Proprietà e gestione dei documenti

Valutare attentamente le esigenze della gestione dei documenti prima di definire le proprietà dei documenti. È necessario non solo controllare il numero di proprietà, ma considerarne anche le dimensioni. Una proprietà del carattere 1024 utilizza uno spazio di memoria superiore rispetto a una proprietà del carattere 32.

Le proprietà dei documenti limitate non necessitano di spazio nelle tabelle database; tuttavia, occupano spazio per ciascun documento in ogni file di proprietà del documento che contiene la proprietà.

L'uso delle proprietà dei documenti del database consente di visualizzare le informazioni sui documenti nell'interfaccia utente e di elaborare globalmente i documenti (senza conoscere quale lavoro contiene ciascun documento), ma l'inserimento delle informazioni sui documenti nel database causa prestazioni ridotte. Le proprietà dei documenti nel database utilizzano spazio nelle tabelle database. Gli aggiornamenti alle proprietà aumentano l'attività di accesso e creano possibili conflitti nel database. Il database raccoglie le informazioni nella memoria. Con un numero inferiore di proprietà di dimensioni minori, il database è in grado di memorizzare nella cache più record e fornire prestazioni di sistema migliori.

Diverse operazioni e azioni consentono di elaborare i documenti nel database. Il sistema del database blocca le righe del database durante l'elaborazione. Poiché si verifica più di un'elaborazione dei documenti, l'impatto sulle risorse del sistema aumenta. È possibile ottimizzare i modelli di operazione per limitare il numero delle operazioni simultanee che elaborano i documenti all'interno del database.

Queste operazioni e azioni causano aggiornamenti del database:

• WriteDocumentsToDatabase aggiunge le voci di ogni documento al database, assegnando a ciascuna un identificatore del documento.
• ReadDocumentsFromDatabase recupera le informazioni sui documenti dal database e le salva in un file di proprietà del documento. Non viene eseguito alcun aggiornamento nel database.
• CompleteDocuments imposta lo stato di tutti i documenti nel lavoro su Completato.
• CreateJobsFromDocuments e CreateAFPJobsFromDocuments creano una nuova associazione tra i documenti e i lavori secondari creati.
• Quando i lavori vengono eliminati, RemoveJobs inoltra una notifica a RICOH ProcessDirector. Quando RICOH ProcessDirector elimina un lavoro che ha documenti all'interno del database, questi vengono eliminati dal database.
• UpdateDocumentsInDatabase aggiorna le proprietà del documento nel database utilizzando i valori del file delle proprietà del documento.
• L'azione Elabora nuovamente richiede l'approvazione dalle funzioni di elaborazione del documento. Le funzioni di elaborazione del documento non consentono a RICOH ProcessDirector di elaborare nuovamente un lavoro originale se i relativi documenti sono associati anche ad altri lavori.
• Se si apre il notebook delle proprietà del documento dalla portlet Documenti, si recuperano i valori delle proprietà del documento dal database. Nel notebook delle proprietà vengono visualizzate solo quelle memorizzate nel database.

L'elenco indica le operazioni e le azioni ordinate in base alla quantità di risorse database che utilizzano. Gli elementi che utilizzano un maggior numero di risorse si trovano nella parte superiore.

1. RemoveJobs
2. CompleteDocuments
3. WriteDocumentsToDatabase
4. CreateJobsFromDocuments o CreateAFPJobsFromDocuments
5. Visualizzazione della tabella Documenti nell'interfaccia utente
6. ReadDocumentsFromDatabase
7. Elabora nuovamente
8. Apertura del notebook delle proprietà del documento dalla tabella Documenti