Verwendungsszenario zur Verteilung von Erklärungen auf Basis einer Einstellungsdatei

Eigene Dokumentmerkmale konfigurieren

Um eigene Dokumentmerkmale zu konfigurieren, muss der Administrator:

• Zwei eigene Dokumentmerkmale (mit Beschriftungen, die die Benutzerschnittstellennamen angeben) in der Datei docCustomDefinitions.xml definieren:
  • Doc.Custom.AccountNumber mit Kontonummer als Beschriftung
  • Doc.Custom.PrefOffers mit Angebotspräferenzen als Beschriftung
• Das Dienstprogramm docCustom ausführen und das Feature Custom Document Properties aktualisieren.
• Die aktualisierten RICOH ProcessDirector-Dokumentmerkmale in RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat laden.
• Die Funktion Dokumentmerkmal definieren im Plugin verwenden, um die Kontonummerdaten in den Dokumenten dem Dokumentmerkmal Kontonummer (Datenbankname Doc.Custom.AccountNumber) zuzuordnen.

  Während der Verarbeitung extrahiert der Schritt IdentifyPDFDocuments im Workflow die Daten für das Dokumentmerkmal Kontonummer aus jedem Dokument in der PDF-Datei für den Job.

  Hinweis:
  • Die Funktion Dokumentmerkmal definieren kann nicht zur Zuordnung von Daten zum Dokumentmerkmal Angebotspräferenz (Datenbankname Doc.Custom.PrefOffers) verwendet werden, da die Dokumente diese Daten nicht enthalten. Während der Verarbeitung verwendet der Schritt ApplyPreferences im Workflow die Einstellungsdatei, um die Merkmalwerte auszufüllen.

• Die Funktion Steuerdatei speichern im Plugin verwenden, um die Definition des Dokumentmerkmals in der Steuerdatei EnhancePDFdocs.ctl zu speichern.
• Sendet die Steuerdaten an den RICOH ProcessDirector-Server.

Ein Merkmalzuordnungsobjekt erstellen

Der Administrator erstellt das Merkmalzuordnungsobjekt CustomerPreferences mit den folgenden Werten:

• Im Bereich Allgemein ist der Wert von Dateityp auf CSV festgelegt.
• Im Bereich Merkmalzuordnung lauten die Werte:

  Kopfzeile	Dokumentmerkmal	Verwendung
  Kontonummer	Kontonummer	Dokument identifizieren
  Ausgabetyp	Ausgabetyp	Merkmal aktualisieren
  E-Mail-Adresse	E-Mail-Adresse	Merkmal aktualisieren
  Angebote	Angebotspräferenz	Merkmal aktualisieren

Die Einstellungsdatei für RICOH ProcessDirector bereitstellen

Zum Bereitstellen der Einstellungsdatei für RICOH ProcessDirector, muss der Administrator:

• Ein Verzeichnis /aiw/aiw1/preferences für die Einstellungsdateien erstellen.
• Die Abteilung, die die Einstellungsdatei bereitstellt, bitten, die Datei EnhancePDFprefs.csv zu benennen und in dem Verzeichnis /aiw/aiw1/preferences zu speichern.
• Sicherstellen, dass die Einstellungsdatei für RICOH ProcessDirector zur Verarbeitung bereit ist:
  • Die Werte in der Datei müssen durch Kommas (CSV) oder Tabstopps getrennt sein.

    Die Spalten mit den Daten müssen über Kopfzeilen verfügen, die im Merkmalzuordnungsobjekt angegeben wurden: Account Number (Kontonummer), Output Type (Ausgabetyp), Email Address (E-Mail-Adresse) und Offers (Angebote).

