Definizione delle proprietà del documento personalizzate

Utilizzare proprietà di documento personalizzate per estrarre dati da ogni documento all'interno di un lavoro. Innanzitutto è necessario definire le proprietà di documento personalizzate in RICOH ProcessDirector, quindi associare i dati nei documenti alle proprietà di documento. Quando un processo avanza nel flusso di lavoro, l'operazione IdentifyPDFDocuments (file PDF) o IdentifyDocuments (file AFP) estrae i dati.

identificare i dati che si desidera estrarre dai documenti. Se RICOH ProcessDirector offre una proprietà di documento appropriata, utilizzare quella anziché definire una proprietà di documento personalizzata.

Per esempio, si desidera estrarre il numero di conto, il nome del cliente, l'inidirizzo e-mail e la data del rendiconto da ciascun documento nel lavoro. RICOH ProcessDirector offre una proprietà di documento, Indirizzo email, per estrarre gli indirizzi email. Definire proprietà di documento personalizzate per il numero di conto, nome cliente e data di rendiconto.

Nota:

Se si utilizzano proprietà di documento personalizzate, a partire dalla versione 3.11.2, è possibile crearle nella scheda Gestione, utilizzando Oggetti ⇒ Proprietà personalizzate.
È possibile scegliere il nome del database e l'etichetta che viene visualizzata nei notebook delle proprietà e nelle intestazioni delle colonne. Si può anche scegliere il tipo di dati da memorizzare nella proprietà e l'accesso predefinito che i diversi gruppi di utenti hanno per la proprietà, senza aggiungerli al file docCustomDefinitions.xml.

Per ulteriori informazioni, consultare gli argomenti Proprietà personalizzate di lavori e documenti e Creazione e attivazione di proprietà personalizzate.
Se le proprietà di documento personalizzate sono già state definite in un file docCustomDefinitions.xml, è possibile continuare a usarle. Non ricrearle dalla scheda Gestione. Utilizzare questa scheda solo per creare nuove proprietà di lavori o documenti.

Se si desidera utilizzare la nuova funzione resa disponibile in RICOH ProcessDirector nella versione 3.11.2 per creare una proprietà personalizzata:
- Pianificare le proprietà come indicato nelle operazioni 1-5 descritte di seguito.
- Continuare con l'operazione definita in Creazione e attivazione di proprietà personalizzate.

Per definire proprietà del documento personalizzate:

Scegliere il tipo di proprietà documento personalizzata:
- Proprietà del database
- Proprietà non consentita
Per ulteriori informazioni sul file docCustomDefinitions.xml , vedere File docCustomDefinitions.xml.
Scegliere un nome database (interno) per la proprietà di documento personalizzata.

Per esempio, definire una proprietà di documento personalizzata col nome database Doc.Custom.AccountNumber.
- Consigliamo di far cominciare i nomi dei database delle proprietà del documento personalizzate con Doc.Custom. Se non si utilizza questa convenzione di denominazione, verificare che nessuna delle proprietà di documento personalizzate abbia lo stesso nome database di una proprietà di documento definita automaticamente da RICOH ProcessDirector.
- Non utilizzare un numero subito dopo il punto (.) nel nome del database. Ad esempio, il nome di database Doc.3rdLineAddress non è valido.
- Non eliminare le proprietà di documento personalizzate dopo averle aggiunte al file docCustomDefinitions.xml .
- Non modificare il nome (nome database), dataType, o dbType di una proprietà di documento personalizzata. Il sistema consente di modificare didascalia (nome interfaccia utente), shortCaption, descrizione, e accesso.
Scegliere un nome interfaccia utente (didascalia) per la proprietà di documento personalizzata.

Per esempio, definire una proprietà di documento personalizzata col nome di interfaccia utente Numero conto.
- Si consiglia di non definire una proprietà di documento personalizzata con lo stesso nome di interfaccia utente di una proprietà documento fornita da RICOH ProcessDirector.
Scegliere un datatype (dataType) per la proprietà di documento personalizzata.

Tra gli esempi ci sono String, Integer, IntegerNonNeg, e Timestamp.
Per le proprietà del database:
1. Scegliere un tipo di database (dbType).
  
  Per il datatype String i tipi di database sono char, varchar e long varchar.
  
  Per il datatype Integer i tipi di database sono smallint, bigint, e integer.
  
  Per il datatype Timestamp il tipo di database è Timestamp.
2. Scegliere il livello di accesso che gli utenti hanno alla proprietà di documento personalizzata:
  - attrWriteAdmin
    
    I membri del gruppo di sicurezza Amministratore hanno autorizzazione di scrittura. I membri dei gruppi di sicurezza Monitor, Operatore e Supervisore hanno autorizzazione di lettura.
  - attrWriteAdminSuper
    
    I supervisori e amministratori hanno autorizzazione di scrittura. I monitor e operatori hanno autorizzazione di lettura.
  - attrWriteAdminSuperOper
    
    Operatori, supervisori e amministratori hanno autorizzazione di scrittura. I monitor hanno autorizzazione di lettura.
  Se non si specifica un livello di accesso, gli amministratori hanno autorizzazione di scrittura. I monitor, operatori e supervisori hanno autorizzazione di lettura.
  - Se sono stati creati gruppi di sicurezza personali, essi ricevono lo stesso accesso alle proprietà di documento personalizzate che hanno i gruppi di sicurezza RICOH ProcessDirector copiati per creare i gruppi personali.
3. Scegliere una breve didascalia.
  
