Procesamiento de trabajos con archivos PDF cifrados

La mayoría de pasos no pueden procesar los archivos cifrados. La consecuencia es que debe descifrar el archivo antes del primer paso del flujo de trabajo que se necesita para abrir el archivo PDF. Utilice un paso basado en la plantilla de pasos DecryptPDF para quitar el cifrado de un archivo PDF.

Cuando cifre un archivo PDF, puede especificar una o dos contraseñas. La Contraseña del propietario es la contraseña principal. Desbloquea completamente el archivo, por lo que el destinatario puede leerlo, rellenar los campos del formulario e incluso editar el contenido. Los pasos de RICOH ProcessDirector necesitan el nivel de acceso que proporciona la Contraseña del propietario cuando procesan trabajos, puesto que a menudo efectúan cambios a estos archivos PDF.

La Contraseña del usuario es una contraseña más limitada. Desbloquea el archivo para que se pueda leer, pero no modificar. Esta contraseña solo es necesaria si estas dos afirmaciones son ciertas:

• El destinatario debe escribir una contraseña para abrir el archivo para leerlo.
• El destinatario tiene prohibido cambiar el documento; no puede, por ejemplo, completar los formularios o editar el contenido.

Si el archivo no contiene información segura, puede cifrarlo para que se pueda abrir sin una contraseña, pero continuará requiriendo la Contraseña del propietario para las funciones de edición.

Para descifrar un archivo PDF, debe utilizar la Contraseña del propietario que se definió cuando se creó el archivo. Colabore con el cliente para determinar el mejor modo de gestionar estas contraseñas. Puede optar por usar la misma contraseña para cada archivo PDF que un cliente envíe. En ese caso, puede registrar el valor Contraseña del propietario en el paso DecryptPDF sin actualizarlo.

Como alternativa, puede optar por definir una contraseña diferente para cada archivo PDF que se envía. Si la contraseña cambia con cada trabajo, debe proporcionarle al operador una forma de introducir la contraseña de cada trabajo. Puede añadir un paso manual al flujo de trabajo antes del paso DecryptPDF y darle un nombre como EnterOwnerPassword. Durante el procesamiento, el trabajo se detiene en dicho paso. El operador puede abrir el cuaderno de propiedades del trabajo e introducir la Contraseña del propietario en la pestaña PDF. A continuación, el operador puede completar el paso manual, con lo que la contraseña estará disponible cuando se ejecute el paso DecryptPDF.

La Contraseña del propietario también se puede someter a un archivo de alteraciones temporales junto con otras propiedades del trabajo. Sin embargo, este método no es recomendable porque no es seguro.