  Das folgende Beispiel zeigt einen Teil der Datei:

  Account Number,Output Type,Email Address,Offers
  2000144372,Print,,All
  2001144678,Print,,None
  2001154898,Email,m.lopez@isp1.com,Company
  2004187456,Print,,Company
  2007192007,Web,j.gomez@isp2.com,All
  2010197554,Email,s.jones@isp3.com,Company
  2010223114,Email,d.wilson@isp4.com,None
  2012234096,Web,a.larson@isp5.com,None
  2231547625,Print,,All

Workflow ändern

Um den Workflow EnhancePDFDocuments zu ändern, den das Unternehmen zum Ausdrucken von Erklärungen verwendet, muss der Administrator:

• Einen Schritt ApplyPreferences nach dem Schritt IdentifyPDFDocuments hinzufügen und Werte für die Schrittmerkmale festlegen:
  • Der Wert von Einstellungsdatei ist /aiw/aiw1/preferences/EnhancePDFprefs.csv.
  • Der Wert von Merkmalzuordnung ist CustomerPreferences.
• Einen Schritt GroupDocuments nach dem Schritt ApplyPreferences hinzufügen und den Wert des Merkmals Als erstes gruppieren auf Ausgabetyp festlegen.

  Der Schritt GroupDocuments erstellt drei Gruppen von Dokumenten auf Basis der Werte des Dokumentmerkmals Ausgabetyp. Die Werte stammen aus der Datei EnhancePDFprefs.csv: Print (Drucken), Email (E-Mail) und Web.

• Einen Schritt CreateJobsFromDocuments nach dem Schritt GroupDocuments zum Workflow hinzufügen und für das Merkmal Untergeordneter Workflow den Namen des aktuellen Workflows als Wert festlegen.
• Den Schritt CreateJobsFromDocuments vom Schritt BuildPDFFromDocuments trennen.
• Zwischen den Schritten SetJobPropsFromTextFile und CountPages dem Anschluss eine Bedingung hinzufügen. Die Regel für den Anschluss lautet: Jobnummer ungleich *.*

  Mit dieser Regel können Sie über- und untergeordnete Jobs über verschiedene Abzweigungen verarbeiten. Übergeordnete Jobs, die keinen . (Punkt) in ihrem Namen enthalten, nutzen diese Abzweigung.

• Einen Schritt SetDocPropsFromConditions hinzufügen und den Schritt SetJobPropsFromTextFile mit ihm verbinden. Der Schritt SetDocPropsFromConditions startet eine neue Abzweigung für untergeordnete Jobs. Der Anschluss hat keine Regel. Untergeordnete Jobs mit einem Dezimalpunkt in ihrer Jobnummer nutzen diese Abzweigung.

  Der Schritt SetDocPropsFromConditions gibt eine Merkmalbedingungsdatei an, die das Jobmerkmal Benutzerdefiniert 1 (Datenbankname Job.Info.Attr1) auf Basis des Werts des Dokumentmerkmals Ausgabetyp aus der Einstellungsdatei einstellt. Die Merkmalbedingungsdatei hat folgenden Inhalt:

  "Doc.Pref.Output","Job.Info.Attr1"
  "=Email","Email"
  "=Print","Print"
  "=Web","Web"

• Den Schritt SetDocPropsFromConditions mit dem Schritt BuildPDFFromDocuments verbinden.
• Eine Workflow-Abzweigung für untergeordnete Jobs mit Erklärungen erstellen, die durch das Hinzufügen einer Bedingung zum vorhandenen Anschluss vom Schritt BuildPDFFromDocuments zum Schritt CountPages ausgedruckt werden sollen. Die Regel für den Anschluss lautet: Benutzerdefiniert 1 = Print
• Einen Schritt EmailDocuments hinzufügen und den Schritt BuildPDFFromDocuments mit ihm verbinden. Der Schritt EmailDocuments sendet jede Erklärung als PDF-Datei an die E-Mail-Adresse des Kunden.

  Die Einstellungsdatei enthält die E-Mail-Adressen des Kunden.