  La breve didascalia viene mostrata nelle intestazioni delle colonne della tabella.
  
  Per esempio, definire una proprietà di documento personalizzata con la breve didascalia Num conto.
4. Scegliere una descrizione.
  
  L'interfaccia utente mostra la descrizione come supporto alla proprietà documento personalizzata.
  
  Per esempio, definire una proprietà di documento personalizzata con la descrizione Numero di conto del cliente.
Modificare il file di configurazione delle proprietà del documento:
- La prima volta che si definiscono le proprietà del documento personalizzate, effettuare una copia del file di esempio fornito. Andare alla seguente directory:
  - /aiw/aiw1/samples/config in Linux
  - C:\aiw\aiw1\samples\config in Windows
- Quando si definiscono più proprietà di documento, effettuare una copia del file in uso. Andare alla seguente directory:
  - /aiw/aiw1/config su Linux
  - C:\aiw\aiw1\config in Windows

Copiare il file docCustomDefinitions.xml in una directory di lavoro e modificare il file.

Conservare una copia di backup del file modificato per scopi di ripristino.

Per esempio, queste righe aggiungono due proprietà di documento al database con i nomi database Doc.Custom.AccountNumber e Doc.Custom.StatementDate al file:

<docProperty name="Doc.Custom.AccountNumber"
   datatype="String"
   dbType="varchar (32)"
   access="attrWriteAdmin"
   shortCaption="Acount number"
   caption="Account number"
   description="Customer account number"/>

<docProperty name="Doc.Custom.StatementDate"
   datatype="Timestamp"
   dbType="Timestamp"
   access="attrWriteAdmin"
   shortCaption="Statement date"
   caption="Statement date"
   description="The date the statement was created"/>

Nota:

La riga name definisce il nome del database. La riga caption rappresenta il nome dell'interfaccia utente.

Queste righe aggiungono due proprietà documento limitate con nomi interni Doc.Custom.SSNumber e Doc.Custom.CheckAmt al file:

<limitedProperties>

   <docProperty name="Doc.Custom.SSNumber"
      datatype="String"
      caption="Social Security number"/>

   <docProperty name="Doc.Custom.CheckAmt"
      datatype="String"
      caption="Check total"/>

</limitedProperties>

Utilizzare un editor XML per convalidare la propria sintassi.
Copiare il file modificato in:
- /aiw/aiw1/config/docCustomDefinitions.xml (Linux)
- C:\aiw\aiw1\config\docCustomDefinitions.xml (Windows)
Per visualizzare correttamente le proprietà di un nuovo documento sull'interfaccia utente, modificare il file docCustomDefinitions.properties per una o più lingue. Se non si definiscono le etichette per le nuove proprietà in questo file, si vedranno solo i nomi dei database per le proprietà nell'interfaccia utente. Vedere Nominare proprietà personalizzate del documento in più di una lingua per i passaggi di modifica del file.
Rendere le proprietà del documento personalizzate definite disponibili per RICOH ProcessDirector:
1. Eseguire l'utilità docCustom.
  La prima volta che si esegue l'utilità docCustom , essa crea la funzione Proprietà documento personalizzato e la aggiunge a Feature Manager. Quando si esegue nuovamente l'utilità, essa aggiorna la funzione Proprietà documento personalizzato in Feature Manager.
2. Usare l'utilità Feature Manager per installare o aggiornare la funzione Proprietà del documento personalizzato.
Caricare le proprietà di documento personalizzato RICOH ProcessDirector aggiornate nello strumento che si utilizza per configurare le proprietà del documento:
- Se si dispone della funzione Supporto Documenti PDF caricare le proprietà di documento RICOH ProcessDirector in Plug-in ProcessDirector di RICOH per Adobe Acrobat.
  Per ulteriori dettagli, vedere la relativa sezione nel centro informazioni.
- Se si dispone della funzione Supporto AFP, utilizzare uno di questi metodi per avviare RICOH Visual Workbench:
  - Avviare RICOH Visual Workbench dal server RICOH ProcessDirector.
  - Sostituire l'applicazione RICOH Visual Workbench sul desktop:
    - Eliminare il file VisualWorkbench.zip e tutti i file non decompressi.
    - Scaricare il file VisualWorkbench.zip dall'interfaccia utente RICOH ProcessDirector.
    - Decomprimere il file e avviare la nuova applicazione desktop RICOH Visual Workbench.
  Le proprietà del documento vengono caricate automaticamente.

RICOH ProcessDirector™ per Windows

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