Impostazione per l'elaborazione di set di file contenenti documenti PDF e dati

Per elaborare set di file contenenti uno o più documenti in un file PDF e dati aggiuntivi in un file di input ausiliario, impostare una periferica di input che utilizza uno dei metodi batch per i set: Numero di set, Pagine nei set, o Set di tempo. Quindi, configurare un flusso di lavoro PDF. Quando l'operazione IdentifyPDFDocuments viene eseguita, produce un singolo lavoro PDF contenente tutti i singoli documenti. L'operazione include i dati aggiuntivi nel file delle proprietà del documento (DPF) da utilizzare per altre operazioni nel flusso di lavoro.
L'operazione utilizza due proprietà per identificare i dati aggiuntivi:
  • Il valore della proprietà Estensione del file di input ausiliario identifica il file contenente i dati.
  • Il valore della proprietà File di intestazioni identifica il file che specifica quali dati nel file di input ausiliare aggiungere al DPF.

Questa procedura utilizza un esempio per mostrare come elaborare set di file contenenti documenti PDF e dati.

  • Nell'esempio, la compagnia di assicurazioni utilizza un'applicazione per produrre lettere per i clienti. Ogni lettera è presente in un file PDF separato. Le lettere prodotte dall'applicazione non contengono il nome, il numero di telefono, e l'indirizzo e-mail dell'agente per i clienti.
  • Un'applicazione produce file separati da virgole (CSV) con le informazioni dell'agente e altri dati che consentono alla compagnia di comporre e gestire le lettere. Le due applicazioni inviano 100 coppie di file contemporaneamente.
  • Per ottimizzare l'elaborazione delle lettere e aggiungere le informazioni di contatto per gli agenti, la compagnia esegue in batch 50 lettere in un singolo lavoro PDF con 50 file CSV richiesti per leggere i dati dell'agente nel PDF che altre operazioni utilizzano nel flusso di lavoro.

Prima di impostare un flusso di lavoro e una periferica di input:

  • Assicurarsi che i file di input ausiliari soddisfino questi requisiti:
    • La riga di intestazione contiene i nomi di database delle proprietà del documento, separati da virgole, per ogni valore dei dati che si desidera aggiungere al file delle proprietà del documento.
    • Il file presenta una riga di dati per ogni documento nel file PDF associato.
    • Su ciascuna riga di dati, i valori per le proprietà del documento vengono separati da virgole.

    Ad esempio, questo file di input ausiliario viene associato con un file PDF contenente un unico documento. Un file contiene una riga di intestazione e un'unica riga di dati con cinque valori di dati: 

    Doc.Custom.AgentName,Doc.Custom.AgentPhone,Doc.Custom.AgentEmail,Region,AgentCodeKelly Lopez,1-800-555-1234,kelly.lopez@insurancebiz.com,Southeast,B475

  • Assicurarsi che le intestazioni per i valori dei dati che si desidera utilizzare nel flusso di lavoro siano definite come proprietà del documento RICOH ProcessDirector.

    Nell'esempio, si desidera utilizzare i valori per Doc.Custom.AgentName, Doc.Custom.AgentPhone, e Doc.Custom.AgentEmail in un'operazione basata sul modello EmailDocuments.

    Definire Doc.Custom.AgentName, Doc.Custom.AgentPhone, e Doc.Custom.AgentEmail come proprietà del documento personalizzate.

      Nota:
    • Consigliamo di far cominciare i nomi delle proprietà del documento personalizzate con Doc.Custom.
    • Se non si desidera utilizzare i valori dei dati nel flusso di lavoro, non occorre definire l'intestazione per i valori dei dati come una proprietà del documento RICOH ProcessDirector. Nell'esempio, non si definiscono AgentRegion e AgentCode come proprietà del documento RICOH ProcessDirector.

  • Creare un file di intestazione che elenca i nomi di database delle proprietà del documento i cui valori si desidera aggiungere al PDF: Ciascun nome proprietà database si presenta su una riga separata.

    Ad esempio, si crea un file headers.txt con questo contenuto: 

    Doc.Custom.AgentNameDoc.Custom.AgentPhoneDoc.Custom.AgentEmail

    Quando l'operazione IdentifyPDFDocuments nel flusso di lavoro elabora un set di file nell'esempio, si crea un file delle proprietà del documento con i dati estratti dalla lettera e dai dati provenienti dal file di input ausiliario. Ad esempio, la compagnia ha associato i dati del cliente, come il nome e l'indirizzo e-mail, nella lettera alle proprietà del documento nel file di controllo Identifica PDF. L'operazione IdentifyPDFDocuments crea un DPF con tali valori.

    Doc.Custom.CustomerName Doc.EmailAddress       Doc.Custom.AgentNameDoc.Custom.AgentPhone Doc.Custom.AgentEmailChris Smith            chris.smith@myisp.com  Kelly Lopez1-800-555-1234        kelly.lopez@insurancebiz.com

Per impostare l'elaborazione di set di file contenenti documenti PDF e dati:
  1. Fare clic sulla scheda Amministrazione .
  2. Nel pannello a sinistra, fare clic su Dispositivi ⇒ Dispositivi di input.
  3. Aggiungere o copiare un dispositivo di input hot folder.

