Sustitución de formularios preimpresos
Para cada uno de los formularios preimpresos, asocie una página PDF que represente el equivalente electrónico de los datos preimpresos con cada una de las caras de un objeto de soporte. El trabajo entrante solicita el soporte para el trabajo o para las páginas seleccionadas en el trabajo por nombre. Un paso en el flujo de trabajo combina los datos de la página PDF con los datos del trabajo para crear un archivo de impresión que se puede imprimir en papel normal.
Las propiedades de formulario electrónico de los objetos de soporte solo se utilizan cuando los trabajos van por un paso que combina los formularios electrónicos con los datos del trabajo. Puede utilizar los mismos objetos de soporte para imprimir trabajos en los formularios preimpresos cuando los trabajos no pasan por ese paso.
Puede procesar trabajos que están listos para usar formularios electrónicos y trabajos que no están preparados en un flujo enviándolos a través de dos derivaciones:
- Los trabajos que están preparados para utilizar formularios electrónicos pasan por una derivación con el paso que combina formularios electrónicos con los datos del trabajo.
- Los trabajos que no están listos pasan por una derivación que no tiene dicho paso.
Las derivaciones comprueban una propiedad de trabajo, como Personalizado 1. Debe asignar un valor a la propiedad para los trabajos que están preparados para utilizar formularios electrónicos y otro valor para los trabajos que no están preparados.
El uso de derivaciones en el flujo de trabajo permite utilizar formularios electrónicos para reducir o eliminar el inventario de formularios preimpresos a su propio ritmo. Por ejemplo, puede seleccionar el formulario preimpreso que está a punto reordenar o el formulario preimpreso más caro para moverlo primero a los formularios electrónicos.
Requisitos previos
El dispositivo Sustitución de formularios preimpresos requiere el dispositivo Soporte de documento PDF. Si se instala la característica Soporte de AFP, la característica Sustitución de formularios preimpresos también permite insertar formularios PDF en trabajos AFP.
Plantillas de pasos
Sustitución de formularios preimpresos proporciona las plantillas de paso CombinePDFWithForm y CombineAFPWithForm. Los pasos basados en estas plantillas de paso combinan formularios electrónicos con datos de archivos PDF o AFP respectivamente.
- Nota:
- La plantilla de paso CombineAFPWithForm está disponible cuando se instalan las características Sustitución de formularios preimpresos y Soporte de AFP.
Propiedades de formulario electrónico para objetos de soporte
Para definir formularios electrónicos para un objeto de soporte, utilice la sección Formulario electrónico del cuaderno de propiedades del soporte.
Las propiedades Parte frontal del formulario y Parte trasera del formulario permiten crear un formulario electrónico a partir de una página de un archivo PDF. Puede crear un formulario electrónico para el anverso del soporte, para el reverso o para ambos. Cuando los pasos CombinePDFWithForm o CombineAFPWithForm procesan trabajos o páginas que requieren soportes con valores para estas propiedades, el paso combina los formularios con los datos.
La propiedad Nombre del soporte para la impresión indica a RICOH ProcessDirector el nombre de soporte que se debe utilizar para programar el trabajo y para imprimir el trabajo o las páginas que requieren el soporte. Los valores de la propiedad ofrecen estas opciones:
- Sustituir el nombre del soporte solicitado para el trabajo por un nombre nuevo.
- Conservar el nombre original.
- Eliminar el nombre para que se utilice el soporte predeterminado de impresora.
Los valores de la propiedad Nombre del soporte para la impresión permiten implementar Sustitución de formularios preimpresos en la operación de impresión sin retener los operadores y sin cambiar los datos intercambiados con otras aplicaciones. Por ejemplo:
- El objeto de soporte Form1240 se creó para un formulario preimpreso en papel blanco. Después de adjuntar formularios electrónicos al objeto de soporte, desea que los pasos CombinePDFWithForm o CombineAFPWithForm eliminen el nombre del soporte Form1240 cuando los trabajos o las páginas soliciten el soporte Form1240. Debe establecer el valor de la propiedad Nombre del soporte para la impresión en Ninguno. RICOH ProcessDirector imprime los trabajos o las páginas en el papel definido como predeterminado en la impresora.
- El objeto de soporte Form1400 se creó para un formulario preimpreso en papel azul. Una vez que ha adjuntado formularios electrónicos al objeto de soporte, desea que el paso sustituya el nombre del soporte Form1400 por Carta azul cuando los trabajos o las páginas soliciten el soporte Form1400. Debe establecer el valor de la propiedad Nombre de soporte para la impresión en Seleccionado y, a continuación, seleccionar Carta azul. RICOH ProcessDirector imprime los trabajos o las páginas en el papel Carta azul.
- El objeto de soporte Form 2010 se creó para un formulario preimpreso en papel azul. Después de adjuntar formularios
electrónicos al objeto de soporte, desea que el paso mantenga Form 2010 como nombre del soporte cuando los trabajos o las páginas soliciten el soporte Form 2010.
Debe establecer el valor de la propiedad Nombre del soporte para la impresión en Nombre actual. Form 2010 permanece como nombre de soporte en el catálogo de la impresora. Los operadores cargan papel de alta calidad (sin datos preimpresos) para los trabajos que solicitan el soporte Form 2010.
Al elegir un valor para la propiedad Nombre del soporte para la impresión, tenga en cuenta sus necesidades de elaboración de informes de Management Information System (MIS). Tenga en cuenta la forma en la que desea seguir y cargar el soporte.