Sostituzione di moduli prestampati
Negli ultimi cinque anni, la banca ha acquistato dieci banche minori ed è in trattative per acquistarne altre. La banca principale utilizza un sistema AFP per stampare i documenti internamente su moduli prestampati. Tutti i moduli prestampati contengono loghi a colori. Alcuni contengono immagini di sfondo o blocchi di colori che dividono la pagina in aree. Il sistema esistente è composto da:
- RICOH InfoPrint Manager, inclusa la funzione PPFA (Page Printer Formatting Aid) (PPFA)
- Tre linee InfoPrint 4000 duplex
- Due linee InfoPrint 4100 duplex
Le banche acquisite gestivano la stampa in modo differente. Alcune di essere disponevano dei propri reparti di stampa, altre si servivano di società a cui fornivano il materiale da stampare in outsourcing. Lo staff addetto alla stampa nella banca principale ha impiegato molto tempo a trasferire le attività di stampa delle banche acquisite nella propria attività interna, iniziando da quelle che si servivano di società di outsourcing per la stampa. Cinque di tali banche sono state convertite. Gli amministratori del reparto di stampa stanno iniziando ad affrontare alcune questioni importanti:
- L'aumento del carico di lavoro per l'attività interna implica la necessità di aumentare la capacità di stampa.
- Ciascuna banca acquisita dalla principale ha mantenuto il proprio logo e marchio. In ogni integrazione delle banche con le attività di stampa, la banca ha portato con sé almeno cinque diversi moduli prestampati che occorre ordinare e archiviare.
- Anche se ogni modulo prestampato proviene dallo stesso fornitore, i colori variano notevolmente.
- Le banche acquisite sostituiranno probabilmente i vecchi loghi e moduli con il logo e i moduli della banca principale, ma le date non sono ancora state pianificate.
Con l'aumento del numero di moduli che è necessario archiviare, lo spazio sta diventando un problema. Il team sa che dovrà espandere la capacità di stampa, ma sa anche che non vi è spazio per una nuova linea duplex. Se fosse possibile eliminare una parte del materiale cartaceo da archiviare, lo spazio ricavato verrebbe utilizzato per la nuova linea.
La soluzione
Il team di Ricoh propone una soluzione a colori AFP per:
- Trasformare i moduli prestampati in semplici documenti a colori ed eliminare la necessità di tali moduli, riducendo così la quantità di carta da archiviare.
- Semplificare il processo di sostituzione dei loghi e dei moduli delle banche acquisite con il logo e i moduli della banca principale.
- Ottimizzare la gestione delle risorse per aumentare al massimo la velocità di trasmissione.
- Rendere i colori uniformi da un lavoro all'altro.
La soluzione prevede l'aggiunta di una linea InfoPrint 5000 duplex e di un AFP Resource Installer al sistema esistente e l'aggiornamento degli altri componenti per aggiungere il supporto a colori di AFP. La banca può scegliere le applicazioni da spostare nel flusso di lavoro a colori, considerando che la velocità di trasmissione della linea InfoPrint 5000 è inferiore rispetto a quella della linea InfoPrint 4100 . Inoltre, tali lavori di stampa non possono essere eseguiti sulle stampanti InfoPrint 4100 o InfoPrint 4000 esistenti, poiché tali stampanti non possono stampare gli elementi a colori richiesti.
Man mano che lo staff responsabile della stampa acquisisce familiarità con l'uso del sistema, può iniziare a preparare altre applicazioni per un eventuale passaggio al colore, migrando tali applicazioni per utilizzare la funzione scala di grigi di alta qualità disponibile sulle stampanti InfoPrint 4100. Di conseguenza, quando si sceglie di aggiungere un'altra linea a colori, eliminando ulteriore archiviazione di materiale cartaceo o sostituendo una delle linee InfoPrint 4000 , lo staff può trasferire i lavori di stampa sulle stampanti a colori.
Diagramma della soluzione per l'aggiunta di un RICOH AFP Resource Installer e di una stampante InfoPrint 5000
Implementazione
Per implementare la soluzione a colori, lo staff responsabile della stampa nella banca collabora con il team di Ricoh in vari modi:
- Pianificazione della soluzione a colori
- Determinare se individuare la libreria di risorse in modo da renderla accessibile a tutte le applicazioni per cui ne è richiesto l'uso.
- Determinare i tipi di risorse che è possibile o è necessario salvare sulla stampante per il riutilizzo. Ad esempio, i file delle firme non verranno salvati sulla stampante, mentre i loghi della società e le immagini di sfondo verranno salvati.
- Installazione e configurazione del sistema
- Installare le stampanti InfoPrint 5000 .
- Applicare aggiornamenti di servizio a RICOH InfoPrint Manager e PPFA per aggiungere il supporto a colori.
- Installare AFP Resource Installer.
- Configurazione della gestione risorse per prestazioni ottimali
- Utilizzare AFP Resource Installer per installare le CMR per la stampante InfoPrint 5000 .
- Acquisire il file PDF del modulo prestampato o utilizzare il software di grafica per creare l'immagine a pagina intera da utilizzare come immagine di sfondo.
- Utilizzare AFP Resource Installer per installare il PDF o l'immagine come risorsa dell'oggetto dati da associare a una CMR con conversione di colori.
- Configurare RICOH InfoPrint Manager per il riconoscimento delle librerie di risorse utilizzate da AFP Resource Installer e per l'invio dei lavori di stampa alla nuova stampante.
- Utilizzare PPFA per creare una definizione di modulo e una definizione di pagina che richiama la
nuova risorsa dell'oggetto dati.
Fare riferimento all'oggetto utilizzando l'ID specificato al momento dell'installazione.
- Copiare le nuove definizioni di modulo o di pagina create in una libreria di risorse esistente.
- Verifica delle operazioni di sistema
- Creare un lavoro di stampa che richiami la definizione del modulo e della pagina e che faccia riferimento alle nuove librerie di risorse.
- Inoltrare il lavoro di stampa.
- Verificare l'output a colori.