    Ad esempio, fare clic su Aggiungi ⇒ Hot Folder e denominare la periferica di input PDFInputFromSets.

  4. Su tutte le schede, immettere le proprietà obbligatorie e facoltative che occorre adeguare al proprio ambiente.
  5. Fare clic sulla scheda Generale.
  6. Per la proprietà Flusso di lavoro secondario, selezionare il nome del flusso di lavoro modificato per elaborare set di file.

    Ad esempio, selezionare PDFDocumentsFromSets.

    Se è stato creato un nuovo flusso di lavoro, utilizzare il valore predefinito. Una volta salvato il nuovo flusso di lavoro, visualizzare le proprietà per la periferica di input e selezionare il flusso di lavoro come valore di questa proprietà.

  7. Fare clic sulla scheda Batch.
  8. Per la proprietà Metodo batch, selezionare Numero di set, Pagine nei set, o Set di tempo.
  9. Specificare i valori per le altre proprietà associate con il metodo batch selezionato.

    Ad esempio, si desidera eseguire il batch della periferica di input e inoltrare i file al flusso di lavoro dopo la ricezione di 50 set di file PDF e file CSV. Per la proprietà Numero di file da eseguire in batch, immettere 50.

  10. Specificare un valore per la proprietà Modello corrispondente per le impostazioni, o utilizzo del valore predefinito:
    (.+?)\.[^.]*$|$

    Il valore predefinito indica a RICOH ProcessDirector di aggiungere i file i cui nomi sono identici ad eccezione delle estensioni dello stesso set.

    Ad esempio: 

    customer_1.pdfcustomer_1.csv

  11. Per la proprietà Modelli dati, immettere: .*pdf$
  12. Immettere i valori della proprietà per il modello file che identifica un file di input ausiliario.

    Ad esempio, digita tali valori per un file di input ausiliario con l'estensione di un file CSV:

    • Modello file: .*csv$
    • Utilizzo file di spool: auxinput
    • Tipo file di spool: csv
    • Modello di file obbligatorio: Sì
    • Sequenza modello di file: 1

    RICOH ProcessDirector consente di utilizzare qualsiasi valore per la proprietà Utilizzo file di spool che non sia una parola chiave di RICOH ProcessDirector. Le parole chiave includono control, overrrides e print.

  13. Fare clic su Aggiungi.
  14. Quando si termina di impostare i valori per la proprietà per il dispositivo di input, fare clic su OK.
  15. Fare clic sulla scheda Flusso di lavoro.
  16. Aprire un flusso di lavoro che si desidera modificare oppure creare un nuovo flusso di lavoro.

    Ad esempio, copiare e modificare il flusso di lavoro EnhancePDFDocuments fornito. Denominare il flusso di lavoro copiato PDFDocumentsFromSets.

  17. Aggiungere o modificare un'operazione basata sul modello di operazione IdentifyPDFDocuments.
  18. Impostare i valori per le proprietà dell'operazione IdentifyPDFDocuments:
    1. Per la proprietà Identifica file di controllo PDF, specificare il percorso completo o il nome simbolico del file di controllo creato utilizzando Plug-in ProcessDirector di RICOH per Adobe Acrobat.

      Il file di controllo Identifica PDF predefinito definisce ciascun file PDF come un unico documento. Utilizzare Plug-in ProcessDirector di RICOH per Adobe Acrobat per creare un file di controllo personalizzato se:

      • I file PDF contengono due o più documenti.
      • Si desidera aggiungere markup ai documenti.
      • Si desidera associare i dati nei documenti alle proprietà del documento.

    2. Per la proprietà Estensione del file di input ausiliario, immettere l'estensione dei file di input ausiliario.

      Assicurarsi che questo valore venga associato al valore della proprietà Tipo file di spool per il modello di file di input ausiliario definito sul dispositivo di input

      Nell'esempio, i file di input ausiliario presentano un'estensione CSV. Immettere: csv

    3. Per la proprietà File di intestazioni, immettere il percorso completo e il nome del file che elenca quali valori copiare dal file di input ausiliario al DPF.

      Ad esempio, immettere /aiw/aiw1/aux_input/headers.txt (Linux) o C:\aiw\aiw1\aux_input\headers.txt (Windows).

  19. Effettuare ulteriori modifiche al flusso di lavoro, come necessario.
  20. Salvare il flusso di lavoro.
  21. Verificare la periferica di input e il flusso di lavoro:
    1. Abilitare il flusso di lavoro.
    2. Abilitare e collegare il dispositivo di input che invia processi sul flusso di lavoro.
    3. Inviare le impostazioni dei file PDF e CSF alla periferica di input finché non si raggiunge il limite in cui la periferica di input esegue il batch dei file e li invia al flusso di lavoro.
      Per l'esempio della periferica di input, inviare 50 set di file PDF e CSV.
Quando l'operazione IdentifyPDFDocuments viene eseguita, si genera questo output:
  • Un unico file PDF con tutti i documenti da tutti i set.
  • Una directory sets che contiene una sottodirectory per ciascun set di file.
  • Un file delle proprietà del documento che contiene i valori per i dati associati alle proprietà del documento nel file di controllo Identifica PDF e i valori dei dati dai file di input ausiliario.

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