Enviando documentos por e-mail durante o processamento da tarefa

É possível enviar documentos em PDF por e-mail adicionando uma etapa baseada no modelo de etapa EmailDocuments a um fluxo de trabalho.

É preciso fornecer um endereço de e-mail para cada documento e armazenar o endereço de e-mail em uma propriedade do documento. Você pode usar a propriedade do documento Doc.EmailAddress ou definir uma propriedade personalizada do documento no arquivo docCustomDefinitions.xml. Depois de definir uma propriedade personalizada para o documento, execute o utilitário docCustom e atualizer o recurso Propriedades personalizadas do documento.

Se cada documento contiver o endereço de e-mail do destinatário do documento, use a função Definir Propriedade do Documento no Plug-in do RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat para especificar os dados do endereço de e-mail que você deseja extrair de cada documento da tarefa.
Se você tiver o recurso Gerenciamento de preferência instalado, mapeie os endereços de e-mail em um arquivo externo com a propriedade de cada documento da tarefa.

É preciso ter um servidor SMTP instalado e configurado para permitir que o RICOH ProcessDirector envie e-mails. RICOH ProcessDirector permite que você se conecte a dois servidores SMTP. Você pode usar as propriedades padrão do servidor SMTP para conectar-se a um servidor SMTP interno, e as propriedades alternativas do servidor SMTP para conectar-se a um provedor de serviços de e-mail.

Para configurar o RICOH ProcessDirector para enviar documentos por e-mail durante o processamento da tarefa:

Faça uma cópia de um fluxo de trabalho existente ou crie um novo fluxo de trabalho.
Inclua no fluxo de trabalho uma etapa baseada no modelo de etapas EmailDocuments depois da etapa BuildPDFFromDocuments e antes de quaquer etapa que reordene os documentos no nível das tarefas, como ReversePDFPageOrder ou PreparePDFOutputForFinishing.
Você pode colocar a etapa EmailDocuments depois das etapas que reordenam os documentos no nível do documento, como GroupDocuments, SortDocuments e SplitDocuments.
Para tarefas que enviam documentos por e-mail e imprimem documentos, a ordem normal das etapas é:
- IdentifyPDFDocuments
- SortDocuments
- BuildPDFFromDocuments
- EmailDocuments
- PreparePDFOutputForFinishing
- PrintJobs
Se você incluir uma etapa para manter uma cópia do arquivo de tarefas no diretório de spool para usá-la para extrair documentos a serem enviados por e-mail, coloque a etapa EmailDocuments depois de uma etapa que reordene os documentos no nível da tarefa. Por exemplo, coloque uma etapa baseada no modelo de etapas SnapshotJobFile depois da etapa BuildPDFFromDocuments e antes da etapa que reordena documentos:
- IdentifyPDFDocuments
- SortDocuments
- BuildPDFFromDocuments
- SnapshotJobFile
- PreparePDFOutputForFinishing
- PrintJobs
- EmailDocuments
- Se você não seguir estas recomendações para o posicionamento de etapas, a etapa EmailDocuments poderá enviar o documento para o endereço de e-mail incorreto, sem gravar nenhum erro.
Conecte a etapa às outras etapas do fluxo de trabalho.
Se quiser imprimir alguns documentos e enviar outros por e-mail, inclua processamento condicional no fluxo de trabalho ou crie fluxos de trabalho filhos.
Por exemplo, é possível:
- Incluir processamento condicional para tarefas pais e filhas próximo ao início do fluxo de trabalho (por exemplo, depois da etapa SetJobPropsFromTextFile). Definir uma regra para a ramificação que receber as tarefas pais: Número da tarefa diferente de *.*. Tarefas filhas, que têm uma vírgula decimal no número da tarefa, vão para a ramificação de tarefas filhas.
- Definir uma propriedade de documento Doc.Custom.EmailPreference com os valores Sim e Não.
- Use uma etapa baseada no modelo de etapas GroupDocuments para agrupar os documentos com base no valor da propriedade de documento Doc.Custom.EmailPreference.
- Use uma etapa com base no modelo de etapas CreateJobsFromDocuments para criar uma tarefa filha separada para cada grupo.
- Use uma etapa com base no modelo de etapas SetDocPropsFromConditions no início da ramificação das tarefas filhas. A etapa designa um valor à propriedade da tarefa com base no valor da propriedade do documento Doc.Custom.EmailPreference.
  O arquivo de condições da propriedade pode definir o valor da propriedade da tarefa Custom 1 (nome da propriedade do banco de dados Job.Info.Attr1) como e-mail ou Imprimir.
```
Doc.Custom.EmailPreference,Job.Info.Attr1
=Yes,email
=No,print
```
- Para enviar as tarefas filhas para ramificações separadas de e-mail e impressão da ramificação das tarefas filhas, defina regras nas ramificações:
  - Custom 1 = email para a ramificação com a etapa EmailDocuments.
  - Custom 1 = print para a ramificação com a etapa PrintJobs.
Especifique os valores de propriedade da etapa EmailDocuments:
1. Defina um valor para a propriedade Endereço do destinatário.
  Por exemplo, se você quiser enviar cada documento por e-mail para o endereço de e-mail na propriedade do documento Doc.EmailAddress. Configure o valor como ${Doc.EmailAddress}.
2. Defina um valor para a propriedade Tipo de servidor SMTP.
  Por exemplo, se você quiser enviar documentos para um servidor SMTP externo que tenha sido configurado com as propriedades Servidor Alternativo SMTP. Defina o valor como Alternativo.
3. Configure a propriedade Anexar documento como Sim.
4. Defina um valor para a propriedade Arquivo fonte para anexo.
  Exemplos:
  - Você deseja anexar um documento do arquivo PDF atual no diretório de spool da tarefa. Use o valor padrão: ${getFileName(print,pdf,read)}.
  - Você deseja anexar um documento de um arquivo PDF que salvou na etapa SnapshotJobFile. Se você configurou o valor da propriedade Descritor do arquivo de instantâneo na etapa SnapshotJobFile como email, use este valor: ${getFileName(email,pdf,read)}.
5. Defina um valor para a propriedade Assunto, a propriedade Mensagem ou ambos.
  Por exemplo, você extraiu o nome do cliente de cada documento através da definição de uma propriedade de documento Doc.Custom.CustomerName. Você pode configurar o valor de qualquer propriedade como Statement for ${Doc.Custom.CustomerName}.
6. Preencha ou edite valores para qualquer outra propriedade opcional que pretende utilizar.
Depois de salvar e habilitar o fluxo de trabalho, teste-o para se certificar de que ele esteja funcionando corretamente:
1. Crie uma tarefa de teste com um pequeno número de documentos. Eles devem ter endereços de e-mail válidos com os quais você deseja fazer o teste.
2. Envie a tarefa através do fluxo de trabalho e certifique-se de que o documento correto seja enviado para cada endereço de e-mail.

Quando a etapa EmailDocuments envia um documento para o servidor SMTP, ele define o valor da propriedade E-mail criado como Sim no arquivo de propriedades do documento. Se a etapa não enviar um documento, ela definirá o valor da propriedade como Não.

Obs.:

O RICOH ProcessDirector não recebe informações do servidor SMTP sobre o envio dos e-mails nem sobre a entrega para os destinatários.

RICOH ProcessDirector™ para Linux

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