Caso de ejemplo de uso: Verificar documentos tras su inserción

En este caso de ejemplo se describen los pasos necesarios para configurar una cámara o un escáner de códigos de barras para que lean códigos de barras a través de la ventana de cada sobre de un trabajo a medida que los sobres salen del mecanismo de inserción. Algunos de estos pasos se pueden realizar de forma simultánea.
  1. Prepare el hardware de la cámara o el escáner de códigos de barras.
    1. Adquiera la cámara o el escáner de códigos de barras e instálelo en el mecanismo de inserción.
        Nota:
      • Siga las instrucciones proporcionadas por el fabricante al instalar la cámara o el escáner de códigos de barras. Pruebe las condiciones de iluminación para asegurarse de que la cámara pueda leer el código de barras con claridad. Si la luz se refleja en la ventana de plástico, es posible que los códigos de barras no se escaneen. Por otro lado, compruebe la ubicación de la cámara o el escáner de códigos de barras para asegurarse de que estén alineados con los códigos de barras de todos los tipos de documentos que escanee.
    2. Conecte la cámara o el escáner de códigos de barras a la red. Anote la dirección IP y el número de puerto que utiliza la cámara.
  2. Identifique el formato de código de barras que necesita y créelo.
    1. Determine el tipo de código de barras que desee utilizar y el formato de datos que desee aplicar a los códigos de barras que se incluyan en los documentos. El formato de código de barras debe contener las propiedades de trabajo Número de trabajo y Secuencia en trabajo hijo. Determine cuántos caracteres desea asignar a cada una de esas propiedades y si desea incluir otra información en el código de barras.
        Nota:
      • Aunque inicialmente el número de trabajo se establece en ocho caracteres, debe incluir al menos dos caracteres más (.n) en el formato del código de barras. Los números de trabajo de los trabajos hijo creados para las reimpresiones tienen al menos 10 caracteres. Asegúrese de que la simbología del código de barras utilizado permita el uso de puntos, ya que están presentes en el número de trabajo de todos los trabajos hijo que se hayan creado para su reimpresión.
    2. Inicie sesión en RICOH ProcessDirector como administrador y cree el objeto de formato de código de barras. Si instala una única camera y escanea todos los códigos de barras en la misma ubicación del sobre, debería necesitar un único formato de código de barras para el sistema. Si tiene que incluir otros datos en el código de barras por otros motivos y esos datos no se pueden normalizar de forma sencilla en todas las aplicaciones, es posible que necesite crear más de un formato de código de barras. Sin embargo, las propiedades Número de trabajo y Secuencia en trabajo hijo deben encontrarse en las mismas posiciones del código de barras en todos los formatos de código de barras que se utilicen con el mismo lector de códigos de barras.
  3. Si el archivo de impresión está en formato PDF, añada los códigos de barras a los datos de impresión.
    1. Siga las instrucciones de RICOH ProcessDirector: Instalación de características de procesamiento de documentos para instalar el plug-in en el sistema Adobe Acrobat Professional.
    2. Abra el archivo en Adobe Acrobat Professional y active el plug-in de Ricoh.
    3. Defina cómo se pueden determinar los límites del documento en el archivo de impresión. Estos límites son los desencadenantes que RICOH ProcessDirector puede utilizar para averiguar dónde termina un documento y empieza otro.
    4. Después de fijar los límites del documento, defina el área donde se colocará el código de barras y sus contenidos. Asegúrese de que esté colocado de tal forma que coincida con el enfoque de la cámara o el escáner de códigos de barras. Solo puede colocar el código de barras en la primera página de cada documento, puesto que la cámara (en este ejemplo) está realizando la lectura a través del sobre.
    5. Para el primer Tipo de contenido, seleccione Propiedad de trabajo y Job.ID como Valor de contenido. Haga clic en Editar y seleccione Rellenar con cáracter como modificador. Escriba 0 como valor de Rellenar con el carácter y especifique al menos 3 dígitos para permitir el manejo de los trabajos de reimpresión.
    6. Regrese al cuadro de diálogo Añadir código de barras y seleccione Propiedad de documento para el siguiente Tipo de contenido que tenga Doc.SequenceInChild como Valor de contenido. Repita los pasos anteriores para rellenar el valor con 0 para que contenga un número de dígitos mínimo igual al número de documentos que espera tener en el trabajo. Por ejemplo: Si espera que este trabajo incluya 9.999 documentos, introduzca 4 en el campo Longitud mínima de texto de relleno. Si espera que este trabajo incluya 100.000 documentos, introduzca 6 en el campo Longitud mínima de texto de relleno.
    7. Guarde el archivo de control que ha creado con el plug-in. Envíe el archivo al servidor RICOH ProcessDirector y deposítelo en un directorio al que pueda acceder el usuario del sistema RICOH ProcessDirector.
  4. Si el archivo de impresión está en formato AFP, añada los códigos de barras a los datos de impresión.
      Importante:
    • Para trabajos AFP, debe contar con grupos de páginas definidos previamente para añadir los códigos de barras. Si los archivos AFP no contienen grupos de páginas, puede utilizar la modalidad de indexador de AFP en RICOH Visual Workbench para agregar grupos de páginas.