• Eine Workflow-Abzweigung für untergeordnete Jobs mit Erklärungen erstellen, die durch das Hinzufügen einer Bedingung zum Anschluss zwischen den Schritten BuildPDFFromDocuments und EmailDocuments per E-Mail gesendet werden sollen. Die Regel für den Anschluss lautet: Benutzerdefiniert 1 = E-Mail
• Einen Schritt RunExternalProgram hinzufügen und den Schritt BuildPDFFromDocuments mit ihm verbinden. Der Schritt RunExternalProgram sendet die Erklärungen an ein externes Programm, das sie auf der Webseite des Unternehmens veröffentlicht.
• Eine Workflow-Abzweigung für untergeordnete Jobs mit Erklärungen erstellen, die durch das Hinzufügen einer Bedingung zum Anschluss zwischen den Schritten BuildPDFFromDocuments und EmailDocuments auf der Webseite des Unternehmens veröffentlicht werden sollen. Die Regel für den Anschluss lautet: Benutzerdefiniert 1 = Web
• Einen Schritt WaitForRelatedJobs zwischen dem Schritt PrintJobs und dem Schritt RetainCompletedJobs hinzufügen.
• Die Schritte CreateJobsFromDocuments, EmailDocuments und RunExternalProgram mit dem Schritt WaitForRelatedJobs verbinden.

Jobs über den Workflow verarbeiten

Nach dem Konfigurieren und Testen des Workflows versetzt der Administrator den Workflow in die Produktion.

Die bereitgestellte Eingabeeinheit HotFolderPDF empfängt einen PDF-Job mit Erklärungsdokumenten und übermittelt ihn an den Workflow EnhancePDFDocuments.

Der Job durchläuft die Workflow-Abzweigung für übergeordnete Jobs und setzt mit dem Schritt ApplyPreferences fort. RICOH ProcessDirector liest die Informationen in der Datei EnhancePDFprefs.csv und erstellt drei Spalten mit Daten in der Dokumentmerkmale-Datei für den Job. Die Spalten enthalten Werte für die folgenden Merkmale:

• Doc.Pref.Output
• Doc.Email.Address
• Doc.Custom.PrefOffers

Der Job fährt mit dem Schritt GroupDocuments fort, der jedes Dokument in eine der drei Gruppen platziert, auf Basis des Werts des Merkmals Ausgabetyp.

Der Job setzt mit dem Schritt CreateJobsFromDocuments fort, der einen untergeordneten Job für jede Gruppe von Dokumenten erstellt, und übermittelt die untergeordneten Jobs an denselben Workflow.

Die untergeordneten Jobs durchlaufen die Workflow-Abzweigung für untergeordnete Jobs.

Wenn die untergeordneten Jobs den Schritt SetDocPropsFromConditions erreichen, legt RICOH ProcessDirector den Wert des Jobmerkmals Benutzerdefiniert 1 fest:

• Beim untergeordneten Job mit dem Merkmal Ausgabetyp, festgelegt auf Drucken, wird das Jobmerkmal Benutzerdefiniert 1 auf Print (Drucken) festgelegt.
• Beim untergeordneten Job mit dem Merkmal Ausgabetyp, festgelegt auf E-Mail, wird das Jobmerkmal Benutzerdefiniert 1 auf Email (E-Mail) festgelegt.
• Beim untergeordneten Job mit dem Merkmal Ausgabetyp, festgelegt auf Web, wird das Jobmerkmal Benutzerdefiniert 1 auf Web festgelegt.

RICOH ProcessDirector sendet die untergeordneten Jobs in Abhängigkeit vom Wert des Jobmerkmals Benutzerdefiniert 1 an den Druckzweig, den E-Mail-Zweig oder den Web-Zweig des Workflows.

Der untergeordnete Job mit den auszudruckenden Dokumenten setzt mit dem Schritt WaitForRelatedJobs nach dem Schritt PrintJobs fort.

Der untergeordnete Job mit E-Mail-Dokumenten setzt mit dem Schritt EmailDocuments fort und RICOH ProcessDirector sendet anhand des für das Merkmal E-Mail-Adresse festgelegten Werts die einzelnen Richtlinien per E-Mail als PDF-Datei an den Kunden.

Der untergeordnete Job setzt dann mit dem Schritt WaitForRelatedJobs fort.

Der untergeordnete Job mit den Web-Dokumenten fährt mit dem Schritt RunExternalProgram fort, der die Erklärungen an ein externes Programm sendet, das diese auf der Webseite des Unternehmens veröffentlicht.

Der untergeordnete Job setzt dann mit dem Schritt WaitForRelatedJobs fort.

Wenn alle untergeordneten Jobs den Schritt WaitForRelatedJobs erreichen, startet für die über- und untergeordneten Jobs ihr Aufbewahrungszeitraum.