Mejora de archivos PDF para Archivador

Utilice el Plug-in RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat para mejorar archivos PDF de ejemplo con el fin de poder almacenar sus documentos o información de historial en un repositorio.

Los archivos deben tener un grupo de páginas, que identifica los documentos, así como las propiedades de documento requeridas para buscar documentos en el repositorio. Use el Plug-in RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat para identificar los grupos de páginas. Para obtener información detallada sobre las funciones de Plug-in RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat utilizadas en este procedimiento, como Definir propiedad de documento, consulte la ayuda en línea del Plug-in RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat.

Para mejorar archivos PDF para su uso con la característica Archivador:

  1. Abra un archivo PDF en Adobe Acrobat Professional y pulse Ricoh ⇒ Seleccionar para que Plug-in RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat sea la herramienta activa.
  2. Dibuje un recuadro sobre el texto que desee utilizar para definir grupos de páginas basados en texto o dibuje un recuadro en cualquier parte para definir grupos de página no basados en texto. Pulse Definir grupo de páginas.
    1. En el menú desplegable Grupos de páginas, seleccione Crear grupos de páginas de longitud fija o Iniciar grupo de páginas cuando se encuentre el texto seleccionado.
      Puede definir un grupo de páginas en función de un número fijo de páginas o basado en texto que aparezca repetidamente a través del archivo PDF. Por ejemplo, si la Página 1 aparece en la primera página de cada documento, puede utilizar el texto para definir grupos de páginas.
        Nota:

      • Si desea utilizar texto para definir el inicio del grupo de páginas, el texto debe aparecer en el mismo lugar de la primera página de cada documento.

      • Si utiliza un archivo PDF de ejemplo para definir grupos de página, asegúrese de que el contenido y la ubicación del texto que seleccione son coherentes entre los archivos PDF.

    2. Pulse Aceptar.
  3. Pulse Ricoh ⇒ Ver navegador de grupos de páginas y compruebe que los documentos del archivo PDF se han definido correctamente.
  4. Defina la primera propiedad de documento que desee utilizar para buscar documentos en un repositorio:
    1. Pulse justo encima de la esquina superior izquierda de los datos que desee capturar. Arrastre el ratón para dibujar un recuadro alrededor de los datos.
      Haga el recuadro lo suficientemente grande para que abarque la aparición más grande de texto de los archivos PDF. Algunos caracteres de un archivo PDF tienen un espacio blanco mayor que otros. Puede ver los datos capturados en el área de Texto seleccionado del cuadro de diálogo.
    2. Seleccione Definir propiedad de documento en el menú emergente.
    3. Seleccione una propiedad de documento RICOH ProcessDirector de la lista desplegable.
      Si necesita propiedades de documento que no aparezcan en la lista desplegable, debe definir dichas propiedades de documento en el archivo docCustomDefinitions.xml. Cuando ejecuta la utilidad docCustom para actualizar archivos de configuración y se añaden dichas propiedades a la base de datos. Tras cargar las nuevas propiedades de documento, se encuentran disponibles en Plug-in RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat siempre que defina propiedades de documento. Para obtener más información acerca de la edición del archivo docCustomDefinitions.xml, la ejecución de la utilidad docCustom y la carga de propiedades de documento RICOH ProcessDirector, consulte RICOH ProcessDirector: Instalación de características de procesamiento de documentos.
    4. Utilice la sección Colocación condicional para especificar las páginas para la extracción de los datos de propiedad de documento.
      Si desea extraer los datos de propiedades de documento de la primera página de cada documento, seleccione Páginas basadas en una regla y, a continuación, Todos los anversos.
    5. Pulse Aceptar para crear la propiedad de documento.
    6. Haga clic en Ricoh ⇒ Ver valores de propiedades de documento y desplácese a través de varios grupos de páginas de su archivo PDF para comprobar que Plug-in RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat extrae los valores de propiedades de documento correctos de cada grupo de páginas.
  5. Repita los pasos anteriores para definir cada propiedad de documento que desee utilizar para buscar documentos en un repositorio:
  6. Cuando esté listo para guardar su definición de grupo de páginas y propiedades de documento, pulse Ricoh ⇒ Guardar archivo de control.
  7. Asigne un nombre al archivo de control y acepte el valor por defecto. Pulse Guardar. Aparecerá un mensaje de confirmación. Pulse Aceptar.
  8. Envíe el archivo de control al servidor RICOH ProcessDirector y deposítelo en un directorio al que el usuario del sistema RICOH ProcessDirector pueda acceder.
    Nota: Cuando cree su flujo de trabajo Archivador, especifique el nombre y la ubicación del archivo de control en el paso basado en la plantilla de pasos IdentifyPDFDocuments o BuildPDFFromDocuments.

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