Caso de ejemplo de uso para aplicar marcas de documentos en función de un archivo de preferencias

En este caso de ejemplo, una empresa cambia su proceso de impresión de PDF para añadir una oferta de marketing a los extractos de clientes en un archivo PDF compuesto antes de imprimir los extractos. Se puede añadir una de dos ofertas de marketing diferentes. La selección de cada extracto se basa en el nivel de recompensa que ha obtenido un cliente. Debido a que el nivel de recompensa no forma parte de los datos del extracto, la empresa exporta los niveles de recompensa desde su base de datos de clientes a un archivo de texto que contiene cabeceras. Ese archivo de texto se utiliza como un archivo de preferencias. Los valores del archivo determinan la oferta aplicada a cada extracto.

El archivo de preferencias contiene niveles de recompensa y números de cuenta de clientes. Los clientes con un nivel de recompensa Platinum reciben una oferta y los clientes con el nivel de recompensa Gold reciben otra oferta. Los clientes que no han alcanzado un nivel de recompensa no reciben ninguna oferta.

Antes de cambiar su proceso, la empresa imprime todos sus extractos mediante el flujo de trabajo proporcionado EnhancePDFDocuments. El valor de la propiedad Identificar archivo de control PDF en el paso IdentifyPDFDocuments es /aiw/aiw1/control_files/EnhancePDFdocs.ctl. El valor de la propiedad Crear archivo de control PDF 1 en el paso BuildPDFFromDocuments es /aiw/aiw1/control_files/EnhancePDFdocs.ctl.

La empresa utiliza el dispositivo de entra proporcionado HotFolderPDF con la propiedad Flujo de trabajo hijo establecida en EnhancePDFDocuments.

Utilizan Plug-in RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat para identificar los extractos como documentos individuales en el archivo PDF de producción para cada trabajo. Los datos de cada extracto incluyen el número de cuenta.

Para dar soporte al nuevo proceso, el administrador:

Configura propiedades de documento personalizadas y añade marcas para las ofertas.
Crea un objeto de correlación de propiedad.
Pone el archivo de preferencias a disposición de RICOH ProcessDirector.
Añade el paso ApplyPreferences al flujo de trabajo EnhancePDFDocuments.

Configuración de propiedades de documento personalizadas y adición de marcas

Para definir propiedades de documento personalizadas y añadir marcas, el administrador:

Define dos propiedades de documento personalizadas (con títulos que especifican los nombres de interfaz de usuario) en el archivo docCustomDefinitions.xml:
- Doc.Personalizado.Númerocuenta, con Número de cuenta para el título
- Doc.Personalizado.Nivelrecompensa, con Nivel de recompensa para el título
Ejecuta la utilidad docCustom y actualiza la característica Propiedades de documentos personalizadas.
Carga las propiedades de documento de RICOH ProcessDirector actualizadas a Plug-in RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat.
Utiliza la función Definir propiedad de documento en el plug-in para correlacionar los datos de número de cuenta en los documentos con la propiedad de documento Número de cuenta (nombre de base de datos Doc.Personalizado.Númerocuenta).
Durante el procesamiento, el paso IdentifyPDFDocuments en el flujo de trabajo extrae los datos de la propiedad de documento Número de cuenta de cada documento en el archivo PDF para el trabajo.
- La función Definir propiedad de documento no se puede utilizar para correlacionar datos con la propiedad de documento Nivel de recompensa (nombre de base de datos Doc.Personalizado.Nivelrecompensa) debido a que los documentos no tienen dichos datos. Durante el procesamiento, el paso ApplyPreferences en el flujo de trabajo utiliza el archivo de preferencias para rellenar los valores de las propiedades.
Utiliza la función Gestionar reglas en el plug-in para definir dos reglas:
- La regla Award_level_platinum tiene estas condiciones: Doc.Personalizado.Nivelrecompensa = Platinum
- La regla Award_level_gold tiene estas condiciones: Doc.Personalizado.Nivelrecompensa = Gold
Utiliza la función Añadir imagen en el plug-in para añadir dos imágenes:
- La primera imagen se sitúa en los documentos que cumplen las condiciones de la regla Award_level_platinum.
- La segunda imagen se sitúa en los documentos que cumplen las condiciones de la regla Award_level_gold.
Utiliza la función Guardar archivo de control en el plug-in para guardar la definición de propiedad de documento y las marcas para las dos imágenes en el archivo de control EnhancePDFdocs.ctl.
Envía el archivo de control al servidor de RICOH ProcessDirector.

Creación de un objeto de correlación de propiedad

El administrador crea un objeto de correlación de la propiedad CustomerPreferences con estos valores:

En la sección General, el valor de Tipo de archivo es CSV.

En la sección Correlación de propiedad, los valores son:

Cabecera	Propiedad de documento	Uso
Número de cuenta	Número de cuenta	Identificar documento
Recompensas	Nivel de recompensa	Actualizar propiedad

Disponibilidad del archivo de preferencias para RICOH ProcessDirector

Para poner el archivo de preferencias para RICOH ProcessDirector, el administrador:

Crea un directorio /aiw/aiw1/preferences para los archivos de preferencias.
Indica al departamento que proporciona el archivo de preferencias que lo denomine EnhancePDFprefs.csv y lo guarde en el directorio /aiw/aiw1/preferences.
Se asegura de que el archivo de preferencias esté listo para que RICOH ProcessDirector lo procese:
- El archivo debe tener un formato CSV (valores separados por comas) o delimitado por tabulaciones.
  Para las columnas de datos, las cabeceras se deben especificar en el objeto de correlación de propiedad: Número de cuenta y Recompensas.
Este ejemplo muestra una fracción del archivo:
```
Account Number,Awards
2000144372,Gold
2001144678,None
2001154898,Platinum
2004187456,None
2007192007,None
2010197554,Gold
2010223114,Gold
2012234096,Platinum
2231547625,None
```

Modificación del flujo de trabajo

Para modificar el flujo de trabajo EnhancePDFDocuments que utiliza la empresa para imprimir extractos, el administrador añade un paso ApplyPreferences tras el paso IdentifyPDFDocuments y define los valores para las propiedades de los pasos:

El valor de Archivo de preferencias es /aiw/aiw1/preferences/EnhancePDFprefs.csv.
El valor de Correlación de propiedad es CustomerPreferences.

Procesamiento de trabajos a través del flujo de trabajo

Después de configurar y probar el flujo de trabajo, el administrador lo pone en producción.

El dispositivo de entrada proporcionado HotFolderPDF recibe un trabajo en PDF con documentos de extractos y lo somete al flujo de trabajo EnhancePDFDocuments.

El trabajo pasa al paso IdentifyPDFDocuments. RICOH ProcessDirector identifica los documentos en el archivo PDF y determina el valor de la propiedad Doc.Custom.AccountNumber para cada documento. RICOH ProcessDirector escribe los valores de la propiedad en el archivo de propiedades de documento para el trabajo.

El trabajo pasa al paso ApplyPreferences. RICOH ProcessDirector lee la información en el archivo EnhancePDFprefs.csv y crea una columna de datos en el archivo de propiedades de documento. La columna contiene valores para la propiedad Doc.Personalizado.Nivelrecompensa.

El trabajo pasa al paso BuildPDFFromDocuments. RICOH ProcessDirector aplica imágenes a los documentos utilizando los valores de la propiedad Doc.Personalizado.Nivelrecompensa en el archivo de propiedades de documento.

RICOH ProcessDirector™ para Windows