Adición de pasos para cifrar archivos PDF

Puede añadir pasos al flujo de trabajo que agrega la protección con contraseña a los archivos PDF y que restringe las acciones que pueden efectuarse en los archivos PDF.
Es posible, por ejemplo, que tenga que enviar una muestra de un trabajo a su cliente. Si el trabajo contiene datos confidenciales, puede agregar un paso basado en la plantilla de pasos EncryptPDF para cifrar la muestra antes de enviarla.

Cuando cifre un archivo PDF, puede especificar una o dos contraseñas. La Contraseña del propietario es la contraseña principal. Desbloquea completamente el archivo, por lo que el destinatario puede leerlo, rellenar los campos del formulario e incluso editar el contenido. Los pasos de RICOH ProcessDirector necesitan el nivel de acceso que proporciona la Contraseña del propietario cuando procesan trabajos, puesto que a menudo efectúan cambios a estos archivos PDF.

La Contraseña del usuario es una contraseña más limitada. Desbloquea el archivo para que se pueda leer, pero no modificar. Esta contraseña solo es necesaria si estas dos afirmaciones son ciertas:

  • El destinatario debe escribir una contraseña para abrir el archivo para leerlo.
  • El destinatario tiene prohibido cambiar el documento; no puede, por ejemplo, completar los formularios o editar el contenido.

Si el archivo no contiene información segura, puede cifrarlo para que se pueda abrir sin una contraseña, pero continuará requiriendo la Contraseña del propietario para las funciones de edición.

Para agregar pasos para cifrar archivos PDF:

  1. Pulse la pestaña Flujo de trabajo.
  2. Pulse el nombre del flujo de trabajo que desea modificar.
  3. Opcional: Inhabilite el flujo de trabajo pulsando el conmutador que hay a la izquierda del nombre de flujo de trabajo.
    Si no inhabilita el flujo de trabajo mientras lo edita, los trabajosa que utilicen este flujo de trabajo seguirán avanzando por los pasos. Al guardar, el flujo de trabajo se inhabilita temporalmente y se vuelve a habilitar. Los trabajos que se están procesando en el flujo de trabajo pueden experimentar un error.
  4. Agregue el paso EncryptPDF para procesar los archivos PDF.
    La mayoría de los pasos no pueden procesar archivos PDF cifrados. Seleccione cuidadosamente el lugar en el que colocar este paso para evitar errores en el flujo de trabajo. Por ejemplo, si está entregando un archivo PDF cifrado como un documento final, debe colocar el paso lo más cerca posible del final del flujo. Si está enviando el archivo PDF cifrado como una vista previa al cliente, puede situarlo en los primeros pasos del flujo de trabajo. Asegúrese de guardar el archivo PDF cifrado en una ubicación distinta al directorio de spool.
  5. Introduzca la Contraseña del propietario que desea definir para el archivo y seleccione el nivel Acciones protegidas con contraseña.
  6. Si el nivel Acciones protegidas con contraseña se define en Editar, Cumplimentar, Leer y desea que el destinatario escriba una contraseña para abrir el archivo, introduzca una Contraseña del usuario. Si el nivel Acciones protegidas con contraseña se define en Editar o en Editar, Cumplimentar, no se requiere una Contraseña del usuario.
  7. Si los pasos restantes del flujo de trabajo no tienen que abrir el archivo PDF, puede utilizar el valor por omisión para la propiedad Archivo PDF cifrado. El valor por omisión del trabajo, ${ID_trabajo.print.pdf}sustituye el archivo de spool para el trabajo. Para mantener la versión sin cifrar del archivo en el directorio de spool para continuar con el procesamiento, especifique un valor diferente para la propiedad Archivo PDF cifrado, como por ejemplo: ${getFileName(encrypted, pdf, write)}
  8. Guarde y habilite el flujo de trabajo.
Tema principal: Preparación para usar flujos de trabajo