (de cima para baixo) para combinar com a ordem das colunas de dados na lista de extração (da esquerda para a direita).
Para reorganizar as propriedades, clique em , o ícone do lápis. Na caixa de diálogo que se abre, clique com o botão direito do mouse em cada propriedade selecionada e escolha Mover para o topo. Depois que todas as propriedades selecionadas estiverem no topo da lista, clique e arraste-as para a ordem correta. Depois de reorganizar as propriedades, clique fora da caixa de diálogo para fechá-la.
Para a propriedadeParar para colunas em excesso:
- Selecione SIM se desejar que a etapa entre em estado de erro, caso a lista de extração tenha mais colunas de dados que o número de propriedades do documento especificado pela propriedade Colunas no arquivo de lista.
  Por exemplo, selecione SIM se a lista de extração tiver duas colunas de dados e a propriedade Colunas no arquivo de lista especificar duas propriedades do documento. Se uma lista de extração com quatro colunas de dados for colocada no diretório do arquivo de lista, a etapa deve entrar em estado de erro.
- Selecione NÃO se não desejar que a etapa entre em estado de erro, caso a lista de extração tenha mais colunas de dados que o número de propriedades do documento especificado pela propriedade Colunas no arquivo de lista.
  Por exemplo, selecione NÃO se a lista de extração tiver quatro colunas de dados, mas você só estiver usando a primeira coluna. A propriedade Colunas no arquivo de lista especifica uma única propriedade do documento.
  - Se a lista de extração tiver colunas em excesso, todas elas deverão estar à direita das colunas que você está usando.
A etapa sempre entra em estado de erro, caso a lista de extração tenha menos colunas de dados que o número de propriedades do documento especificado pela propriedade Colunas no arquivo de lista.
Para a propriedade Propriedade do documento a ser definida, selecione a propriedade do documento que você deseja usar para especificar se o documento é retirado.
A propriedade Doc.Pull é fornecida com todos os recursos de processamento de documento. É uma escolha conveniente para o valor da propriedade Propriedade do documento a ser definida. Como alternativa, você pode criar uma propriedade personalizada para o documento ou usar uma propriedade do documento existente como valor de Propriedade do documento a ser definida.
- Se você usar uma propriedade do documento que já contenha um valor para os documentos da tarefa, o RICOH ProcessDirector substituirá o valor original pelo novo valor para corresponder os documentos ou um novo valor para outros documentos. Como o novo valor substitui o valor original, certifique-se de que você não precisará mais do valor original.
Especifique valores para as propriedades Valor para corresponder os documentos e Valor para outros documentos.
Se a propriedade do documento que você especificar como valor da propriedade Propriedade do documento a ser definida não existir no arquivo de propriedades do documento da tarefa, o RICOH ProcessDirector criará uma coluna para a propriedade do documento no arquivo e preencherá a coluna com valores especificados para as propriedades Valor para corresponder os documentos e Valor para outros documentos.
Se a propriedade do documento existir no arquivos de propriedades do documento, o RICOH ProcessDirector alterará os valores da propriedade com base nos valores das propriedades Valor para corresponder os documentos e Valor para outros documentos.
Exemplo:
- Um arquivo de propriedades do documento contém três propriedades de documento:
```
Doc.Custom.AccountNumber  Doc.Custom.PolicyType  Doc.Custom.State
144372                    Home                   CO
144372                    Auto                   CO
144372                    Business               CO
187456                    Home                   AZ
187456                    Auto                   AZ
187456                    Business               AZ
223114                    Home                   NY
223114                    Auto                   NY
223114                    Business               NY
```
- Uma lista de extração contém valores para as propriedades do documento Doc.Custom.PolicyType e Doc.Custom.State:
```
Home,AZ
Home,CO
Auto,CO
```
- O valor da propriedade Propriedade do documento a ser definida é Doc.Pull. O arquivo de propriedades do documento da tarefa não tem nenhuma coluna para a propriedade do documento Doc.Pull.
- O valor da propriedade Valor para corresponder os documentos é SIM.
- O valor da propriedade Valor para outros documentos é NÃO.
- Quando uma tarefa entra na etapa SetDocPropsFromList, o RICOH ProcessDirector:
  - Cria uma coluna para Doc.Pull no arquivo de propriedades do documento da tarefa.
  - Define o valor da propriedade do documento Doc.Pull como SIM se os valores das propriedades do documento corresponderem a todos os valores das propriedades do documento na lista de extração.
    O valor da propriedade do documento Doc.Pull é definido SIM para os documentos que contêm apólices Home (residenciais) no Arizona (AZ) e documentos que contêm diretivas Home (residenciais) ou Auto (automóveis) no Colorado (CO).
  - Define o valor como NÃO se o valor de qualquer propriedade do documento não corresponder ao valor de uma propriedade do documento na lista de extração.
    O valor da propriedade do documento Doc.Pull é definido como NÃO para todos os documentos que contêm diretivas Auto (automóvel) no Arizona, documentos que contêm qualquer diretiva diferente de Home (residencial) ou Auto, e documentos que contêm diretivas em qualquer estado, exceto Arizona ou Colorado.
  - O arquivo atualizado de propriedades do documento tem quatro propriedades do documento:
```
Doc.Custom.AccountNumber  Doc.Custom.PolicyType  Doc.Custom.State  Doc.Pull
144372                    Home                   CO                YES
144372                    Auto                   CO                YES
144372                    Business               CO                NO
187456                    Home                   AZ                YES
187456                    Auto                   AZ                NO
187456                    Business               AZ                NO
223114                    Home                   NY                NO
223114                    Auto                   NY                NO
223114                    Business               NY                NO
```
Edite as outras propriedades da etapa, conforme a necessidade.

