PDF-Dateien erweitern für Archiv

Erweitern Sie Muster-PDF-Dateien mit RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat, um die Dokumente oder die Verlaufsdaten über sie in einem Repository speichern zu können.

Die Dateien müssen eine Seitengruppe haben, die die Dokumente und Dokumentmerkmale identifiziert, welche für die Suche nach Dokumenten in einem Repository erforderlich sind. Verwenden Sie RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat, um die Seitengruppen zu identifizieren. Weitere Informationen über die RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat-Funktionen, die Sie bei diesem Vorgang verwenden, wie beispielsweise Dokumentmerkmal definieren, finden Sie in der Onlinehilfe zu RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat.

So erweitern Sie PDF-Dateien zur Verwendung mit dem Archiv-Feature:

  1. Öffnen Sie in Adobe Acrobat Professional eine PDF-Datei, und klicken Sie auf Ricoh ⇒ Auswählen, um RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat zu aktivieren.
  2. Ziehen Sie einen Rahmen um den Text, den Sie für die textbasierte Seitengruppendefinition verwenden möchten, oder ziehen Sie einen Rahmen an einer beliebigen Stelle, um Seitengruppen zu definieren, die nicht auf Text basieren. Klicken Sie dann auf Seitengruppen definieren.
    1. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Seitengruppen Seitengruppen mit fester Länge erstellen oder Seitengruppe beginnen, wenn der ausgewählte Text gefunden wird.
      Sie können eine Seitengruppe anhand einer festen Anzahl Seiten oder anhand eines Textes definieren, der in der PDF-Datei wiederholt auftritt. Erscheint beispielsweise Seite 1 auf der ersten Seite jedes Dokuments, können Sie diesen Text zum Definieren von Seitengruppen verwenden.
        Hinweis:

      • Wenn Sie Text verwenden, um den Beginn einer Seitengruppe zu definieren, sollte dieser Text auf der ersten Seite jeden Dokuments an derselben Position stehen.

      • Wenn Sie für die Definition von Seitengruppen eine Beispiel-PDF-Datei verwenden, stellen Sie sicher, dass Inhalt und Position des ausgewählten Texts innerhalb der Produktions-PDF-Dateien konsistent sind.

    2. Klicken Sie auf OK.
  3. Klicken Sie auf Ricoh ⇒ Seitengruppen-Navigator anzeigen, und prüfen Sie, ob die Dokumente in der PDF-Datei richtig definiert worden sind.
  4. Definieren Sie das erste Dokumentmerkmal, das Sie für die Suche nach Dokumenten in einem Repository verwenden möchten:
    1. Klicken Sie mit der linken Maustaste in die linke obere Ecke der Daten, die Sie erfassen möchten. Ziehen Sie die Maus, um einen Rahmen um die Daten zu ziehen.
      Stellen Sie sicher, dass der Rahmen groß genug ist, um auch die größte Datenversion in der PDF-Datei zu erfassen. Einige Zeichen in einer PDF-Datei haben einen größeren Leerraum-Puffer als andere Zeichen. Die erfassten Daten werden im Dialogfenster im Bereich Ausgewählter Text angezeigt.
    2. Wählen Sie aus dem Popup-Menü die Option Dokumentmerkmal definieren.
    3. Wählen Sie ein RICOH ProcessDirector-Dokumentmerkmal aus der Dropdown-Liste aus.
      Wenn Sie Dokumentmerkmale benötigen, die sich nicht in der Dropdown-Liste befinden, müssen Sie solche benutzerdefinierten Dokumentmerkmale in der Datei docCustomDefinitions.xml definieren. Führen Sie dann das Dienstprogramm docCustom aus, um die Konfigurationsdateien zu aktualisieren und diese Merkmale der Datenbank hinzuzufügen. Nachdem Sie die neuen Dokumentmerkmale geladen haben, stehen sie in RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat zur Verfügung, wenn Sie Dokumentmerkmale definieren. Weitere Informationen zur Bearbeitung der Datei docCustomDefinitions.xml, zum Ausführen des Dienstprogramms docCustom und zum Laden von RICOH ProcessDirector-Dokumentmerkmalen finden Sie unter RICOH ProcessDirector: Installieren von Dokumentenverarbeitungsfunktionen.
    4. Im Bereich "Bedingte Positionierung" können Sie die Seiten für das Extrahieren der Dokumentmerkmaldaten angeben.
      Wenn Sie die Daten des Dokumentmerkmals aus der ersten Seite jedes Dokuments extrahieren möchten, wählen Sie bitte Auf Regel basierende Seiten, und klicken Sie anschließend auf Alle Vorderseiten.
    5. Klicken Sie auf OK, um das Dokumentmerkmal zu erstellen.
    6. Wählen SieRicoh ⇒ Dokumentmerkmalwerte anzeigen, und durchsuchen Sie mehrere Seitengruppen in Ihrer PDF-Datei, um sicherzustellen, dass RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat die richtigen Dokumentmerkmalwerte für jede Seitengruppe extrahiert.
  5. Wiederholen Sie die vorstehenden Schritte, um jedes Dokumentmerkmal zu definieren, das Sie für die Suche nach Dokumenten in einem Repository verwenden möchten.
  6. Wenn Sie Ihre Seitengruppendefinition und Dokumentmerkmale speichern möchten, klicken Sie auf Ricoh ⇒ Steuerdatei speichern.
  7. Geben Sie der Steuerdatei einen Namen oder verwenden Sie den Standardwert. Klicken Sie auf Speichern. Es erscheint eine Bestätigungsnachricht. Klicken Sie auf OK.
  8. Senden Sie die Steuerdatei an ein Verzeichnis des RICOH ProcessDirector-Servers, auf das der RICOH ProcessDirector-Systembenutzer zugreifen kann.
    Hinweis: Geben Sie beim Erstellen Ihres Archiv-Workflows den Namen und das Verzeichnis der Steuerdatei in jedem Schritt an, der auf der Schrittschablone IdentifyPDFDocuments oder BuildPDFFromDocuments basiert.

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