Eliminazione di inserti fisici
L'azienda di servizi di stampa stampa i documenti e le singole brochure pubblicitarie per diversi clienti. I clienti inviano le loro risorse e i dati del lavoro di stampa a tale azienda. Lo staff addetto alla fase precedente alla stampa usa uno strumento di composizione documenti per creare lavori AFP. I lavori di stampa di AFP vengono inoltrati a RICOH ProcessDirector, che a sua volta li invia a dieci sistemi duplex InfoPrint 4100. Una volta stampati, i lavori passano alla fase di post-elaborazione, per essere piegati, inseriti e inviati tramite posta.
L'azienda di servizi richiede a tutti i clienti di inoltrare le risorse richieste con ciascun lavoro di stampa, poiché non memorizza le risorse in modo indefinito. Molti dei clienti (ad esempio le società produttrici di carte di credito) includono inserti nella busta con i documenti. Alcuni problemi di tale organizzazione sono:
- Spesso gli insertori rovinano i pacchi ed è quindi necessario stampare di nuovo i singoli documenti. La ristampa richiede tempo e costi aggiuntivi.
- I clienti tendono ad ignorare gli inserti, separandoli dal documento subito dopo avere aperto la busta e gettandoli via.
L'azienda di servizi intende espandere le proprie offerte per includere dati variabili a colori stampati tramite la soluzione a colori di AFP. Ritiene, inoltre, che sia possibile risparmiare tempo, denaro e carta riducendo la complessità delle attività effettuate dagli insertori. Se l'insertore deve soltanto piegare ogni documento e inserirlo in una busta (anziché aggiungere anche altri due fogli di carta), le possibilità di danneggiare la posta da spedire si riducono.
La soluzione
L'azienda di servizi collabora con il team Ricoh per creare una soluzione basata sul processo e ambiente esistenti, che consentirà ai clienti di non utilizzare più inserti fisici per la pubblicità ma inserti elettronici. I responsabili di tale azienda sperano di eliminare uno degli insertori stampando pubblicità a colori in aree vuote o ai lati dei documenti del cliente.
Se una società di carte di credito può identificare dati e regole che determinano le caratteristiche di ciascun cliente, è possibile scegliere gli inserti elettronici adeguati per ogni documento. Ad esempio, sulla bolletta si potrebbe inserire un minivan, una macchina sportiva o una moto, a seconda del cliente.
Implementazione
Per usufruire di questa nuova funzionalità a colori, l'azienda di servizi apporta alcune modifiche al proprio flusso di lavoro:
- Aggiunge un sistema InfoPrint 5000 duplex e configura RICOH ProcessDirector per inoltrare a tale sistema i lavori di stampa.
- Fornisce delle indicazioni ai clienti, spiegando come utilizzare immagini e loghi a colori in aggiunta ai font e alla grafica.
- Forma il reparto addetto alla prestampa relativamente all'utilizzo di un'applicazione di grafica per la gestione dei profili dei colori e per la normalizzazione delle immagini.
- Aggiunge una fase al processo, per garantire che i clienti seguano le indicazioni fornite. In caso contrario, prima di inoltrare il lavoro di stampa, lo staff responsabile della prestampa modifica la risoluzione e i profili dei colori di input in modo che siano conformi alle indicazioni.