Procesamiento de archivos PDF que contienen documentos
Puede utilizar Plug-in RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat para definir grupos de páginas, propiedades de documento, marcas, soportes y acabados en un archivo PDF de ejemplo. Guarde estas definiciones en un archivo de control.
Los de un flujo de trabajo extraen información acerca de los documentos de un archivo PDF y la guardan en un archivo de propiedades de documento estructurado en forma de tabla. El archivo de propiedades de documento permite a RICOH ProcessDirector realizar operaciones en documentos individuales, en vez de hacerlo solo en el trabajo como un conjunto.
Cuando el usuario crea un flujo de trabajo para recibir archivos PDF, incluye un paso basado en la plantilla de pasos IdentifyPDFDocuments. Especifique el archivo de control del Plug-in RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat que contiene la definición de grupo de páginas y cualquier propiedad de documento. Este paso crea un archivo de propiedades de documento que representa un inventario de todos los documentos del trabajo.
Para procesar documentos individuales, puede añadir pasos a la fase de ensamblaje del flujo de trabajo basándose en estas plantillas de pasos:
- GroupDocuments permite clasificar todos los documentos en grupos basándose en hasta seis propiedades de documento. Por ejemplo, si tuviera un archivo de 5.000 documentos complementarios de pólizas de seguros, podría agruparlos todos en todas las combinaciones de tipo de póliza (automóvil u hogar) y estado.
- SortDocuments permite clasificar documentos por hasta seis propiedades de documento. Por ejemplo, podría organizar alfabéticamente los documentos adjuntos de pólizas en cada grupo, de forma que tuviera todas las pólizas de automóvil de los estados A-Z seguidas por todas las pólizas de hogar en los estados A-Z.
- SplitDocuments permite dividir un trabajo grande en varios trabajos más pequeños en función del número de documentos o del número de hojas del trabajo más pequeño.
Cada uno de estos pasos añade o cambia información en el archivo de propiedades de documento sin cambiar el contenido del trabajo del PDF original. El archivo de propiedades de documento que se creó inicialmente para identificar todos los documentos tiene más información añadida a él como, por ejemplo, la ubicación de cada documento en el archivo PDF reorganizado.
Después de definir los pasos para manipular los documentos en el agrupamiento y orden nuevos que desea, incluya un paso en la fase de ensamblaje del flujo de trabajo que cree un nuevo archivo PDF con los documentos individuales organizados de acuerdo a esa clasificación. Utilice un paso basado en la plantilla de pasos BuildPDFFromDocuments si desea crear un único trabajo de salida basado en los documentos que se acaban de clasificar. Sin embargo, si desea crear trabajos de salida distintos porque ha utilizado el paso SplitDocuments o si desea imprimir cada grupo de documentos creado por el paso GroupDocuments por separado, añada también un paso basado en la plantilla de pasos CreateJobsFromDocuments.
Para permitir una manipulación más compleja de documentos, puede añadir varios archivos de control de Plug-in RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat que definan diferentes marcas para que se añadan a cada documento. El nombre del archivo de control que contiene estas definiciones se especifica al crear el paso BuildPDFFromDocuments en la fase de ensamblaje de un flujo de trabajo.
El resto del flujo de trabajo que procesa trabajos PDF tiene el mismo aspecto que si no tuviera instalado Soporte de documento PDF (los pasos pueden habilitar la recolocación del trabajo de impresión en caso de que sea necesario recuperarse de un atasco de papel o volver a imprimir los documentos seleccionados) y un paso basado en la plantilla de pasos PrintJobs gestiona el proceso de impresión. Los pasos de la fase de finalización permiten conservar el trabajo en RICOH ProcessDirector durante el intervalo que especifique y, a continuación, el trabajo se suprime del sistema cuando caduca el intervalo.
Si desea ver los valores de propiedades de documento en la interfaz de usuario o buscar un documento basado en un valor de propiedad, incluya un paso WriteDocumentsToDatabase en su flujo de trabajo. Este paso guarda los valores de propiedades de documento en la base de datos de documentos.