PDF-Dateien verarbeiten, die Dokumente enthalten
Mithilfe von RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat können Sie Seitengruppen, Dokumentmerkmale und Markups, sowie Medien- und Endbearbeitungsoptionen für eine Muster-PDF-Datei definieren. Diese Definitionen speichern Sie dann in einer Steuerdatei.
Schritte in einem Workflow extrahieren Informationen zu den Dokumenten in eine PDF-Datei und speichern diese Informationen in einer Dokumentmerkmaldatei, die wie eine Tabelle strukturiert ist. Die Dokumentmerkmaldatei ermöglicht RICOH ProcessDirector, Operationen an einzelnen Dokumenten und nicht nur am Job als Ganzes durchzuführen.
Wenn Sie einen Workflow zum Empfangen von PDF-Dateien erstellen, nehmen Sie einen Schritt auf, der auf der Schrittschablone IdentifyPDFDocuments basiert. Sie geben die RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat-Steuerdatei an, die die Seitengruppendefinition und andere Dokumentmerkmale enthält. Dieser Schritt baut eine Dokumentmerkmaldatei auf, die einen Bestand aller Dokumente im Job darstellt.
Zum Verarbeiten einzelner Dokumente können Sie der Phase Zusammensetzung des Workflows Schritte hinzufügen, die auf den folgenden Schrittschablonen basieren:
- GroupDocuments. Mit dieser Schrittschablone können Sie auf der Basis von bis zu sechs Dokumentmerkmalen alle Dokumente in Gruppen klassifizieren. Ist beispielsweise eine Datei mit 5000 Dokumenten vorhanden, die jeweils Nachträge zu Versicherungspolicen sind, können Sie alle Dokumente in alle Kombinationen von Policentypen (Auto oder Haus) und Staaten gruppieren.
- SortDocuments. Mit dieser Schrittschablone können Sie Dokumente nach bis zu sechs Dokumentmerkmalen sortieren. Sie können beispielsweise die Nachträge zu Policen innerhalb der einzelnen Gruppen so sortieren, dass erst alle Hauspolicen in den Staaten A bis Z und dann die Autopolicen in den Staaten A bis Z kommen.
- SplitDocuments. Mit dieser Schrittschablone können Sie einen größeren Job auf der Basis der Anzahl der Dokumente oder Blätter in den kleineren Jobs in mehrere kleinere Jobs unterteilen.
Bei jedem dieser Schritte werden Informationen in der Dokumentmerkmaldatei hinzugefügt oder geändert, ohne dass sich der Inhalt des PDF-Originaljobs ändert. Die ursprünglich zum Identifizieren aller Dokumente erstellte Dokumentmerkmaldatei enthält weitere Informationen wie beispielsweise die Position der einzelnen Dokumente in der neu angeordneten PDF-Datei.
Haben Sie Schritte zum Bearbeiten der Dokumente in die neue gewünschte Gruppierung und Reihenfolge definiert, können Sie einen Schritt in die Zusammensetzungsphase des Workflows aufnehmen, der eine neue PDF-Datei aufbaut, wobei die einzelnen Dokumente dieser Reihenfolge entsprechend organisiert sind. Sie benutzen einen Schritt, der auf der Schrittschablone BuildPDFFromDocuments basiert, wenn Sie einen einzelnen Ausgabejob erstellen wollen, der auf den neu sortierten Dokumenten basiert. Wenn Sie jedoch separate Ausgabejobs erstellen wollen, da Sie den Schritt SplitDocuments benutzt haben, oder jede von dem Schritt GroupDocuments erstellte Gruppe von Dokumenten separat drucken wollen, fügen Sie stattdessen einen Schritt hinzu, der auf der Schrittschablone CreateJobsFromDocuments basiert.
Für eine komplexere Behandlung der Dokumente können Sie mehrere RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat-Steuerdateien hinzufügen, in denen verschiedene Markups definiert werden, die den einzelnen Dokumenten hinzugefügt werden sollen. Der Name der Steuerdateien mit diesen Definitionen wird beim Erstellen des Schritts BuildPDFFromDocuments in der Zusammensetzungsphase eines Workflows angegeben.
Der Rest des Workflows, der AFP-Jobs verarbeitet, sieht so aus, als ob PDF-Dokument-Unterstützung nicht installiert wäre. Der Druckjob kann über Schritte neu positioniert werden, wenn eine Fehlerbehebung aufgrund eines Papierstaus erforderlich ist oder ausgewählte Dokumente erneut gedruckt werden müssen, wobei ein auf der Schrittschablone PrintJobs basierender Schritt die Druckverarbeitung verwaltet. Über Schritte in der Phase Abschluss können Sie den Job für ein bestimmtes angegebenes Zeitintervall in RICOH ProcessDirector aufbewahren. Nach Ablauf dieses Intervalls wird der Job aus dem System gelöscht.
Wenn Sie die Werte von Dokumentmerkmalen auf der Benutzeroberfläche anzeigen möchten oder nach einem Dokument auf der Grundlage eines Merkmalwerts suchen möchten, fügen Sie den Schritt WriteDocumentsToDatabase in Ihren Workflow ein. Dieser Schritt speichert Dokumentmerkmalwerte in der Dokumentdatenbank.