Invio di documenti per e-mail durante l'elaborazione di un lavoro
È necessario fornire un indirizzo e-mail per ogni documento e memorizzare tale indirizzo
in una proprietà di documento. È possibile utilizzare la proprietà di documento Doc.EmailAddress o, in alternativa, definire una proprietà di documento personalizzata nel file docCustomDefinitions.xml
. Dopo aver definito la proprietà di documento personalizzata, eseguire l'utilità
docCustom e aggiornare la funzione Proprietà documento personalizzato.
- Se ogni documento contiene l'indirizzo e-mail del destinatario, è possibile utilizzare la funzione Definisci proprietà documento in Plug-in ProcessDirector di RICOH per Adobe Acrobat per specificare i dati dell'indirizzo e-mail da estrarre per ogni documento di un lavoro.
- Se si utilizza la funzione Gestione preferenza, è possibile associare gli indirizzi e-mail contenuti in un file esterno alla proprietà di documento per ogni documento del lavoro.
È necessario installare e configurare un server SMTP per consentire a RICOH ProcessDirector di inviare un messaggio e-mail. RICOH ProcessDirector permette di collegarsi a due server SMTP. È possibile utilizzare le proprietà del server SMTP predefinite per collegarsi a un server di posta elettronica interno e le proprietà alternative per collegarsi a un provider e-mail.
- Effettuare una copia del flusso di lavoro esistente o creare un nuovo flusso di lavoro.
- Aggiungere al flusso di lavoro un'operazione basata sul modello di operazione EmailDocuments dopo l'operazione BuildPDFFromDocuments e prima di qualsiasi operazione che riordini i documenti a livello di lavoro, come
ReversePDFPageOrder o PreparePDFOutputForFinishing.È possibile collocare l'operazione EmailDocuments dopo le operazioni che riordinano i documenti a livello di documento, come GroupDocuments, SortDocuments e SplitDocuments.
Per i lavori che inviano per e-mail e stampano i documenti, l'ordine tipico delle operazioni è:
- IdentifyPDFDocuments
- SortDocuments
- BuildPDFFromDocuments
- EmailDocuments
- PreparePDFOutputForFinishing
- PrintJobs
Se si aggiunge un'operazione che lasci una copia del file di lavoro nella directory di spool da utilizzare per estrarre i documenti da inviare per e-mail, è possibile inserire l'operazione EmailDocuments dopo una che riordini i documenti a livello di lavoro. Ad esempio, è possibile inserire un'operazione basata sul modello di operazione SnapshotJobFile dopo l'operazione BuildPDFFromDocuments e prima di quella che riordina i documenti:
- IdentifyPDFDocuments
- SortDocuments
- BuildPDFFromDocuments
- SnapshotJobFile
- PreparePDFOutputForFinishing
- PrintJobs
- EmailDocuments
- Importante:
- Se non si seguono queste raccomandazioni sull'inserimento delle operazioni, l'operazione EmailDocuments potrebbe inviare un documento a un indirizzo e-mail sbagliato senza generare alcun errore.
- Collegare l'operazione alle altre operazioni del flusso di lavoro.Se si desidera stampare alcuni documenti e inviarne altri per e-mail, aggiungere un'elaborazione condizionale al flusso di lavoro o creare flussi di lavoro secondari.
Ad esempio, è possibile:
- Aggiungere un'elaborazione condizionale per i lavori principali e secondari in prossimità dell'inizio del flusso di lavoro (ad esempio, dopo un'operazione SetJobPropsFromTextFile). Definire una regola per il ramo che riceve i lavori principali: N. lavoro Diverso da *.*. I lavori secondari, che contengono un separatore decimale nel numero di lavoro, passano al ramo dei lavori secondari.
- Definire una proprietà di documento Doc.Custom.EmailPreference con valori Sì e No.
- Utilizzare un'operazione basata sul modello di operazione GroupDocuments per raggruppare i documenti in base al valore della proprietà di documento Doc.Custom.EmailPreference.
- Utilizzare un'operazione basata sul modello di operazione CreateJobsFromDocuments per creare un lavoro secondario separato per ciascun gruppo.
- Utilizzare un'operazione basata sul modello di operazione SetDocPropsFromConditions all'inizio del ramo dei lavori secondari. L'operazione assegna un valore a una proprietà
di lavoro in base al valore della proprietà di documento Doc.Custom.EmailPreference.
Il file con le condizioni della proprietà può impostare il valore della proprietà di lavoro Custom 1 (nome proprietà database Job.Info.Attr1) su e-mail o stampa:
Doc.Custom.EmailPreference,Job.Info.Attr1 =Yes,email =No,print
- Inviare i lavori secondari a indirizzi e-mail separati e stampare i rami del ramo
dei lavori secondari definendo le regole per i rami:
- Custom 1 = e-mail per il ramo con l'operazione EmailDocuments.
- Custom 1 = stampa per il ramo con l'operazione PrintJobs.
- Specificare i valori proprietà per l'operazione EmailDocuments:
- Impostare un valore per la proprietà Indirizzo destinatario.Ad esempio, è possibile decidere di inviare per e-mail ogni documento all'indirizzo e-mail specificato nella proprietà di documento Doc.EmailAddress. Impostare il valore su ${Doc.EmailAddress}.
- Impostare un valore per la proprietà Tipo server SMTP.Ad esempio, è possibile inviare documenti a un server SMTP esterno che è stato configurato con le proprietà Server SMTP alternativo. Impostare il valore su Alternativo.
- Impostare la proprietà Allega documento su Sì.
- Impostare un valore per la proprietà File origine dell'allegato.Esempi:
- È possibile allegare un documento del file PDF corrente nella directory di spool del lavoro. Utilizzare il valore predefinito: ${getFileName(print,pdf,read)}.
- È possibile allegare un documento di un file PDF salvato con l'operazione SnapshotJobFile. Se si imposta il valore della proprietà Descrittore del file di istantanea dell'operazione SnapshotJobFile su e-mail, utilizzare questo valore: ${getFileName(email,pdf,read)}.
- Impostare un valore per la proprietà Oggetto o la proprietà Messaggio oppure per entrambe.Ad esempio, è possibile estrarre da ogni documento il nome del cliente definendo una proprietà di documento Doc.Custom.CustomerName. È possibile impostare il valore di una qualsiasi delle proprietà su Estratto conto per ${Doc.Custom.CustomerName}.
- Compilare o modificare i valori per le altre proprietà facoltative che si desidera utilizzare.
- Impostare un valore per la proprietà Indirizzo destinatario.
- Una volta salvato e abilitato il flusso di lavoro, provarlo per assicurarsi che funzioni
come previsto:
- Creare un lavoro di prova con un piccolo numero di documenti. Questi documenti devono essere associati a indirizzi e-mail validi che si desidera inserire nella prova.
- Inviare il lavoro nel flusso di lavoro e assicurarsi che il documento giusto venga inviato all'indirizzo giusto.
- Nota:
- RICOH ProcessDirector non riceve informazioni dal server SMTP sull'invio o l'avvenuta consegna dell'e-mail ai destinatari.