    Si desea utilizar la propiedad Destinatario de verificación para identificar los documentos, debe contar con un código de índice definido previamente en el archivo AFP que sea posible correlacionar con la propiedad de documento Destinatario de verificación que se ha agregado con la característica Verificación automatizada. El archivo de ejemplo proporcionado ya tiene definida esa propiedad. Para enlazar su propio código de índice con la propiedad:

    1. Abra el archivo AFP en AFP Visual Workbench. Seleccione el plug-in DPD.
    2. Haga doble clic en el nombre de la propiedad Destinatario de verificación, situado en la parte inferior de la ventana, y proporcione la información solicitada en el cuadro de diálogo Definir opciones de enlace.
    3. Guarde el archivo de control creado con AFP Visual Workbench. Envíe el archivo al servidor RICOH ProcessDirector y deposítelo en un directorio al que pueda acceder el usuario del sistema RICOH ProcessDirector.
    4. Para crear el código de barras, seleccione la modalidad AFP de mejora y exporte un archivo de control EnhanceAFP, que lo utilizará el paso BuildAFPFromDocuments. Se incluye un archivo de control de ejemplo llamado VerifyAFPbarcode.cfg en el directorio /aiw/aiw1/testfiles (Linux) o en el directorio C:\aiw\aiw1\testfiles (Windows). Utilice los comentarios del archivo para especificar el número de caracteres de cada propiedad para que coincida con el formato del código de barras. Asegúrese de que el código de barras esté colocado de tal forma que coincida con el enfoque de la cámara o el escáner de códigos de barras.
  5. Cree un objeto de lector de códigos de barras.
    Inicie sesión en RICOH ProcessDirector como administrador y cree un objeto de lector de códigos de barras que se corresponda con la cámara o el escáner de códigos de barras. Utilice la dirección IP, el puerto y el formato de código de barras que ya ha creado.
  6. El flujo de trabajo VerifySample proporcionado con RICOH ProcessDirector procesa archivos PDF y AFP a través del flujo de trabajo Verificación automatizada. Empezando con una copia del flujo de trabajo VerifySample, modifíquelo para procesar sus propios archivos de impresión:
    1. Si el archivo de impresión está en PDF, en los pasos IdentifyPDFDocuments y BuildPDFFromDocuments, especifique el archivo de control que ha creado con el plug-in de Acrobat.
    2. Si el archivo de impresión está en AFP, en el paso IdentifyDocuments, especifique el archivo de control que ha creado con AFP Visual Workbench. En el paso BuildAFPFromDocuments, especifique el archivo de control AFP de mejora que ha creado previamente.
    3. En el paso ReadBarcodeData, especifique el lector de códigos de barras que ha configurado previamente.
    4. Especifique la propiedad de documento que el paso ReadBarcodeData debe actualizar cuando el lector de códigos de barras recibe información de los códigos de barras de los documentos.
    5. Decida cómo desea gestionar la finalización de este paso y cuánto tiempo desea esperar para estar seguro de que todos los códigos de barras se hayan escaneado.
  7. Cree un dispositivo de entrada que señale el flujo de trabajo que ha creado.
  8. Para probar el sistema, envíe un trabajo.
    1. Active el flujo de trabajo y conecte el lector de códigos de barras. Asegúrese de que el dispositivo de entrada esté conectado y activado.
    2. Envíe el archivo al dispositivo de entrada.
  9. Cuando el trabajo llegue al paso ReadBarcodeData, su estado cambiará a Leyendo códigos de barras. La cámara del mecanismo de inserción escanea los códigos de barras a través de las ventanas de los sobres que contienen los documentos correspondientes al trabajo.

    El operador puede seleccionar la acción Completar paso código de barras en la tabla Trabajos para comprobar el porcentaje de documentos escaneados. El cuadro de diálogo no se actualiza automáticamente, pero el operador puede cerrarlo y abrirlo de nuevo (por ejemplo, durante un trabajo extenso) para comprobar su progreso.

  10. Si el paso ReadBarcodeData se ha configurado para completar el paso de forma automática cuando se haya escaneado el 100 % de los documentos o tras un periodo de inactividad, el trabajo avanzará hasta el siguiente paso del flujo de trabajo sin ser necesaria la intervención del operador.

    Si el trabajo no avanza hasta el siguiente paso, el operador debe seleccionar la acción Completar paso código de barras para ese trabajo. Ese cuadro de diálogo muestra el porcentaje de documentos leídos por el escáner y el número de documentos que no se han leído. El operador puede elegir completar el paso incluso con los documentos que faltan para que el trabajo pueda acceder al siguiente paso, que suele ser Reconcile.

  11. Si el paso Reconcile está configurado para marcar todos los documentos que faltan para que se vuelvan a imprimir de forma automática y enviar el trabajo hijo a la impresora, el trabajo hijo que contiene las reimpresiones se crea automáticamente. El trabajo original se mueve al siguiente paso en el flujo de trabajo si no se detecta ninguna exploración duplicada. Si se detecta cualquier documento más de una vez, el trabajo pasa al estado En espera de reconciliación aunque esté activada la reconciliación automática.

    Si la reconciliación automática está desactivada, el operador debe seleccionar la acción Reconciliar en ese trabajo cuando se encuentre en el estado En espera de reconciliación. En el cuadro de diálogo Reconciliar, el operador puede consultar una lista de documentos en los que se ha seleccionado el valor Atención o Duplicado de la propiedad Estado del documento, que se actualiza en el paso Reconcile. El operador puede optar por reimprimir, extraer o aceptar ( Marcar Aceptar) uno o más documentos con estado Atención o Duplicado.

    Cuando todos los documentos del trabajo tengan un estado diferente del de Atención o Duplicado, el paso Reconcile se habrá completado y el trabajo avanzará hasta el siguiente paso.

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