Caso de ejemplo de uso para distribuir extractos en función de un archivo de preferencias

En este caso, una empresa cambia su proceso de impresión de PDF para distribuir extractos a los clientes a través de múltiples canales. Los clientes eligen si sus extractos se imprimen, se envían por correo electrónico o se muestran en su cuenta de cliente en el sitio web de la empresa. Debido a que esta información no forma parte de los datos del extracto, la empresa exporta la información desde su base de datos de clientes a un archivo de texto que contiene cabeceras. Ese archivo de texto se utiliza como un archivo de preferencias. Los valores del archivo determinan cómo se distribuye cada extracto al cliente.

El archivo de preferencias contiene números de cuenta de clientes, preferencias de entrega de extractos, direcciones de correo electrónico y preferencias de marketing. Los clientes eligen si desean recibir ofertas de la empresa y distribuidores externos u ofertas sólo de la empresa, o si no desean recibir ninguna oferta.

Antes de cambiar su proceso, la empresa imprime todos sus extractos mediante el flujo de trabajo proporcionado EnhancePDFDocuments. El valor de la propiedad Identificar archivo de control PDF en el paso IdentifyPDFDocuments es /aiw/aiw1/control_files/EnhancePDFdocs.ctl. El valor de la propiedad Crear archivo de control PDF 1 en el paso BuildPDFFromDocuments es /aiw/aiw1/control_files/EnhancePDFdocs.ctl.

La empresa utiliza el dispositivo de entra proporcionado HotFolderPDF con la propiedad Flujo de trabajo hijo establecida en EnhancePDFDocuments.

Utilizan Plug-in RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat para identificar los extractos como documentos individuales en el archivo PDF de producción para cada trabajo. Los datos de cada extracto incluyen el número de cuenta.

Para dar soporte al nuevo proceso, el administrador:

Establece las propiedades de documento personalizadas.
Crea un objeto de correlación de propiedad.
Pone el archivo de preferencias a disposición de RICOH ProcessDirector.
Añade el paso ApplyPreferences al flujo de trabajo EnhancePDFDocuments.
Añade los pasos que permiten que el flujo de trabajo EnhancePDFDocuments modificado envíe los extractos por correo electrónico a los clientes y los muestre en el sitio web de la empresa.

Configuración de propiedades de documento personalizadas

Para definir propiedades de documento personalizadas, el administrador:

Define dos propiedades de documento personalizadas (con títulos que especifican los nombres de interfaz de usuario) en el archivo docCustomDefinitions.xml:
- Doc.Personalizado.Númerocuenta, con Número de cuenta para el título
- Doc.Personalizado.PrefOffers, con Preferencia de ofertas para el título
Ejecuta la utilidad docCustom y actualiza la característica Propiedades de documentos personalizadas.
Carga las propiedades de documento de RICOH ProcessDirector actualizadas a Plug-in RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat.
Utiliza la función Definir propiedad de documento en el plug-in para correlacionar los datos de número de cuenta en los documentos con la propiedad de documento Número de cuenta (nombre de base de datos Doc.Personalizado.Númerocuenta).
Durante el procesamiento, el paso IdentifyPDFDocuments en el flujo de trabajo extrae los datos de la propiedad de documento Número de cuenta de cada documento en el archivo PDF para el trabajo.
- La función Definir propiedad de documento no se puede utilizar para correlacionar datos con la propiedad de documento Preferencia de ofertas (nombre de base de datos Doc.Personalizado.PrefOffers) debido a que los documentos no tienen dichos datos. Durante el procesamiento, el paso ApplyPreferences en el flujo de trabajo utiliza el archivo de preferencias para rellenar los valores de las propiedades.
Utiliza la función Guardar archivo de control en el plug-in para guardar la definición de propiedad de documento en el archivo de control EnhancePDFdocs.ctl.
Envía el archivo de control al servidor de RICOH ProcessDirector.

Creación de un objeto de correlación de propiedad

El administrador crea un objeto de correlación de la propiedad CustomerPreferences con estos valores:

En la sección General, el valor de Tipo de archivo es CSV.

