Procesamiento de archivos AFP que contienen documentos

Utilice la modalidad Indexador de AFP de RICOH Visual Workbench para crear grupos de páginas con nombre y códigos de índice en los datos del trabajo original. A continuación, utilice la modalidad Document Property Designer de RICOH Visual Workbench para correlacionar los códigos de índice con propiedades del documento que desee utilizar para localizar y manipular los documentos. Puede utilizar la modalidad Mejora de AFP para crear códigos de barras y texto y ocultar áreas que contienen contenido no deseado, como códigos de barras obsoletos.

RICOH Visual Workbench crea un archivo de control que contiene estas correlaciones.

Los pasos basados en plantillas de pasos de Soporte de AFP extraen información acerca de los documentos de un archivo AFP y la guardan en un archivo de propiedades de documento, que se estructura como una tabla. El archivo de propiedades de documento permite a RICOH ProcessDirector realizar operaciones en documentos individuales, en vez de hacerlo solo en los del trabajo en conjunto.

Cuando el usuario crea un flujo de trabajo para recibir archivos AFP, incluye un paso basado en la plantilla de pasos IdentifyDocuments. Especifique el archivo de control del RICOH Visual Workbench que contiene la definición de grupo de páginas y cualquier propiedad de documento. Este paso crea un archivo de propiedades de documento que representa un inventario de todos los documentos del trabajo.

Para procesar documentos individuales, puede añadir pasos a la fase de ensamblaje del flujo de trabajo basándose en estas plantillas de pasos:

• GroupDocuments permite clasificar todos los documentos en grupos basándose en hasta seis propiedades de documento. Por ejemplo, si tuviera un archivo de 5.000 documentos complementarios de pólizas de seguros, podría agruparlos todos en todas las combinaciones de tipo de póliza (automóvil u hogar) y estado.
• SortDocuments permite clasificar documentos por hasta seis propiedades de documento. Por ejemplo, podría organizar alfabéticamente los documentos adjuntos de pólizas en cada grupo, de forma que tuviera todas las pólizas de automóvil de los estados A-Z seguidas por todas las pólizas de hogar en los estados A-Z.
• SplitDocuments permite dividir un trabajo grande en varios trabajos más pequeños en función del número de documentos o del número de hojas del trabajo más pequeño.

Cada uno de estos pasos añade o cambia información en el archivo de propiedades del documento sin cambiar el contenido del trabajo AFP. El archivo de propiedades del documento que se creó inicialmente para identificar todos los documentos tiene más información añadida a él, como por ejemplo la ubicación de cada documento en el archivo de AFP reorganizado.

Después de definir los pasos para manipular los documentos en el agrupamiento y orden nuevos que desea, incluya un paso en la fase de ensamblaje del flujo de trabajo que cree un nuevo archivo AFP con los documentos individuales organizados de acuerdo a esa clasificación. Utilice un paso basado en la plantilla de pasos BuildAFPFromDocuments si desea crear un único trabajo de salida basado en los documentos que se acaban de clasificar. Sin embargo, si desea crear trabajos de salida distintos porque ha utilizado el paso SplitDocuments o si desea imprimir cada grupo de documentos creado por el paso GroupDocuments por separado, utilice en su lugar un paso basado en la plantilla de pasos CreateAFPJobsFromDocuments.

Para permitir una manipulación más compleja de los documentos, puede crear un archivo de control AFP de mejora que defina los datos de texto o de código de barras que se añadirán a cada documento o que identifique bloques de texto o áreas que se eliminarán de cada documento. El nombre del archivo de control que contiene estas definiciones se especifica al crear el paso BuildAFPFromDocuments o CreateAFPJobsFromDocuments en la fase de ensamblaje de un flujo de trabajo.

El resto del flujo de trabajo que procesa trabajos AFP tiene el mismo aspecto que si no tuviera instalado Soporte de AFP (los pasos pueden habilitar la recolocación del trabajo de impresión en caso de que sea necesario recuperarse de un atasco de papel o volver a imprimir los documentos seleccionados) y un paso basado en la plantilla de pasos PrintJobs gestiona el proceso de impresión. Los pasos de la fase de finalización permiten conservar el trabajo en RICOH ProcessDirector durante el intervalo que especifique y, a continuación, el trabajo se suprime del sistema cuando caduca el intervalo.

Si desea ver los valores de propiedades de documento en la interfaz de usuario o buscar un documento basado en un valor de propiedad, incluya un paso WriteDocumentsToDatabase en su flujo de trabajo. Este paso guarda los valores de propiedades de documento en la base de datos de documentos.