Elaborazione di file PDF contenenti documenti
È possibile utilizzare Plug-in ProcessDirector di RICOH per Adobe Acrobat per definire i gruppi di pagine, le proprietà di documento, il markup, i supporti e la finitura per un file PDF di esempio. È possibile salvare queste definizioni in un file di controllo.
Le operazioni in un flusso di lavoro estraggono le informazioni sui documenti in un file PDF, memorizzandole in un file di proprietà del documento, che è strutturato come una tabella. Il file di proprietà del documento consente a RICOH ProcessDirector di eseguire operazioni su singoli documenti e non solo sull'intero lavoro.
Quando si crea un flusso di lavoro per ricevere i file PDF, è necessario includere un'operazione basata sul modello di operazione IdentifyPDFDocuments. Viene specificato il file di controllo del Plug-in ProcessDirector di RICOH per Adobe Acrobat, contenente la definizione del gruppo di pagine e le proprietà del documento. Questa operazione crea un file di proprietà del documento che rappresenta un inventario di tutti i documenti nel lavoro.
Per elaborare singoli documenti, è possibile aggiungere operazioni alla fase di assegnazione del flusso di lavoro basato su questi modelli:
- GroupDocuments consente di classificare tutti i documenti in gruppi basati fino a un massimo di sei proprietà del documento. Ad esempio, se si dispone di un file di 5000 documenti della polizza assicurativa addenda, è possibile raggrupparli in tutte le combinazioni del tipo di politica (automatico o privato) e stato.
- SortDocuments consente di ordinare i documenti fino a sei proprietà del documento. Ad esempio, è possibile mettere in ordine alfabetico la politica addenda all'interno di ciascun gruppo, quindi è possibile disporre di tutte le politiche automatiche dalla A alla Z seguite da tutte le politiche private dalla A alla Z.
- SplitDocuments consente di suddividere un grande lavoro in lavori più piccoli in base al numero di documenti o al numero di fogli presenti nel lavoro più piccolo.
Ciascuna di queste operazioni aggiunge o modifica le informazioni nel file delle proprietà del documento, senza modificare il contenuto del lavoro PDF originale. Il file delle proprietà del documento creato inizialmente per identificare tutti i documenti presenta ulteriori informazioni aggiunte, quali la posizione di ciascun documento nel file PDF riorganizzato.
Una volta definite le operazioni per gestire i documenti nel nuovo raggruppamento e nell'ordine desiderato, nella fase Assemblaggio del flusso di lavoro è necessario includere un'operazione che crei un nuovo file PDF con i singoli documenti organizzati nell'ordine specificato. Viene utilizzata un'operazione basata sul modello BuildPDFFromDocuments, se si desidera creare un singolo lavoro di output basato sui documenti ordinati di recente. Tuttavia, se si desidera creare lavori di output separati perché è stata utilizzata l'operazione SplitDocuments o si desidera stampare ciascun gruppo di documenti creato tramite l'operazione GroupDocuments separatamente, aggiungere un'operazione basata sul modello CreateJobsFromDocuments.
Per consentire una gestione più complessa dei documenti, è possibile aggiungere più file di controllo di Plug-in ProcessDirector di RICOH per Adobe Acrobat, che consentono di definire diversi markup da aggiungere a ciascun documento. Specificare il nome dei file di controllo contenenti queste definizioni al momento della creazione dell'operazione BuildPDFFromDocuments nella fase Assemblaggio di un flusso di lavoro.
La parte rimanente del flusso di lavoro che elabora i lavori PDF appare come se non fosse stato installato Supporto Documenti PDF. Le operazioni possono consentire il riposizionamento del lavoro di stampa nel caso in cui sia necessario ripristinare un inceppamento carta o documenti selezionati per la ristampa e un'operazione basata sul modello di procedura PrintJobs gestisce l'elaborazione di stampa. Le operazioni della fase di completamento conservano il lavoro in RICOH ProcessDirector per un intervallo specificato e quindi il lavoro viene eliminato dal sistema una volta scaduto tale intervallo.
Per visualizzare i valori delle proprietà del documento nell'interfaccia utente o cercare un documento in base a un valore della proprietà, includere un'operazione WriteDocumentsToDatabase nel flusso di lavoro. Questa operazione consente di salvare i valori delle proprietà del documento nel database di documenti.