En la sección Correlación de propiedad, los valores son:

Cabecera	Propiedad de documento	Uso
Número de cuenta	Número de cuenta	Identificar documento
Tipo de salida	Tipo de salida	Actualizar propiedad
Dirección de correo electrónico	Dirección de correo electrónico	Actualizar propiedad
Ofertas	Preferencia de ofertas	Actualizar propiedad

Disponibilidad del archivo de preferencias para RICOH ProcessDirector

Para poner el archivo de preferencias para RICOH ProcessDirector, el administrador:

Crea un directorio /aiw/aiw1/preferences para los archivos de preferencias.
Indica al departamento que proporciona el archivo de preferencias que lo denomine EnhancePDFprefs.csv y lo guarde en el directorio /aiw/aiw1/preferences.
Se asegura de que el archivo de preferencias esté listo para que RICOH ProcessDirector lo procese:
- El archivo debe tener un formato CSV (valores separados por comas) o delimitado por tabulaciones.
  Para las columnas de datos, las cabeceras se deben especificar en el objeto de correlación de propiedad: Número de cuenta, Tipo de salida, Dirección de correo electrónico y Ofertas.
Este ejemplo muestra una fracción del archivo:
```
Account Number,Output Type,Email Address,Offers
2000144372,Print,,All
2001144678,Print,,None
2001154898,Email,m.lopez@isp1.com,Company
2004187456,Print,,Company
2007192007,Web,j.gomez@isp2.com,All
2010197554,Email,s.jones@isp3.com,Company
2010223114,Email,d.wilson@isp4.com,None
2012234096,Web,a.larson@isp5.com,None
2231547625,Print,,All
```

Modificación del flujo de trabajo

Para modificar el flujo de trabajo EnhancePDFDocuments que utiliza la empresa para imprimir extractos, el administrador:

Añade un paso ApplyPreferences tras el paso IdentifyPDFDocuments y define los valores para las propiedades de los pasos:
- El valor de Archivo de preferencias es /aiw/aiw1/preferences/EnhancePDFprefs.csv.
- El valor de Correlación de propiedad es CustomerPreferences.
Añade un paso GroupDocuments tras el paso ApplyPreferences y define el valor de la propiedad Grupo primero en Tipo de salida.
El paso GroupDocuments crea tres grupos de documentos en función de los valores de la propiedad de documento Tipo de salida. Los valores provienen del archivo EnhancePDFprefs.csv: Imprimir, Enviar por correo electrónico y Web.
Añade un paso CreateJobsFromDocuments al flujo de trabajo tras el paso GroupDocuments y define el valor de la propiedad Flujo de trabajo hijo en el nombre del flujo de trabajo actual.
Desconecta el paso CreateJobsFromDocuments del paso BuildPDFFromDocuments.
Añade una condición en el conector entre los pasos SetJobPropsFromTextFile y CountPages. La regla en el conector es: Número de trabajo no similar a *.*
Esta regla permite procesar trabajos padre e hijo en diferentes derivaciones. Los trabajos padre, que no tienen un . (punto) en el nombre, utilizan esta derivación.
Añade un paso SetDocPropsFromConditions y conecta el paso SetJobPropsFromTextFile al mismo. El paso SetDocPropsFromConditions inicia una nueva derivación para trabajos hijo. El conector no tiene una regla. Los trabajos hijo, que tienen una coma decimal en el número de trabajo, siguen esta derivación.
El paso SetDocPropsFromConditions especifica un archivo de condiciones de propiedad que establece la propiedad de trabajo Personalizado 1 (nombre de base de datos Job.Info.Attr1) en función del valor de la propiedad de documento Tipo de salida del archivo de preferencias. El archivo de condiciones de propiedad tiene este contenido:
```
"Doc.Pref.Output","Job.Info.Attr1"
"=Email","Email"
"=Print","Print"
"=Web","Web"
```
Conecta el paso SetDocPropsFromConditions con el paso BuildPDFFromDocuments.
Crea una derivación de flujo de trabajo para trabajos hijo con los extractos que se deben imprimir añadiendo una condición en el conector existente del paso BuildPDFFromDocuments al paso CountPages. La regla en el conector es: Personalizado 1 = Print
Añade un paso EmailDocuments y conecta el paso BuildPDFFromDocuments al mismo. El paso EmailDocuments envía un extracto como archivo PDF a la dirección de correo electrónico del cliente.
El archivo de preferencias contiene las direcciones de correo electrónico de los clientes.
Crea una derivación de flujo de trabajo para trabajos hijo con los extractos que se deben enviar por correo electrónico añadiendo una condición en el conector entre los pasos BuildPDFFromDocuments y EmailDocuments. La regla en el conector es: Personalizado 1 = Enviar por correo electrónico
Añade un paso RunExternalProgram y conecta el paso BuildPDFFromDocuments al mismo. El paso RunExternalProgram envía los extractos a un programa externo que los publica en el sitio web de la empresa.
Crea una derivación de flujo de trabajo para trabajos hijo con los extractos que se deben publicar en sitio web de la empresa añadiendo una condición en el conector entre los pasos BuildPDFFromDocuments y RunExternalProgram. La regla en el conector es: Personalizado 1 = Web
Añade un paso WaitForRelatedJobs entre el paso PrintJobs y el paso RetainCompletedJobs.
Conecta los pasos CreateJobsFromDocuments, EmailDocuments y RunExternalProgram con el paso WaitForRelatedJobs.

