Schritte zum Verschlüsseln von PDF-Dateien hinzufügen

Sie können Ihrem Workflow Schritte hinzufügen, die PDF-Dateien einen Kennwortschutz hinzufügen, und die Aktionen einschränken, die auf die PDF-Dateien angewandt werden können.
Sie müssen zum Beispiel ein Muster eines Jobs an Ihren Kunden senden. Wenn der Job vertrauliche Daten enthält, können Sie bei Bedarf einen Schritt hinzufügen, der auf der Schrittschablone EncryptPDF basiert, um das Muster vor dem Senden zu verschlüsseln.

Wenn Sie eine PDF-Datei verschlüsseln, können Sie bis zu zwei Kennwörter angeben. Das Besitzerkennwort ist das Masterkennwort. Es entsperrt die Datei vollständig, damit der Empfänger sie lesen, Formularfelder ausfüllen und sogar den Inhalt der Datei bearbeiten kann. RICOH ProcessDirector Schritte benötigen die Zugriffsebene, die vom Besitzerkennwort bei der Verarbeitung von Jobs bereitgestellt wird, da sie diese PDF-Dateien häufig ändern.

Das Benutzerkennwort ist ein begrenzteres Kennwort. Es entsperrt die Datei, sodass sie gelesen, aber in keiner Weise bearbeitet werden kann. Dieses Kennwort ist nur erforderlich, falls beide der folgenden Behauptungen zutreffen:

  • Der Empfänger muss ein Kennwort eingeben, um die Datei zu öffnen.
  • Dem Empfänger des Dokuments muss das Ändern verboten sein, wie z. B. Ausfüllen von Formularen oder Bearbeiten des Inhalts.

Wenn die Datei keine sicheren Informationen enthält, können Sie sie verschlüsseln, damit sie dann ohne Kennwort geöffnet werden kann. Sie benötigt jedoch noch das Besitzerkennwort für Bearbeitungsfunktionen.

Schritte zum Verschlüsseln von PDF-Dateien hinzufügen:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Workflow.
  2. Klicken Sie auf den Namen des Workflows, den Sie ändern möchten.
  3. Optional: Deaktivieren Sie den Workflow, indem Sie auf den Schalter links neben dem Workflow-Namen klicken.
    Wenn Sie den Workflow während der Bearbeitung nicht deaktivieren, werden Jobs, die diesen Workflow verwenden, weiterhin durch die Schritte des Workflows geführt. Wenn Sie speichern, wird der Workflow vorübergehend deaktiviert und dann wieder aktiviert. Jobs, die in dem Workflow verarbeitet werden, könnten in eine fehlerhafte Situation geraten.
  4. Fügen Sie den EncryptPDF-Schritt zur Verarbeitung der PDF-Dateien hinzu.
    Die meisten Workflowschritte können verschlüsselte PDF-Dateien nicht verarbeiten. Legen Sie fest, wohin Sie diesen Schritt genau setzen möchten, um zu verhindern, dass ein Workflow-Fehler auftritt. Wenn Sie beispielsweise eine verschlüsselte PDF-Datei als abschließendes Dokument liefern, sollten Sie den Schritt so nah an das Ende der Workflows wie möglich legen. Wenn Sie die verschlüsselte PDF-Datei als eine Vorschau an den Kunden senden, kann sie zu einem früheren Zeitpunkt im Workflow platziert werden. Speichern Sie die verschlüsselte PDF-Datei an einen anderen Speicherort als das Spoolverzeichnis.
  5. Geben Sie das für die Datei gewünschte Besitzerkennwort ein, und wählen Sie die Ebene Kennwortgeschützte Aktionen.
  6. Wenn die Ebene Kennwortgeschützte Aktionen auf Bearbeiten, ausfüllen, lesen gesetzt ist, und Sie möchten, dass der Empfänger ein Kennwort eingibt, um die Datei zu öffnen, geben Sie ein Benutzerkennwort ein. Wenn die Ebene Kennwortgeschützte Aktionen auf Bearbeiten oder Bearbeiten, ausfüllen eingestellt ist, ist ein Benutzerkennwort nicht erforderlich.
  7. Wenn die restlichen Schritte im Workflow nicht erforderlich sind, um die PDF-Datei zu öffnen, können Sie den Standardwert für das Merkmal Verschlüsselte PDF-Datei verwenden. Der Jobstandard ${JobID.print.pdf} ersetzt die Spooldatei für den Job. Um die unverschlüsselte Version der Datei zur weiteren Verarbeitung im Spoolverzeichnis zu halten, geben Sie einen anderen Wert für das Merkmal Verschlüsselte PDF-Datei ein, z. B.: ${getFileName(encrypted, pdf, write)}
  8. Speichern und aktivieren Sie den Workflow.
Übergeordnetes Thema: Verwendung von Workflows vorbereiten