Associazione delle proprietà personalizzate a tag di indice

Con RICOH Visual Workbench è possibile associare le proprietà di un documento o di un lavoro a tag di indice in un file AFP di esempio.

Quando una proprietà è associata a un tag di indice, le operazioni RICOH ProcessDirector assegnano il valore del tag di indice in un file di produzione AFP alla proprietà in un flusso di lavoro. Ad esempio, se il valore del tag di indice è un codice postale, anche il valore della proprietà del documento è il codice postale.

È possibile associare più proprietà allo stesso tag di indice. Ad esempio, è possibile associare una proprietà del documento a una parte del tag di indice e associare un'altra proprietà del documento a un'altra parte dello stesso tag di indice. Ad esempio, una riga indirizzi potrebbe contenere sia una città che uno stato o un paese. Se il tag di indice contiene sia la città che il paese, è possibile creare altre proprietà del documento Città e Paese.

È possibile anche associare più tag di indice alla stessa proprietà. Ad esempio, in presenza di un tag di indice denominato codice di instradamento e un tag di indice denominato CAP, è possibile associare entrambi i tag di indice alla proprietà codice postale. È possibile usare lo stesso File di controllo Visual Workbench per più lavori che usano diversi nomi di tag di indice per la stessa proprietà; il sistema, tuttavia, prevede che solo uno dei tag di indice si trovi in un particolare documento. Se in un documento si trovano più tag di indice, il sistema assegna il valore di proprietà in base alla prima occorrenza.

Non è necessario collegare tutte le proprietà ai tag di indice e non è necessario collegare tutti i tag di indice alle proprietà. RICOH ProcessDirector visualizza il valore della proprietà non collegata come Non impostato.

Tali simboli indicano lo stato di ogni proprietà del documento e tag di indice:

  • Il simbolo non associato (Immagine Non associato) indica che la proprietà o il tag di indice non è associato.
  • Il simbolo associato (Immagine Associato) indica che la proprietà o il tag di indice è associato.

Prima di poter associare le proprietà del documento a tag di indice:

  • Aprire un file AFP di esempio in RICOH Visual Workbench. Il file di esempio deve contenere gruppi di pagine e i tag di indice a cui si desidera assegnare le proprietà del documento. Utilizzare la modalità Indicizzatore AFP di RICOH Visual Workbench per creare gruppi di pagine e tag di indice.
  • Creare una directory come utente del sistema RICOH ProcessDirector (aiw1 è il valore predefinito) per memorizzare il file di controllo contenente i collegamenti. Si consiglia di utilizzare la directory /aiw/aiw1/control_files/workbench (Linux) o C:\aiw\aiw1\control_files\workbench (Windows), perché i relativi file vengono sottoposti a backup durante l'esecuzione del processo aiwbackup. La directory e i file creati devono appartenere all'utente del sistema RICOH ProcessDirector o a un membro del gruppo RICOH ProcessDirector (aiwgrp1 è il valore predefinito), con le stesse autorizzazioni (775) della directory control_files .

Per associare una proprietà a un tag di indice:

  1. In RICOH Visual Workbench, fare clic su Modalità ⇒ Document Property Designer.
    Se la modalità Document Property Designer è l'unica modalità disponibile, tale modalità viene selezionata automaticamente.
  2. Fare clic su Strumenti ⇒ Collega proprietà.
    Nella finestra di visualizzazione, le proprietà vengono elencate in una tabella, in ordine alfabetico per nome di proprietà; le proprietà di documento precedono le proprietà dei lavori. Per ordinare le proprietà secondo un criterio diverso, fare clic sull'intestazione di colonna. Fare clic una volta per ottenere l'ordine crescente, fare clic due volte per l'ordine decrescente.
  3. Nella finestra Collega proprietà:
    1. Selezionare una proprietà e selezionare il tag di indice che si desidera associare alla proprietà.
      Facoltativo: È possibile selezionare più di un tag di indice da associare a un'unica proprietà, o selezionare più di una proprietà da associare a un unico tag di indice.
    2. Fare clic su Collega.
  4. Facoltativo: Nella finestra Definisci opzioni di collegamento, definire le opzioni di collegamento per la proprietà.
  5. Fare clic su OK.
  6. Per associare altre proprietà ai tag di indice, ripetere i punti da a .
  7. Fare clic su OK.
    Le proprietà e i tag di indice associati sono elencati nella scheda Proprietà del documento e nella scheda Proprietà lavoro nella parte inferiore del riquadro.
  8. Per salvare il File di controllo Visual Workbench che contiene le informazioni su come vengono associate le proprietà ai tag di indice, effettuare una delle seguenti azioni:
    • Per salvare un nuovo file di controllo, fare clic su File ⇒ Salva file di controllo con nome. Selezionare la directory creata sopra e immettere il nome del file di controllo nel campo Nome file e quindi fare clic su Salva. Ricordare il percorso in cui è stato salvato il file di controllo in quanto occorre specificare la posizione del file di controllo al momento della configurazione della procedura che identifica i documenti nei file AFP. L'estensione predefinita dei file di controllo è .ctl. Il file + un file XML.
    • Per salvare un file di controllo aggiornato, fare clic su File ⇒ Salva file di controllo.
    • Se è stato utilizzato Indicizzatore AFP per definire i tag di indice, occorre utilizzare lo stesso file di controllo per le proprietà del documento e del lavoro.
    Nota: Quando si aggiunge un'operazione al flusso di lavoro, è possibile fare riferimento al nome del file di controllo utilizzando l'annotazione simbolo se il nome del file di controllo per il lavoro corrisponde a un valore della proprietà lavoro, ad esempio il nome del lavoro.

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