Invio di documenti per e-mail durante l'elaborazione di un lavoro

È possibile inviare per e-mail i documenti PDF aggiungendo un'operazione basata sul modello di operazione EmailDocuments a un flusso di lavoro.

È necessario fornire un indirizzo e-mail per ogni documento e memorizzare tale indirizzo in una proprietà di documento. È possibile utilizzare la proprietà di documento Doc.EmailAddress o, in alternativa, definire una proprietà di documento personalizzata nel file docCustomDefinitions.xml. Dopo aver definito la proprietà di documento personalizzata, eseguire l'utilità docCustom e aggiornare la funzione Proprietà documento personalizzato.

  • Se ogni documento contiene l'indirizzo e-mail del destinatario, è possibile utilizzare la funzione Definisci proprietà documento in Plug-in ProcessDirector di RICOH per Adobe Acrobat per specificare i dati dell'indirizzo e-mail da estrarre per ogni documento di un lavoro.
  • Se si utilizza la funzione Gestione preferenza, è possibile associare gli indirizzi e-mail contenuti in un file esterno alla proprietà di documento per ogni documento del lavoro.

È necessario installare e configurare un server SMTP per consentire a RICOH ProcessDirector di inviare un messaggio e-mail. RICOH ProcessDirector permette di collegarsi a due server SMTP. È possibile utilizzare le proprietà del server SMTP predefinite per collegarsi a un server di posta elettronica interno e le proprietà alternative per collegarsi a un provider e-mail.

Per configurare RICOH ProcessDirector affinché invii per e-mail i documenti durante l'elaborazione del lavoro:
  1. Effettuare una copia del flusso di lavoro esistente o creare un nuovo flusso di lavoro.
  2. Aggiungere al flusso di lavoro un'operazione basata sul modello di operazione EmailDocuments dopo l'operazione BuildPDFFromDocuments e prima di qualsiasi operazione che riordini i documenti a livello di lavoro, come ReversePDFPageOrder o PreparePDFOutputForFinishing.
    È possibile collocare l'operazione EmailDocuments dopo le operazioni che riordinano i documenti a livello di documento, come GroupDocuments, SortDocuments e SplitDocuments.

    Per i lavori che inviano per e-mail e stampano i documenti, l'ordine tipico delle operazioni è:

    • IdentifyPDFDocuments
    • SortDocuments
    • BuildPDFFromDocuments
    • EmailDocuments
    • PreparePDFOutputForFinishing
    • PrintJobs

    Se si aggiunge un'operazione che lasci una copia del file di lavoro nella directory di spool da utilizzare per estrarre i documenti da inviare per e-mail, è possibile inserire l'operazione EmailDocuments dopo una che riordini i documenti a livello di lavoro. Ad esempio, è possibile inserire un'operazione basata sul modello di operazione SnapshotJobFile dopo l'operazione BuildPDFFromDocuments e prima di quella che riordina i documenti:

    • IdentifyPDFDocuments
    • SortDocuments
    • BuildPDFFromDocuments
    • SnapshotJobFile
    • PreparePDFOutputForFinishing
    • PrintJobs
    • EmailDocuments

      Importante:
    • Se non si seguono queste raccomandazioni sull'inserimento delle operazioni, l'operazione EmailDocuments potrebbe inviare un documento a un indirizzo e-mail sbagliato senza generare alcun errore.

  3. Collegare l'operazione alle altre operazioni del flusso di lavoro.
    Se si desidera stampare alcuni documenti e inviarne altri per e-mail, aggiungere un'elaborazione condizionale al flusso di lavoro o creare flussi di lavoro secondari.

    Ad esempio, è possibile:

    • Aggiungere un'elaborazione condizionale per i lavori principali e secondari in prossimità dell'inizio del flusso di lavoro (ad esempio, dopo un'operazione SetJobPropsFromTextFile). Definire una regola per il ramo che riceve i lavori principali: N. lavoro Diverso da *.*. I lavori secondari, che contengono un separatore decimale nel numero di lavoro, passano al ramo dei lavori secondari.
    • Definire una proprietà di documento Doc.Custom.EmailPreference con valori e No.
    • Utilizzare un'operazione basata sul modello di operazione GroupDocuments per raggruppare i documenti in base al valore della proprietà di documento Doc.Custom.EmailPreference.
    • Utilizzare un'operazione basata sul modello di operazione CreateJobsFromDocuments per creare un lavoro secondario separato per ciascun gruppo.
    • Utilizzare un'operazione basata sul modello di operazione SetDocPropsFromConditions all'inizio del ramo dei lavori secondari. L'operazione assegna un valore a una proprietà di lavoro in base al valore della proprietà di documento Doc.Custom.EmailPreference.

      Il file con le condizioni della proprietà può impostare il valore della proprietà di lavoro Custom 1 (nome proprietà database Job.Info.Attr1) su e-mail o stampa:

      Doc.Custom.EmailPreference,Job.Info.Attr1
      =Yes,email
      =No,print

    • Inviare i lavori secondari a indirizzi e-mail separati e stampare i rami del ramo dei lavori secondari definendo le regole per i rami:
      • Custom 1 = e-mail per il ramo con l'operazione EmailDocuments.
      • Custom 1 = stampa per il ramo con l'operazione PrintJobs.

  4. Specificare i valori proprietà per l'operazione EmailDocuments:
    1. Impostare un valore per la proprietà Indirizzo destinatario.
      Ad esempio, è possibile decidere di inviare per e-mail ogni documento all'indirizzo e-mail specificato nella proprietà di documento Doc.EmailAddress. Impostare il valore su ${Doc.EmailAddress}.
    2. Impostare un valore per la proprietà Tipo server SMTP.
      Ad esempio, è possibile inviare documenti a un server SMTP esterno che è stato configurato con le proprietà Server SMTP alternativo. Impostare il valore su Alternativo.
    3. Impostare la proprietà Allega documento su .
    4. Impostare un valore per la proprietà File origine dell'allegato.
      Esempi:
      • È possibile allegare un documento del file PDF corrente nella directory di spool del lavoro. Utilizzare il valore predefinito: ${getFileName(print,pdf,read)}.
      • È possibile allegare un documento di un file PDF salvato con l'operazione SnapshotJobFile. Se si imposta il valore della proprietà Descrittore del file di istantanea dell'operazione SnapshotJobFile su e-mail, utilizzare questo valore: ${getFileName(email,pdf,read)}.
    5. Impostare un valore per la proprietà Oggetto o la proprietà Messaggio oppure per entrambe.
      Ad esempio, è possibile estrarre da ogni documento il nome del cliente definendo una proprietà di documento Doc.Custom.CustomerName. È possibile impostare il valore di una qualsiasi delle proprietà su Estratto conto per ${Doc.Custom.CustomerName}.
    6. Compilare o modificare i valori per le altre proprietà facoltative che si desidera utilizzare.
  5. Una volta salvato e abilitato il flusso di lavoro, provarlo per assicurarsi che funzioni come previsto:
    1. Creare un lavoro di prova con un piccolo numero di documenti. Questi documenti devono essere associati a indirizzi e-mail validi che si desidera inserire nella prova.
    2. Inviare il lavoro nel flusso di lavoro e assicurarsi che il documento giusto venga inviato all'indirizzo giusto.
Quando l'operazione EmailDocuments invia un documento al server SMTP, imposta il valore di proprietà E-mail creato su nel file delle proprietà del documento. Se l'operazione non invia un documento, imposta il valore di proprietà su No.
    Nota:
  • RICOH ProcessDirector non riceve informazioni dal server SMTP sull'invio o l'avvenuta consegna dell'e-mail ai destinatari.