Miglioramento dei file PDF per Archivia

Utilizzare Plug-in ProcessDirector di RICOH per Adobe Acrobat per ottimizzare i file PDF di esempio, in modo da poter memorizzare i relativi documenti e informazioni cronologiche in un contenitore.

I file devono contenere un gruppo di pagine che identifichi i documenti e le proprietà di documento richieste per la ricerca dei documenti nel contenitore. Utilizzare Plug-in ProcessDirector di RICOH per Adobe Acrobat per identificare i gruppi di pagine. Per informazioni dettagliate sulle funzioni Plug-in ProcessDirector di RICOH per Adobe Acrobat da utilizzare in questa procedura, ad esempio Definisci proprietà documento, consultare Plug-in ProcessDirector di RICOH per Adobe Acrobat nella guida in linea.

Per ottimizzare i file PDF da utilizzare con la funzione Archivia:

  1. Aprire un file PDF in Adobe Acrobat Professional e fare clic su Ricoh ⇒ Seleziona per attivare Plug-in ProcessDirector di RICOH per Adobe Acrobat.
  2. Tracciare un riquadro intorno al testo da utilizzare per definire gruppi di pagine basati su testo. In alternativa, tracciare un riquadro in qualsiasi punto per definire gruppi di pagine non basati su testo. Fare clic su Definisci gruppo di pagine.
    1. Nel menu a discesa Gruppi di pagine, selezionare Crea gruppi pagine a lunghezza fissa o Inizia gruppo di pagine quando il testo selezionato viene trovato.
      È possibile definire un gruppo di pagine in base a un numero stabilito di pagine o in base al testo visualizzato ripetutamente all'interno del file PDF. Ad esempio, se sulla prima pagina di ogni documento viene visualizzato il testo Pagina 1, è possibile utilizzarlo per definire i gruppi di pagine.
        Nota:

      • Se si utilizza il testo per definire la pagina iniziale del gruppo, tale testo viene visualizzato nella stessa posizione sulla prima pagina di ciascun documento.

      • In caso di utilizzo di un file PDF di esempio per la definizione di un gruppo di pagine, verificare che il contenuto e la posizione del testo selezionato corrispondano ai file PDF di produzione.

    2. Fare clic su OK.
  3. Fare clic su Ricoh ⇒ Visualizza Page Group Navigator e verificare che i documenti nel file PDF siano stati definiti correttamente.
  4. Definire la prima proprietà di documento da utilizzare per la ricerca dei documenti in un contenitore:
    1. Fare clic con il pulsante sinistro del mouse sull'angolo in alto a sinistra dei dati da acquisire. Trascinare il mouse per tracciare un riquadro intorno ai dati.
      Tracciare un riquadro abbastanza grande che consenta di acquisire l'occorrenza più lunga di dati presenti nei file PDF. Alcuni caratteri all'interno di un file PDF dispongono di un buffer per lo spazio vuoto maggiore rispetto ad altri caratteri. È possibile visualizzare i dati acquisiti nell'area Testo selezionato della finestra di dialogo.
    2. Selezionare Definisci proprietà del documento dal menu a comparsa.
    3. Selezionare una proprietà di documento RICOH ProcessDirector dall'elenco a discesa.
      Se occorrono proprietà di documento non presenti nel menu a discesa, è necessario definire tali proprietà di documento personalizzate nel file docCustomDefinitions.xml. A questo punto, si esegue l'utilità docCustom per aggiornare i file di configurazione e si aggiungono tali proprietà al database. Dopo il caricamento, i nuovi valori delle proprietà del documento sono disponibili nel plug-in Plug-in ProcessDirector di RICOH per Adobe Acrobat, in qualsiasi punto in cui vengono definite le proprietà del documento. Per ulteriori informazioni sulla modifica del file docCustomDefinitions.xml, l'esecuzione dell'utilità docCustom e il caricamento delle proprietà di documento RICOH ProcessDirector, consultare RICOH ProcessDirector: Installazione delle funzioni di elaborazione dei documenti.
    4. Per specificare le pagine dalle quali estrarre i dati relativi alle proprietà del documento, utilizzare la sessione Condizioni di posizionamento.
      Se si desidera estrarre i dati relativi alla proprietà del documento dalla prima pagina di ciascun documento, selezionare Pagine basate su una regola, quindi Tutte le pagine anteriori.
    5. Fare clic su OK per creare la proprietà del documento.
    6. Selezionare Ricoh ⇒ Visualizza valori della proprietà del documento e scorrere diversi gruppi di pagine nel file PDF per verificare che in Plug-in ProcessDirector di RICOH per Adobe Acrobat vengano estratti i valori delle proprietà del documento corretti per ciascun gruppo di pagine.
  5. Ripetere la procedura descritta in precedenza per definire ogni proprietà di documento che si desidera utilizzare per cercare i documenti in un contenitore.
  6. Quando si è pronti a salvare la definizione del gruppo di pagine e le proprietà del documento, fare clic su Ricoh ⇒ Salva file di controllo.
  7. Denominare il file di controllo o accettare il valore predefinito. Fare clic su Salva. Viene visualizzato un messaggio di conferma. Fare clic su OK.
  8. Inviare il file di controllo al server RICOH ProcessDirector in una directory accessibile dall'utente del sistema RICOH ProcessDirector.
    Nota: Quando si crea il flusso di lavoro Archivia, specificare il nome e la posizione del file di controllo in ogni operazione basata sul modello procedura IdentifyPDFDocuments o BuildPDFFromDocuments.

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