Aggiunta di operazioni per codificare file PDF

È possibile aggiungere operazioni al flusso di lavoro che aggiungono la protezione tramite password ai file PDF e che limitano le azioni che possono essere eseguite sui file PDF.
Ad esempio, potrebbe essere necessario inviare l'esempio di un lavoro al cliente. Se il lavoro contiene dati sensibili, è possibile aggiungere un'operazione basata sul modello di procedura EncryptPDF per codificare l'esempio prima di inviarlo.

Quando si codifica un file PDF, è possibile specificare una o due password. La Password proprietario è la password principale. Sblocca completamente il file in modo che il destinatario possa leggerlo, compilare i campi del modulo e persino modificare i contenuti del file. Le operazioni RICOH ProcessDirector necessitano del livello di accesso fornito da Password proprietario quando elaborano i processi, perché spesso effettuano modifiche a tali file PDF.

La Password utente è una password molto più limitata. Sblocca il file in modo che possa essere letto, ma non modificato in alcun modo. La password è necessaria solo se entrambe queste istruzioni sono true:

  • Il destinatario deve immettere una password per aprire il file per leggerlo.
  • Al destinatario deve essere vietata la modifica del documento, ad esempio, la compilazione di moduli o la modifica di contenuti.

Se il file non contiene informazioni sicure, è possibile codificarlo in modo che possa essere aperto senza una password, ma richiedere la Password proprietario per le funzioni di modifica.

Per aggiungere operazioni per codificare file PDF:

  1. Fare clic sulla scheda Flusso di lavoro .
  2. Fare clic sul nome del flusso di lavoro che si desidera modificare.
  3. Opzionale: Disabilitare il flusso di lavoro facendo clic sull'interruttore alla sinistra del nome del flusso di lavoro.
    Se non si disabilita il flusso di lavoro. Durante la modifica, i lavori che utilizzano questo flusso di lavoro continuano a spostarsi attraverso le operazioni. Quando si salva, il flusso di lavoro viene momentaneamente disabilitato e quindi riabilitato. I lavori in fase di elaborazione nel flusso di lavoro potrebbero passare in stato di errore.
  4. Aggiungere l'operazione EncryptPDF per elaborare i file PDF.
    La maggior parte delle operazioni del flusso di lavoro non è in grado di elaborare file PDF codificati. Scegliere attentamente dove posizionare questa operazione per evitare un errore del flusso di lavoro. Ad esempio, se si sta consegnando un file PDF codificato come documento finale, il file deve essere posizionato il più vicino possibile alla fine del flusso di lavoro. Se si sta inviando il file PDF codificato come anteprima al cliente, è possibile posizionarlo prima nel flusso di lavoro. Assicurarsi di salvare il file PDF codificato in una posizione diversa dalla directory di spool.
  5. Immettere la Password proprietario che si desidera impostare per il file e selezionare il livello Azioni protette da password.
  6. Se il livello Azioni protette da password è impostato su Modifica, compila, leggi e si desidera che il destinatario digiti una password per aprire il file, immettere una Password utente. Se il livello Azioni protette da password è impostato su Modifica o Modifica, compila, non è necessaria una Password utente.
  7. Se le operazioni del flusso di lavoro restanti non devono aprire il file PDF, è possibile utilizzare il valore predefinito per la proprietà File PDF codificato. Il valore predefinito del lavoro, ${JobID.print.pdf}, sostituisce il file di spool per il lavoro. Per mantenere la versione non codificata del file nella directory di spool per un'ulteriore elaborazione, specificare un valore diverso per la proprietà File PDF codificato, ad esempio: ${getFileName(encrypted, pdf, write)}
  8. Salvare e abilitare il flusso di lavoro.
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