Schritte zum Verschlüsseln von PDF-Dateien hinzufügen

Sie können Ihrem Workflow Schritte hinzufügen, die PDF-Dateien einen Kennwortschutz hinzufügen, und die Aktionen einschränken, die auf die PDF-Dateien angewandt werden können.
Sie müssen zum Beispiel ein Muster eines Jobs an Ihren Kunden senden. Wenn der Job vertrauliche Daten enthält, können Sie bei Bedarf einen Schritt hinzufügen, der auf der Schrittschablone EncryptPDF basiert, um das Muster vor dem Senden zu verschlüsseln.

Wenn Sie eine PDF-Datei verschlüsseln, können Sie bis zu zwei Kennwörter angeben. Das Berechtigungskennwort ist das Master-Kennwort und wird für diesen Schritt benötigt.

Das Dokumentöffnungskennwort ist ein eingeschränkteres Kennwort. Es entsperrt die Datei, sodass sie gelesen, aber in keiner Weise bearbeitet werden kann. Dieses Kennwort wird nur benötigt, um eine schreibgeschützte Version der PDF-Datei bereitzustellen.

Wenn die Datei keine sicheren Informationen enthält, können Sie sie so verschlüsseln, dass sie ohne Kennwort geöffnet werden kann, aber für die Bearbeitungsfunktionen das Berechtigungskennwort erforderlich ist.

Schritte zum Verschlüsseln von PDF-Dateien hinzufügen:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Workflow.
  2. Klicken Sie auf den Namen des Workflows, den Sie ändern möchten.
  3. Optional: Deaktivieren Sie den Workflow, indem Sie auf den Schalter links neben dem Workflow-Namen klicken.
    Wenn Sie den Workflow während der Bearbeitung nicht deaktivieren, werden Jobs, die diesen Workflow verwenden, weiterhin durch die Schritte des Workflows geführt. Wenn Sie speichern, wird der Workflow vorübergehend deaktiviert und dann wieder aktiviert. Jobs, die in dem Workflow verarbeitet werden, könnten in eine fehlerhafte Situation geraten.
  4. Fügen Sie den EncryptPDF-Schritt zur Verarbeitung der PDF-Dateien hinzu.
    Die meisten Workflowschritte können verschlüsselte PDF-Dateien nicht verarbeiten. Legen Sie fest, wohin Sie diesen Schritt genau setzen möchten, um zu verhindern, dass ein Workflow-Fehler auftritt. Wenn Sie beispielsweise eine verschlüsselte PDF-Datei als abschließendes Dokument liefern, sollten Sie den Schritt so nah an das Ende der Workflows wie möglich legen. Wenn Sie die verschlüsselte PDF-Datei als eine Vorschau an den Kunden senden, kann sie zu einem früheren Zeitpunkt im Workflow platziert werden.
  5. Geben Sie das Berechtigungskennwort für die Datei ein und wählen Sie eine Stufe für Kennwortgeschützte Aktionen.
  6. Wenn die Ebene Kennwortgeschützte Aktionen auf Bearbeiten, Ausfüllen, Lesen eingestellt ist und Sie eine schreibgeschützte Version der Datei bereitstellen möchten, geben Sie einen Wert für die Eigenschaft Dokumentöffnungskennwort ein.
    Wenn die Ebene Kennwortgeschützte Aktionen auf Bearbeiten oder Bearbeiten, Ausfüllen eingestellt ist, lassen Sie die Eigenschaft Dokumentöffnungskennwort leer.
  7. Wenn die restlichen Schritte im Workflow nicht erforderlich sind, um die PDF-Datei zu öffnen, können Sie den Standardwert für das Merkmal Verschlüsselte PDF-Datei verwenden. Der Jobstandard ${JobID.print.pdf} ersetzt die Spooldatei für den Job. Um die unverschlüsselte Version der Datei zur weiteren Verarbeitung im Spoolverzeichnis zu behalten, geben Sie einen anderen Wert für die Eigenschaft Verschlüsselte PDF-Datei an, z.B: ${getFileName(encrypted,pdf,write)}
  8. Speichern und aktivieren Sie den Workflow.

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