Opcional: Se quiser que as tarefas aguardem até você receber uma lista de extração, adicione a etapa Aguardar ao fluxo de trabalho antes da etapa SetDocPropsFromList. Especifique os valores das propriedades da etapa.

Exemplos:

Para aguardar até às 18 h, defina a propriedade Aguardar até como 18:00. Não especifique valores para as propriedades Aguardar por e Concluir etapa depois.
Para aguardar quatro horas, define a propriedades Aguardar por como 4 horas. Não especifique valores para as propriedades Aguardar até e Concluir etapa depois.
Para aguardar seis horas ou até às 17 h, ou seja, o que ocorrer primeiro, defina a propriedade Aguardar até como 17:00, a propriedade Aguardar por como 6 horas e a propriedade Concluir etapa depois como Ocorreu primeiro.
Para aguardar pelo menos três horas ou até pelo menos às 16 h, ou seja, o que ocorrer por último, defina a propriedade Aguardar até como 16:00, a propriedade Aguardar por como 3 horas e a propriedade Concluir etapa depois como Ocorreu por último.

Adicione etapas que processem os documentos depois da etapa SetDocPropsFromList.

Por exemplo:

Você pode adicionar uma etapa GroupDocuments e definir o valor da propriedade Primeiro grupo como Extrair documento.
Em seguida, pode adicionar a etapa CreateJobsFromDocuments e definir o valor da propriedade Fluxo de trabalho filho ao nome do fluxo de trabalho atual.
- Este exemplo usa o processamento condicional no fluxo de trabalho PullPDFSample fornecido. Como alternativa, você pode definir a propriedade Fluxo de trabalho filho como nome de outro fluxo de trabalho e usar esse fluxo de trabalho para processar as tarefas filhas.
A etapa CreateJobsFromDocuments cria duas tarefas filhas: uma para o grupo de documentos em que Extrair documento é definido como SIM e outro para o grupo de documentos em que Extrair documento é definido como NÃO.

Inclua processamento condicional para os documentos que forem extraídos e os que permanecerem na tarefa.