Procesamiento de trabajos a través del flujo de trabajo

Después de configurar y probar el flujo de trabajo, el administrador lo pone en producción.

El dispositivo de entrada proporcionado HotFolderPDF recibe un trabajo en PDF con documentos de extractos y lo somete al flujo de trabajo EnhancePDFDocuments.

El trabajo pasa por la derivación del flujo de trabajo para trabajos padre y continúa con el paso ApplyPreferences. RICOH ProcessDirector lee la información en el archivo EnhancePDFprefs.csv y crea tres columnas de datos en el archivo de propiedades de documento para el trabajo. Las columnas contienen valores para estas propiedades:

Doc.Pref.Output
Doc.Email.Address
Doc.Personalizado.PrefOffers

El trabajo va al paso GroupDocuments, que coloca cada documento en uno de los tres grupos en función del valor de la propiedad Tipo de salida.

El trabajo pasa al paso CreateJobsFromDocuments, que crea un trabajo hijo para cada grupo de documentos y somete los trabajos hijo al mismo flujo de trabajo.

Los trabajos hijo pasan por la derivación del flujo de trabajo para trabajos hijo.

Cuando los trabajos hijo llegan al paso SetDocPropsFromConditions, RICOH ProcessDirector establece el valor de la propiedad de trabajo Personalizado 1:

Para el trabajo hijo con la propiedad Tipo de salida establecida en Imprimir, la propiedad de trabajo Personalizado 1 se establece en Imprimir.
Para el trabajo hijo con la propiedad Tipo de salida establecida en Enviar por correo electrónico, la propiedad de trabajo Personalizado 1 se establece en Enviar por correo electrónico.
Para el trabajo hijo con la propiedad Tipo de salida establecida en Web, la propiedad de trabajo Personalizado 1 se establece en Web.

RICOH ProcessDirector envía los trabajos hijo a la derivación de impresión, correo electrónico o web del flujo de trabajo en función del valor de la propiedad de trabajo Personalizado 1.

El trabajo hijo con documentos que se deben imprimir pasa al paso WaitForRelatedJobs después del paso PrintJobs.

El trabajo hijo con documentos que se deben enviar por correo electrónico va al paso EmailDocuments, y RICOH ProcessDirector utiliza el valor especificado para la propiedad Dirección de correo electrónico para enviar por correo electrónico cada póliza como un archivo PDF al cliente.

A continuación, el trabajo hijo pasa al paso WaitForRelatedJobs.

El trabajo hijo con documentos web pasa al paso RunExternalProgram, que envía los extractos a un programa externo que los publica en el sitio web de la empresa.

A continuación, el trabajo hijo pasa al paso WaitForRelatedJobs.

Cuando todos los trabajos hijo llegan al paso WaitForRelatedJobs, el trabajo padre y los trabajos hijo comienzan el periodo de retención.

Nota:

Este caso de ejemplo muestra cómo añadir valores para la propiedad Preferencia de ofertas al archivo de propiedades de documento, pero no utiliza dichos valores en el flujo de trabajo. La empresa puede utilizar la propiedad para determinar si desea añadir una imagen con una oferta de marketing al extracto del cliente.

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