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Se le impostazioni di sistema vengono configurate in modo che il server primario possa connettersi a un server SMTP, è possibile aggiungere l'operazione SendEmail ai flussi di lavoro o creare un oggetto di notifica e configurarla in modo da inviare un messaggio e-mail a uno o più indirizzi. Quando il lavoro raggiunge questa procedura o si verifica un evento della stampante o di lavoro specifico, viene inviato un messaggio e-mail agli indirizzi specificati.

Quando la procedura viene aggiunta a un flusso di lavoro, è possibile specificare l'oggetto del messaggio e-mail e il testo da inserire. È possibile utilizzare formule di simboli sia nel titolo sia nel messaggio, in modo da inserire nei relativi campi i valori specifici della proprietà del lavoro.

Ad esempio, è possibile aggiungere la procedura SendEmail subito dopo PrintJobs e inviare un messaggio e-mail al supervisore del completamento del lavoro o del bindery, in modo che sappia che il lavoro è pronto.

Se sono stati concordati con i clienti gli SLA (Service Level Agreements), è possibile aggiungere diverse operazioni SendEmail a un flusso di lavoro per un particolare cliente. Ogni procedura può inviare un messaggio e-mail al cliente in modo che sappia quando il lavoro è pronto per la stampa, quando è conclusa la fase di stampa e di inserimento.

Se si aggiunge un oggetto di notifica, è possibile specificare l'oggetto del messaggio, il testo da inserire nel messaggio e-mail, l'evento che causa l'invio della notifica da parte del sistema e le condizioni che determinano l'invio dell'e-mail di notifica.

Ad esempio, è possibile configurare un oggetto di notifica per monitorare quando la stampante entra in stato Richiede attenzione e inviare un'e-mail di notifica a un gruppo se si verifica un problema con la stampante tra le 8:00 e le 12:00. È possibile definire un oggetto di notifica diverso per inviare la stessa e-mail a un altro utente se il problema della stampante si verifica dopo le 12:00.