Sustitución de formularios preimpresos
En los últimos cinco años, el banco ha adquirido diez bancos más pequeños y está en negociaciones con varios otros. El banco padre utiliza un sistema AFP para imprimir extractos in situ en formularios preimpresos. Todos los formularios preimpresos contienen logotipos en color. Algunos de ellos también contienen imágenes de fondo o bloques de color que dividen la página en regiones. El sistema actual está formado por:
- RICOH InfoPrint Manager, que incluye la característica Ayuda para formato de página de impresora (PPFA)
- Tres líneas InfoPrint 4000 dúplex
- Dos líneas InfoPrint 4100 dúplex
Los bancos que se han adquirido manejan la impresión de varias formas. Algunos de ellos tienen sus propias imprentas; otros subcontratan la impresión a otras empresas. El personal de impresión en el banco padre ha invertido una gran cantidad de tiempo trasladando las operación de impresión de los bancos adquiridos a su centro de operaciones de impresión, empezando por los que subcontrataban la impresión. Cinco de ellos se han convertidos. Los administradores de la imprenta están empezando a enfrentarse a algunos problemas interesantes:
- El aumento de carga de trabajo en las operaciones in situ significa que deben aumentar su capacidad de impresión.
- Cada uno de los bancos que ha adquirido el banco padre ha mantenido su propia marca y su propio logotipo. Cada vez que uno de los bancos se ha integrado con operaciones de impresión, ha traído consigo cinco formularios preimpresos diferentes como mínimo que se deben ordenar y almacenar.
- Aunque cada tipo de formulario preimpreso proviene del mismo proveedor, los colores varían notablemente.
- Los bancos adquiridos acabarán sustituyendo sus antiguos logotipos y formularios por los logotipos y formularios del banco padre, pero las fechas no están todavía previstas.
Con el aumento en el número de formularios que deben guardarse, el espacio está empezando a ser un problema. El equipo sabe que deben ampliar la capacidad de impresión, pero no tienen espacio para una nueva línea a doble cara. Si pudieran eliminar parte del papel que tienen que almacenar, podrían utilizar dicho espacio para la nueva línea.
La solución
El equipo de Ricoh propone una solución de color AFP para:
- Transformar los formularios preimpresos en extractos en color y eliminar la necesidad de formularios preimpresos, reduciendo de esta forma el papel que debe almacenarse.
- Perfeccionar el proceso de mover los bancos adquiridos al logotipo y los formularios del banco padre.
- Optimizar la gestión de recursos para maximizar el rendimiento.
- Conseguir que los colores sean más uniformes de un trabajo a otro.
La solución añade una línea InfoPrint 5000 dúplex y el AFP Resource Installer al sistema existente y actualiza los otros componentes para añadir soporte de color AFP. El banco puede elegir qué aplicaciones debe trasladar al flujo de trabajo en color, teniendo en cuenta el hecho de que el rendimiento de la línea de InfoPrint 5000 es menor que el de la línea de InfoPrint 4100. Asimismo, estos trabajos de impresión no se pueden ejecutar en las impresoras InfoPrint 4100 o InfoPrint 4000 existentes, ya que dichas impresoras no pueden imprimir los elementos de color necesarios.
Cuando el personal de impresión tenga un dominio suficiente del uso del sistema, puede empezar a preparar más aplicaciones para un traslado final al color migrándolas para que utilicen la función de escala de grises de alta calidad disponible en las impresoras InfoPrint 4100. Más adelante, cuando estén preparados para añadir otra línea de color (eliminando más almacenamiento de papel o sustituyendo una de las líneas InfoPrint 4000), pueden cambiar dichos trabajos de impresión a las impresoras en color.
Diagrama de solución para añadir el RICOH AFP Resource Installer y una impresora InfoPrint 5000
Implementación
Para implementar la solución de color, el personal de impresión del banco trabaja con el equipo de Ricoh en varias fases:
- Planificación de la solución de color
- Determine dónde debe ubicarse la biblioteca de recursos para que sea accesible para todas las aplicaciones que necesiten utilizarla.
- Determine qué tipo de recursos pueden o deben guardarse en la impresora para su reutilización. Por ejemplo, los archivos de firma probablemente no deben guardarse en la impresora; los logotipos de empresa y las imágenes de fondo, probablemente sí.
- Instalación y configuración del sistema
- Instale las impresoras InfoPrint 5000.
- Aplique actualizaciones del servicio a RICOH InfoPrint Manager y al PPFA para añadir soporte de color.
- Instale AFP Resource Installer.
- Configuración de la gestión de recursos para obtener un rendimiento óptimo
- Utilice el AFP Resource Installer para instalar los CMR de las impresoras InfoPrint 5000.
- Obtenga el archivo PDF del formulario preimpreso o utilice software de diseño gráfico para crear una imagen de página completa para utilizarla como imagen de fondo.
- Utilice el AFP Resource Installer para instalar el PDF o la imagen como un recurso de objeto de datos y asociarle un CMR de conversión de color.
- Configure RICOH InfoPrint Manager para reconocer las bibliotecas de recursos que utiliza el AFP Resource Installer y para enviar trabajos de impresión a la nueva impresora.
- Utilice PPFA para crear una definición de formulario y una definición de página que invoque el
nuevo recurso de objeto de datos.
Consulte el objeto utilizando el ID que ha especificado al instalarlo.
- Copie las nuevas definiciones de formulario o definiciones de página que ha creado en una biblioteca de recursos existente.
- Prueba de las operaciones del sistema
- Cree un trabajo de impresión que invoque la definición de formulario y la definición de página, y que apunte a las nuevas bibliotecas de recursos.
- Someta el trabajo de impresión.
- Compruebe la salida de color.