Eliminación de inserciones físicas
La agencia de servicios de impresión imprime extractos y folletos de publicidad para una amplia variedad de clientes. Los clientes envían sus recursos y datos del trabajo de impresión a la agencia de servicios. El personal de preimpresión utiliza una herramienta de composición de documentos para crear trabajos AFP. Los trabajos de impresión AFP se someten a RICOH ProcessDirector, que los envía a diez sistemas InfoPrint 4100 dúplex. Una vez impresos los trabajos, pasan a post-proceso para su doblado, inserción y envío por correo.
La agencia de servicios solicita a todos los clientes que envíen los recursos necesarios con cada trabajo de impresión; ellos no almacenan los recursos de forma indefinida. Muchos de los clientes (como las empresas de tarjetas de crédito) incluyen inserciones en el sobre con sus documentos. Esta disposición supone algunos problemas:
- Los encargados de las inserciones a menudo estropean el correo, por lo que con frecuencia deben volver a imprimirse documentos individuales. La reimpresión añade tiempo y costes al proceso.
- Los clientes tienden a ignorar las inserciones, separándolas del documento inmediatamente después de abrir el sobre y desechándolas.
La agencia de servicios desea ampliar su oferta para incluir impresión de datos variables a todo color utilizando una solución de color AFP. También consideran que pueden ahorrar tiempo, dinero y papel si reducen la complejidad de las tareas que realizan los encargados de las inserciones. Si el encargado de la inserción sólo tiene que doblar cada documento y meterlo en un sobre (en lugar de añadir dos hojas más de papel, doblarlas e insertarlas), tiene menos posibilidades de estropear el correo.
La solución
La agencia de servicios trabaja con el equipo de Ricoh para crear una solución basada en el proceso y el entorno existentes que permita a los clientes dejar de utilizar inserciones físicas en la publicidad y cambiarlas por inserciones electrónicas. Esperan eliminar uno de los encargados de inserciones imprimiendo anuncios a todo color directamente en las áreas en blanco o en los lados de los documentos de los clientes.
Si una empresa de tarjetas de crédito puede identificar datos y patrones que determinen las características de cada cliente, las inserciones electrónicas pueden destinarse a cada tipo de documento. Por ejemplo, la factura podría mostrar un anuncio de una furgoneta, un coche deportivo o una motocicleta, dependiendo de la demografía del cliente.
Implementación
Para aprovechar las ventajas de esta nueva función en color, la agencia de servicios realiza algunos cambios en el flujo de trabajo:
- Añaden un sistema InfoPrint 5000 dúplex y configuran RICOH ProcessDirector para someter trabajos de impresión a este.
- Dan directrices a los clientes para que incluyan instrucciones sobre el uso de imágenes en color y logotipos además de los fonts y los gráficos.
- Se ofrece formación al departamento de preimpresión para que utilicen una aplicación de gráficos para la gestión de perfiles de color y la normalización de imágenes.
- Añaden un paso al proceso para asegurarse de que los clientes han seguido las directrices. Si no lo han hecho, el personal de preimpresión ajusta la resolución y los perfiles de color de entrada para que se adapten a las directrices antes de someter el trabajo de impresión.