Escenario de uso para almacenar trabajos durante un año como máximo
Actualmente, la imprenta realiza 200 trabajos al día y utiliza un paso RetainCompletedJobs en el flujo de trabajo para conservar los trabajos durante un mes. Resulta difícil encontrar trabajos, ya que la tabla Trabajos contiene 6000 trabajos. De cada 100 trabajos, 1 se reimprime con actualizaciones. Con la característica Archivador, la imprenta puede almacenar trabajos en un repositorio durante un año y conservar trabajos en la tabla Trabajos durante dos días solamente. La tabla Trabajos ahora solo contiene 400 trabajos. La imprenta puede encontrar trabajos almacenados más rápidamente al buscarlos en el repositorio que al consultar las propiedades de trabajo de 6000 trabajos.
Un administrador de la imprenta crea un repositorio con un período de retención de un año. El administrador añade un paso basado en la plantilla de pasos StoreInRepository tras el paso PrintJobs al flujo de trabajo de impresión de PDF, pero antes del paso RetainCompletedJobs. El administrador especifica seis propiedades de trabajo en el paso StoreInRepository. Asignado a impresora (la fecha y la hora en que la impresora recibió el trabajo), Nombre de cliente, Personalizado 2 (que almacena la fecha de ciclo), Nombre de archivo de entrada, Ubicación solicitada y Flujo de trabajo. El personal de la imprenta puede buscar y recuperar trabajos en función de las seis propiedades de trabajo.
El departamento de preimpresión utiliza Plug-in RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat para identificar documentos individuales en un archivo PDF. El personal de preimpresión envía el trabajo al flujo de trabajo de impresión PDF.
Cuando un trabajo completa el paso StoreInRepository, el trabajo y sus seis propiedades de trabajo se almacenan en el repositorio. Dos días después de la impresión del trabajo, finaliza el paso RetainCompletedJobs y se suprime de la tabla Trabajos.
En junio de 2014, varios meses después de que se ejecutase un trabajo de tarjetas postales para una empresa inmobiliaria, la imprenta recibe una solicitud de reimpresión de la tarjetas postales con un nombre de contacto nuevo. El supervisor de la imprenta busca en el repositorio el valor Metro Real Estate para la propiedad Nombre de cliente y un valor posterior a 1/1/14 12:00:00 AM para la propiedad Asignado a impresora. La tabla de resultados de la búsqueda muestra los trabajos que coinciden con el valor Metro Real Estate como Nombre de cliente. Se muestran los 12 trabajos impresos para el cliente en 2014. El supervisor consulta las fechas de la columna Asignado a impresora de la tabla de resultados para buscar el trabajo que debe reimprimirse con un nombre de contacto nuevo.
El supervisor visualiza el trabajo para verificar que sea el correcto y, a continuación, manda el trabajo a un flujo de trabajo corto que envía el archivo PDF por correo como datos adjuntos al departamento de preimpresión. El personal de impresión utiliza Plug-in RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat para actualizar el nombre de contacto en todos los documentos del archivo PDF. A continuación, el archivo PDF se envía a un flujo de trabajo PDF para su reimpresión.