Physische Werbebeilagen entfernen
Der Druckservice druckt Kontoauszüge und 1:1-Werbebroschüren für viele verschiedene Kunden. Die Kunden senden ihre Ressourcen und Druckjobdaten an den Druckservice. Die für die Druckvorbereitung zuständigen Mitarbeiter verwenden ein Programm zur Dokumenterstellung, um AFP-Jobs zu erstellen. Die AFP-Druckjobs werden an RICOH ProcessDirector übergeben, von dem sie an zehn InfoPrint 4100-Duplexsysteme gesendet werden. Nach dem Drucken werden die Jobs an die Nachbereitung gesendet, damit sie gefaltet, eingelegt und mit der Post versendet werden.
Die Mitarbeiter des Druckservice bitten alle Kunden, die erforderlichen Ressourcen zusammen mit jedem Druckjob zu übersenden, da die Ressourcen bei ihnen nicht unbegrenzt gespeichert werden. Viele ihrer Kunden (z. B. Kreditkartenunternehmen) fügen dem Umschlag mit ihren Kontoauszügen Werbebeilagen hinzu. Damit sind unter anderem folgende Probleme verbunden:
- Da die Postwurfsendungen durch die Zuführvorrichtungen oft beschädigt werden, müssen einzelne Kontoauszüge häufig erneut gedruckt werden. Dadurch dauert der Vorgang länger und kostet mehr.
- Kunden tendieren dazu, die Werbebeilagen zu ignorieren, sie sofort nach dem Öffnen des Umschlags vom Kontoauszug zu trennen und wegzuwerfen.
Der Druckservice möchte seine Angebotspalette erweitern und variable Daten mit Vollfarbe einbeziehen, die mithilfe einer AFP-Farblösung gedruckt werden. Außerdem beabsichtigt man, Zeit, Geld und Papier zu sparen, indem die Aufgaben der Zuführvorrichtungen vereinfacht werden. Wenn die Zuführvorrichtung jeden Kontoauszug nur falten und in einen Umschlag stecken muss (statt zwei weitere Blätter hinzuzufügen, zu falten und einzulegen), gibt es weniger Gelegenheiten zur Beschädigung von Postwurfsendungen.
Lösung
Der Druckservice erarbeitet zusammen mit dem Team der Ricoh eine Lösung auf der Grundlage des vorhandenen Prozesses und der bestehenden Umgebung, die dazu führen soll, dass ihre Kunden von den physischen Werbebeilagen zu elektronischen Einfügungen übergehen. Man hofft, dass eine der Zuführvorrichtungen entfallen kann, indem Vollfarbanzeigen direkt in leere Bereiche oder an die Seite der Kontoauszüge gedruckt werden.
Wenn ein Kreditkartenunternehmen Daten und Regeln zur Ermittlung der Merkmale jedes einzelnen Kunden angeben kann, können die elektronischen Einfügungen bei jedem Kontoauszug gezielt eingesetzt werden. So könnte die Rechnung beispielsweise - je nach der Demografie des Kunden - eine Anzeige für einen Minivan, einen Sportwagen oder ein Motorrad enthalten.
Implementierung
Zur Nutzung dieser neuen Farbfunktionalität nehmen die Mitarbeiter des Druckservice einige wenige Änderungen am Workflow vor:
- Sie fügen ein InfoPrint 5000-Duplexsystem hinzu und konfigurieren RICOH ProcessDirector so, dass ihm Druckjobs übergeben werden.
- Sie teilen ihren Kunden Richtlinien mit, damit diese zusätzlich zu Schriftarten und Grafiken Richtlinien für die Verwendung von Farbabbildern und Logos einbeziehen.
- Sie schulen die Mitarbeiter der Druckvorbereitung in der Arbeit mit einer Grafikanwendung für das Management des Profils zur Definition der Farbwerte und für die Normalisierung von Abbildern.
- Sie fügen ihrem Prozess einen Schritt hinzu, um sich zu vergewissern, dass die Kunden die Richtlinien beachtet haben. Andernfalls passen die Mitarbeiter der Druckvorbereitung die Auflösung und Eingabeprofile zur Definition der Farbwerte an die Richtlinien an, bevor sie den Druckjob übergeben.