Por exemplo:

Inclua processamento condicional para tarefas pais e filhas próximo ao início do fluxo de trabalho, depois da etapa SetJobPropsFromTextFile.
- Definir uma regra para a ramificação que receber as tarefas pais:
  Número da tarefa diferente de *.*
  
  Em nosso exemplo, essa ramificação é conectada à etapa DetectInputDataStream existente.
- Inclua uma etapa baseada no modelo de etapa SetDocPropsFromConditions
- Crie uma nova ramificação para as tarefas filhas, que tenha uma vírgula decimal no número da tarefa, e conecte a ramificação à etapa SetDocPropsFromConditions.
  Em nosso exemplo, conecte a etapa SetDocPropsFromConditions à etapa BuildPDFFromDocuments, que se conecta à etapa UpdateDocumentsInDatabase.
Defina as propriedades da etapa SetDocPropsFromConditions.
Em nosso exemplo, a etapa designa um valor à propriedade da tarefa com base no valor da propriedade do documento Extrair documento. O arquivo de condições da propriedade define o valor da propriedade da tarefa Custom 1 (nome da propriedade do banco de dados Job.Info.Attr1) como Recebido ou Imprimir. Este exemplo mostra o conteúdo do arquivo de condições da propriedade:
```
"Doc.Pull","Job.Info.Attr1"
"=YES","Pull"
"=NO","Print"
```

Inclua etapas que processem os documentos extraídos.

Por exemplo, se estiver processando tarefas em PDF, inclua uma etapa EmailDocuments que envie para alguém e-mails com os documentos extraídos para verificar se os documentos foram extraídos.

Inclua etapas que processem os documentos a serem impressos.

Por exemplo, se estiver processando tarefas em PDF, inclua etapas CreatePageRanges e PrintJobs.

Inclua processamento condicional para enviar as tarefas filhas para ramificações separadas de extração e impressão do fluxo de trabalho.

Em nosso exemplo, inclua um conector entre a etapa UpdateDocumentsInDatabase e a nova etapa EmailDocuments. Inclua essa regra no conector: Custom 1 = Recebido
Em nosso exemplo, inclua um conector entre a etapa UpdateDocumentsInDatabase e a etapa CreatePageRanges. Inclua essa regra no conector: Custom 1 = Imprimir

Quando as tarefas são enviadas pelo fluxo de trabalho e as tarefas filhas chegam à etapa SetDocPropsFromConditions, o RICOH ProcessDirector define o valor da propriedade da tarefa Custom 1:

Para uma tarefa filha com a propriedade Doc.Pull definida como Sim, a propriedade da tarefa Custom 1 é definida como Recebido. A tarefa filha passa pelo conector que tem a regra Custom 1 = Recebido.
Para uma tarefa filha com a propriedade Doc.Pull definida como Não, a propriedade da tarefa Custom 1 é definida como Imprimir. A tarefa filha passa pelo conector que tem a regra Custom 1 = Imprimir.

Se você tiver criado processado condicional para as tarefas pais e filhas, envie-as junto para a etapa RetainCompletedJobs:

Inclua uma etapa ao fluxo de trabalho com base no modelo de etapas WaitForRelatedJobs antes da etapa RetainCompletedJobs.
Conecte à etapa WaitForRelatedJobs a ramificação das tarefas pais e as duas ramificações para as tarefas filhas.
Em nosso exemplo, conecte essas etapas à etapa WaitForRelatedJobs:
- CreateJobsFromDocuments na ramificação das tarefas pais.
- EmailDocuments na ramificação das tarefas filhas com os documentos que foram extraídos.
- PrintJobs na ramificação das tarefas filhas com os documentos que foram impressos.

O fluxo de trabalho agora se assemelha ao fluxo de trabalho PullPDFSample, com as seguintes diferenças:

PullPDFSample tem as etapas DetectInputDataStream, FailWithMessage, SetDocPropsFromOriginal, CountPagesChild, AssignJobValuesPull e AssignJobValuesPrint.
Este fluxo de trabalho tem uma etapa EmailDocuments no lugar das etapas AssignJobValuesPull e ManualStepWithAutoRestart no fluxo de trabalho PullPDFSample.

Salve o fluxo de trabalho.

Teste o fluxo de trabalho:

Crie um ou mais dispositivos de entrada para apontar ao fluxo de trabalho.
Ative o fluxo de trabalho.
Habilite os dispositivos de entrada.
Coloque um exemplo de lista de extração no diretório do arquivo de lista.
Envie a tarefa ao dispositivo de entrada.

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Configurando um fluxo de trabalho que processa uma lista de extração

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