Einsatzszenario für das Speichern von Dokumenten, um ein späteres erneutes Drucken zu ermöglichen
Im Moment führt die Akzidenzdruckerei 500 Jobs pro Tag aus, wobei ihr Workflow den Schritt RetainCompletedJobs enthält, um Jobs drei Tage lang aufzubewahren. Die Jobs länger als drei Tage aufzubewahren, würde es schwierig machen, die Jobs in der Tabelle Jobs wiederzufinden, und könnte beim Druckproduktionssystem Leistungsprobleme verursachen. Wenn die Akzidenzdruckerei die Jobs beispielsweise drei Monate lang aufbewahren würde, würde die Tabelle Jobs 45.000 Jobs aufweisen.
Ein Administrator in der Akzidenzdruckerei erstellt ein Repository mit einer Aufbewahrungsfrist von vier Jahren. Danach definiert der Administrator ein Verlaufssatzbenachrichtigungsobjekt, das jedes Mal, wenn sich das Merkmal Aktueller Jobstatus zu Abschluss ändert, Jobstatusinformationen aufzeichnet. Um die Zahl der Benachrichtigungen, die aufgezeichnet werden, möglichst klein zu halten, richtet er danach die Bedingung ein, dass der Verlaufssatz nur dann gespeichert wird, wenn es sich bei Aktueller Schritt um PrintJobs handelt.
Der Administrator fügt dem PDF-Druckworkflow einen auf der Schrittvorlage StoreInRepository basierenden Schritt nach dem Schritt PrintJobs, aber vor dem Schritt RetainCompletedJobs hinzu und speichert die Druckdatei. Der Administrator gibt im Schritt StoreInRepository sowohl Job- als auch Dokumentmerkmale an. Die Jobmerkmale sind Kundenname, Benutzerdefiniert 2 (speichert das Zyklusdatum), Übergabezeit und Workflow. Die Dokumentmerkmale sind Prüfempfänger, Kontonummer und Postleitzahl. Außerdem legt der Administrator für das Merkmal Verlaufssätze speichern den Wert Ja fest. Die Mitarbeiter der Akzidenzdruckerei können eine beliebige Kombination aus Job- und Dokumentmerkmalen verwenden, um nach Dokumenten und Informationen zu ihrem Verarbeitungsverlauf zu suchen und diese abzurufen.
Die Mitarbeiter der Druckvorbereitung verwenden RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat, um Dokumente in einer PDF-Datei zu identifizieren und die Dokumentmerkmale zu definieren. Die Mitarbeiter übergeben den Job dann an den PDF-Druckworkflow.
Wenn der Job den Schritt StoreInRepository abgeschlossen hat, werden der Job und seine Druckabschlusszeitmarke im Repository gespeichert. Drei Tage nachdem der Job ausgeführt wurde, wird er aus der Jobtabelle gelöscht.
Acht Monate nach der Ausführung eines Jobs erhält die Akzidenzdruckerei im August 2014 eine Anfrage von der Bank zum erneuten Drucken eines Dokuments mit der Kontonummer 1122345687. Der Leiter der Druckabteilung durchsucht das Repository nach einem Dokument mit dem Wert DEZ2013 für das Jobmerkmal Benutzerdefiniert 2 und dem Wert 112234568 für das Dokumentmerkmal Kontonummer. Die Tabelle Ergebnisse führt das Dokument auf, das diesen Merkmalwerten entspricht.
Der Leiter zeigt die Detailinformationen über das Dokument an. Auf der Registerkarte "Verlauf" bestätigt er, dass es sich bei dem gefundenen Dokument um das richtige Dokument handelt. Danach übergibt er den Kontoauszug einem Workflow für erneutes Drucken, der nur Schritte enthält, die sich auf das Drucken beziehen.