Elaborazione di lavori con file PDF codificati

La maggior parte delle operazioni non è in grado di elaborare file codificati. Di conseguenza, è necessario decodificare il file prima della prima operazione nel flusso di lavoro che deve aprire il file PDF. Utilizzare un'operazione basata sull'operazione al modello di operazione DecryptPDF per decodificare un file PDF.

Quando si codifica un file PDF, è possibile specificare una o due password. La Password proprietario è la password principale. Sblocca completamente il file in modo che il destinatario possa leggerlo, compilare i campi del modulo e persino modificare i contenuti del file. Le operazioni RICOH ProcessDirector necessitano del livello di accesso fornito da Password proprietario quando elaborano i processi, perché spesso effettuano modifiche a tali file PDF.

La Password utente è una password molto più limitata. Sblocca il file in modo che possa essere letto, ma non modificato in alcun modo. La password è necessaria solo se entrambe queste istruzioni sono true:

• Il destinatario deve immettere una password per aprire il file per leggerlo.
• Al destinatario deve essere vietata la modifica del documento, ad esempio, la compilazione di moduli o la modifica di contenuti.

Se il file non contiene informazioni sicure, è possibile codificarlo in modo che possa essere aperto senza una password, ma richiedere la Password proprietario per le funzioni di modifica.

Per decodificare un file PDF, è necessario utilizzare la Password proprietario impostata quando è stato creato il file. Determinare insieme al cliente il modo migliore per gestire tali password. È possibile scegliere di utilizzare la stessa password per ciascun file PDF inviato da un cliente. In tal caso, è possibile registrare il valore Password proprietario nell'operazione DecryptPDF senza aggiornarla.

In alternativa, è possibile impostare una password diversa per ciascun file PDF inviato. Se la password cambia per ogni lavoro, è necessario fornire un modo all'operatore per immettere la password per ciascun lavoro. È possibile aggiungere un'operazione manuale al flusso di lavoro prima dell'operazione DecryptPDF e fornire un nome come EnterOwnerPassword. Durante l'elaborazione, il lavoro si interrompe a tale operazione. L'operatore può aprire il notebook della proprietà del lavoro e immettere la Password proprietario nella scheda Ottimizza PDF. L'operatore può completare l'operazione manuale in modo che la password sia disponibile quando viene eseguita l'operazione DecryptPDF.

La Password proprietario può anche essere immessa in un file di sovrascrittura insieme ad altre proprietà del lavoro. Tuttavia, questo metodo è sconsigliato perché non è sicuro.