Vordrucke ersetzen
Während der letzten fünf Jahre hat die Bank zehn kleinere Banken übernommen und steht in Verhandlungen mit mehreren weiteren Banken. Die Mutterbank setzt ein AFP-System zum internen Drucken von Kontoauszügen auf Vordrucken ein. Sämtliche Vordrucke enthalten Farblogos. Einige Vordrucke enthalten außerdem Hintergrundbilder oder farbige Blöcke, die die Seite in Bereiche unterteilen. Das vorhandene System setzt sich wie folgt zusammen:
- RICOH InfoPrint Manager, einschließlich des Features Page Printer Formatting Aid (PPFA)
- Drei InfoPrint 4000-Duplexlinien
- Zwei InfoPrint 4100-Duplexlinien
Bei den übernommenen Banken wurde das Drucken auf verschiedene Arten gehandhabt. Einige Banken verfügten über eigene Druckereien; einige hatten das Drucken an andere Unternehmen ausgelagert. Die Druckereimitarbeiter bei der Mutterbank haben ziemlich viel Zeit aufgewendet, um die Druckoperationen der übernommenen Banken in den internen Druckbetrieb zu verschieben. Dabei wurde bei den Banken begonnen, die das Drucken ausgelagert hatten. Fünf von ihnen wurden umgewandelt. Die Administratoren der Druckerei sehen sich nun mit einigen interessanten Problemen konfrontiert:
- Der erhöhte Workload für den internen Betrieb bedeutet, dass die Druckkapazität erhöht werden muss.
- Jede der übernommenen Banken hat ihr eigenes Logo und ihr eigenes Branding beibehalten. Sobald eine der Banken in die Druckoperationen integriert wurde, waren damit mindestens fünf verschiedene Vordrucke verbunden, die bestellt und gelagert werden mussten.
- Obwohl jede der Vordruckarten von demselben Lieferanten geliefert wird, variieren die Farben sichtlich.
- Die übernommenen Banken werden schließlich ihre alten Logos und Formulare durch das Logo und die Formulare der Mutterbank ersetzen, doch die Termine dafür sind noch nicht geplant.
Mit der wachsenden Anzahl der zu lagernden Formulare wird der hierfür erforderliche Platz zu einem Problem. Das Team weiß, dass die Druckkapazität erweitert werden muss, doch es gibt keinen Platz für eine neue Duplexlinie. Wenn man auf einen Teil des zu lagernden Papiers verzichten könnte, gäbe es Platz für die neue Linie.
Lösung
Das Ricoh-Team schlägt eine AFP-Farblösung für folgende Aufgaben vor:
- Umwandlung der Vordrucke in einfache farbige Kontoauszüge und Verzicht auf Vordrucke, wodurch die Menge des zu lagernden Papiers verringert werden kann
- Optimierung des Prozesses zur Übernahme des Logos und der Formulare der Mutterbank durch die Tochterbanken
- Optimierung des Ressourcenmanagements zum Maximieren des Durchsatzes
- Stärkere Vereinheitlichung der Farben von Job zu Job
Durch die vorgeschlagene Lösung werden eine InfoPrint 5000-Duplexlinie und AFP Resource Installer zum vorhandenen System hinzugefügt. Die anderen Komponenten werden aktualisiert und um die AFP-Farbunterstützung erweitert. Die Bank kann wählen, welche Anwendungen in den Farbworkflow verschoben werden sollen. Dabei wird die Tatsache berücksichtigt, dass der Durchsatz der InfoPrint 5000-Linie geringer als der Durchsatz einer InfoPrint 4100-Linie ist. Außerdem können die betreffenden Druckjobs nicht auf den vorhandenen InfoPrint 4100- oder InfoPrint 4000-Druckern ausgeführt werden, da diese Drucker die erforderlichen Farbelemente nicht drucken können.
Während die Mitarbeiter der Druckerei mit dem Einsatz des Systems immer besser vertraut werden, können sie mit dem Vorbereiten weiterer Anwendungen für einen Übergang zu Farbe beginnen. Dazu migrieren sie die Anwendungen zur Nutzung der Funktion für hochwertige Graustufen, die auf den InfoPrint 4100-Druckern verfügbar ist. Wenn sie dann bereit sind, eine weitere Farblinie hinzuzufügen (indem sie entweder auf die weitere Papierlagerung verzichten oder eine der InfoPrint 4000-Linien ersetzen), können sie diese Druckjobs auf die Farbdrucker verschieben.
Lösungsdiagramm zum Hinzufügen von RICOH AFP Resource Installer und einem InfoPrint 5000
Implementierung
Zum Implementieren der Farblösung arbeiten die Druckereimitarbeiter der Bank mit dem Team von Ricoh über mehrere Phasen zusammen:
- Planung der Farblösung
- Bestimmen, wo sich die Ressourcenbibliothek befinden soll, damit auf sie von allen Anwendungen aus zugegriffen werden kann, die damit arbeiten müssen.
- Bestimmen, welche Ressourcentypen für die erneute Verwendung auf dem Drucker gespeichert werden können oder sollten. So sollen Signaturdateien vermutlich nicht auf dem Drucker gespeichert werden; Firmenlogos und Hintergrundbilder dagegen sollten dort gespeichert werden.
- Installation und Konfiguration des Systems
- InfoPrint 5000 installieren
- Funktionsaktualisierungen auf RICOH InfoPrint Manager und PPFA anwenden, um Farbunterstützung hinzuzufügen.
- AFP Resource Installer installieren.
- Konfiguration des Ressourcenmanagements für optimale Leistung
- CMRs für die AFP Resource Installer-Drucker mithilfe von InfoPrint 5000 installieren
- Die PDF-Datei des Vordrucks abrufen oder mithilfe von Grafiksoftware ein ganzseitiges Abbild erstellen, das als Hintergrundbild verwendet werden soll
- Die PDF-Datei oder das Abbild mithilfe von AFP Resource Installer als Datenobjektressource installieren und ihr eine CMR zur Farbkonvertierung zuordnen
- RICOH InfoPrint Manager so konfigurieren, dass es die von AFP Resource Installer verwendeten Ressourcenbibliotheken erkennt und Druckjobs an den neuen Drucker sendet.
- Eine Formulardefinition und eine Seitendefinition zum Aufrufen der neuen Datenobjektressource
mithilfe von PPFA erstellen
Auf das Objekt anhand der Kennung verweisen, die bei seiner Installation angegeben wurde
- Alle erstellten neuen Formulardefinitionen oder Seitendefinitionen in eine vorhandene Ressourcenbibliothek kopieren
- Test der Systemoperationen
- Einen Druckjob erstellen, der die Formulardefinition und die Seitendefinition aufruft und auf die neuen Ressourcenbibliotheken verweist
- Den Druckjob übergeben
- Die Farbausgabe überprüfen