Configuración para utilizar documentos en trabajos PDF

Para utilizar documentos en trabajos PDF, debe definir cómo identificar los documentos, correlacionar los datos en los documentos con las propiedades del documento RICOH ProcessDirector y añadir marcas a los documentos. Por último, guarde la información de configuración en un archivo de control Plug-in RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat.

Los datos de los documentos se correlacionan con las propiedades de documentos suministradas con RICOH ProcessDirector o con propiedades de documentos personalizadas que usted defina. Defina las propiedades del documento personalizadas y cárguelas en Plug-in RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat antes de que correlacione los datos.

    Nota:
  • Este procedimiento proporciona instrucciones generales de configuración. Para instrucciones detalladas, consulte los temas relacionados.

Para configurar para utilizar documentos en trabajos PDF:
  1. Abra un archivo PDF en Adobe Acrobat Professional y pulse Ricoh ⇒ Seleccionar para que Plug-in RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat sea la herramienta activa.
  2. Defina grupos de páginas, que identifican el comienzo de cada documento de un trabajo:
    1. Dibuje un recuadro sobre el texto que desee utilizar para definir grupos de páginas basados en texto o en cualquier parte para definir grupos de página no basados en texto.
    2. Seleccione Definir grupos de páginas en el menú emergente.
    3. Seleccione una de las opciones de la lista Grupos de páginas.
    4. Pulse Aceptar.
    5. Pulse Ricoh ⇒ Ver navegador de grupos de páginas y compruebe que los documentos del archivo PDF se han definido correctamente.
  3. Correlacione datos en los documentos con propiedades del documento:
    1. Pulse justo encima de la esquina superior izquierda de los datos que capturar. Arrastre el ratón para dibujar un recuadro alrededor de los datos.
      Haga el recuadro lo suficientemente grande para que abarque la aparición más grande de texto de los archivos PDF. Algunos caracteres de un archivo PDF tienen un espacio blanco mayor que otros.
    2. Seleccione Definir propiedad de documento en el menú emergente.
      Consulte los datos capturados en el área de Texto seleccionado del cuadro de diálogo.
    3. Seleccione una propiedad de documento de RICOH ProcessDirector de la lista.
    4. Utilice la sección Colocación condicional para especificar las páginas para la extracción de los datos de propiedad de documento.
      Por ejemplo, para extraer los datos de propiedades de documento de la primera página de cada documento, seleccione Páginas basadas en una regla y, a continuación, Sólo el primer anverso.
    5. Pulse Aceptar para crear la propiedad de documento.
    6. Pulse Ricoh ⇒ Ver valores de propiedades de documento y desplácese a través de varios grupos de páginas de su archivo PDF para comprobar que Plug-in RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat extrajo los valores de propiedades de documento correctos de cada grupo de páginas.
    7. Para correlacionar datos en los documentos con otra propiedad del documento, repita los pasos anteriores.
  4. Añada marcas como códigos de barras, marcas OMR, imágenes, áreas ocultas y texto:
    1. Pulse a la izquierda para especificar la esquina superior izquierda de la nueva marca. Arrastre el ratón para dibujar un recuadro.
      Para las áreas ocultas, el recuadro especifica el área. Para códigos de barras, marcas OMR, imágenes y texto, el recuadro especifica la esquina superior izquierda. El recuadro no especifica el área que contiene el código de barras, la marca OMR, la imagen o el texto.
    2. Seleccione una opción como Añadir código de barras en el menú emergente.
    3. Facilite la información solicitada.
    4. Pulse Aceptar para crear la marca.
  5. Guarde la definición de grupo de páginas, las propiedades del documento y las marcas en un archivo de control:
    1. Pulse Ricoh ⇒ Guardar archivo de control.
    2. Asigne un nombre al archivo de control y acepte el valor por defecto.
    3. Pulse Guardar.
      Aparecerá un mensaje de confirmación.
    4. Pulse Aceptar.
  6. Envíe o copie el archivo de control en el directorio en el equipo primario al que el usuario del sistema RICOH ProcessDirector pueda acceder.
Cuando cree el flujo de trabajo que procese trabajos PDF que contienen documentos, especifique el nombre y la ubicación del archivo de control en el paso basado en la plantilla de pasos IdentifyPDFDocuments o BuildPDFFromDocuments.
    Nota:
  • Si obtiene resultados inesperados al procesar un archivo PDF 2.0 con un paso basado en el paso IdentifyPDFDocuments, lleve a cabo una de las acciones siguientes:
    • Utilice la versión de Plug-in RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat que se incluye con RICOH ProcessDirector versión 3.6 y superiores para actualizar el archivo de control. Recuerde copiar el archivo de control en la ubicación correcta para que RICOH ProcessDirector lo utilice.
    • Coloque un paso basado en la plantilla de pasos OptimizePDF al flujo de trabajo antes del paso IdentifyPDFDocuments.

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