Códigos de índice
Puede crear códigos de índice mediante estos procedimientos:
- Puede crear un código de índice para un bloque de texto que aparezca en una ubicación coherente de la misma página de todos los grupos de páginas, en una página suplementaria o en una página individual de un grupo de páginas. Por ejemplo, puede crear un código de índice para un bloque de texto que contenga un nombre de cliente o un número de cuenta. Puede editar el valor de texto para eliminar texto no deseado, como por ejemplo espacios en blanco o caracteres especiales.
- Puede crear un área de índice que aparezca en una ubicación coherente de la misma página de todos los grupos de páginas o de una página suplementaria y crear códigos de índice dentro del área. Dentro de un área de índice, puede crear códigos de índice que abarquen varios bloques de texto de la misma línea. Por ejemplo, si un bloque de texto de una línea contiene la primera mitad de un número de cuenta y el bloque de texto siguiente de la línea contiene la segunda mitad del número de cuenta, puede concatenar los valores de los bloques de texto y crear un código de índice que abarque ambos bloques de texto.
- Puede crear códigos de índice para un área de dirección en un grupo de páginas o página suplementaria. Un área de dirección resulta de utilidad si desea indexar direcciones de mailing que pueden contener un número diferente de líneas en cada grupo de páginas. Por ejemplo, la dirección de un grupo de páginas podría contener cuatro líneas, mientras que la dirección de otro grupo de páginas podría contener cinco líneas. En un área de dirección, puede ejecutar funciones especializadas que se apliquen a las direcciones. Por ejemplo, puede crear un código de índice para un código postal en el formato del servicio postal de los Estados Unidos (nnnnn o nnnnn-nnnn) que aparezca en la última línea del área de dirección (o en una línea relativa a la última línea).
- Puede crear códigos de índice para registros Ninguna operación (NOP). Un registro NOP hace que la aplicación se desplace a la siguiente instrucción para su proceso sin realizar ninguna otra acción. Los registros NOP se pueden encontrar en cualquier parte de un grupo de páginas, ya sea en una página del grupo de páginas o fuera de las páginas AFP lógicas. Los registros NOP del archivo AFP no pueden visualizarse ni imprimirse, pero puede crear códigos de índice a partir de datos incluidos en ellos. Puede crear códigos de índice para registros NOP que se encuentren en la misma posición en todos los grupos de páginas pero fuera de una página, o bien crear códigos de índice para registros NOP específicos que se encuentren en cualquier ubicación en los grupos de páginas, ya sea en una página o fuera de ella.
Por ejemplo, una aplicación de extractos bancarios produce un archivo con cientos de extractos de clientes individuales. Cada extracto tiene el mismo formato genérico, aunque puede variar en tamaño o en número de páginas. Cada extracto contiene el número de página, un número de cuenta, una fecha y la dirección del cliente. Después de utilizar la modalidad Indexador de AFP para crear grupos de páginas y definir páginas suplementarias, debe crear un código de índice para el número de cuenta y otro código de índice para la fecha, a fin de que, al visualizar archivos AFP de producción en RICOH ProcessDirector, pueda visualizar un extracto determinado basado en el número de cuenta o la fecha. Puede crear códigos de índice adicionales para los valores de la dirección del cliente, como el código postal, para poder ordenar los extractos (documentos) según el código postal antes de realizar la impresión. Si ha instalado Editor de AFP, puede crear códigos de barras que contengan el código postal.
Si el archivo AFP ya está indexado, puede añadir nuevos códigos de índice para utilizarlos con los grupos de páginas existentes y las páginas suplementarias. También puede actualizar un archivo de control existente para un archivo AFP y añadir nuevos códigos de índice a los existentes.