Scenario di utilizzo per estrarre le polizze associate a indirizzi di un'area disastrata

In questo scenario, un'agenzia di servizi stampa le polizze con un lavoro di stampa PDF. Dal momento che una grave alluvione ha reso impossibile la consegna della posta indirizzata a due codici postali, l'agenzia ha soppresso la stampa delle polizze associate agli indirizzi con questi codici. Queste polizze vengono rimosse dal lavoro di stampa e vengono inviate ai clienti per e-mail.

Il flusso di lavoro in questo scenario non prevede un'operazione che attende l'arrivo di un elenco di estrazione. I lavori procedono nel flusso di lavoro senza essere messi in attesa. Non appena l'agenzia di servizi fornisce un elenco di estrazione dei codici postali di un'area disastrata,RICOH ProcessDirector rimuove i documenti con questi codici postali da ogni lavoro di stampa che viene sottoposto all'operazione SetDocPropsFromList . Quando la consegna della posta riprende in tutte le zone con i codici postali presenti nell'elenco di estrazione,RICOH ProcessDirector l'agenzia di servizi rimuove l'elenco di estrazione e non rimuove i documenti dai lavori di stampa che vengono sottoposti all'operazione SetDocPropsFromList . L'operazione rimane nel flusso di lavoro e può essere utilizzata ogniqualvolta è necessario estrarre documenti da un lavoro.

L'agenzia di servizi utilizza Plug-in ProcessDirector di RICOH per Adobe Acrobat per identificare le polizze come singoli documenti nel file di produzione PDF di ogni lavoro. I dati contenuti in ogni polizza includono il nome, l'indirizzo e-mail e il codice postale del cliente.

Per modificare il flusso di lavoro in modo che estragga le polizze dei clienti dell'area disastrata, un amministratore dell'agenzia di servizi configura RICOH ProcessDirector affinché supporti il nuovo processo.

L'amministratore:

  • Definisce due proprietà di documento personalizzate, Doc.Custom.CustomerName e Doc.Custom.PostalCode, nel file docCustomDefinitions.xml.
  • Esegue l'utilità docCustom e installa o aggiorna la funzione Proprietà documento personalizzato.
  • Carica le proprietà aggiornate del documento di RICOH ProcessDirector su Plug-in ProcessDirector di RICOH per Adobe Acrobat.
  • Utilizza la funzione Definisci proprietà di documento del plug-in per definire tre proprietà:
    • Doc.Custom.PostalCode specifica il codice postale.
    • Doc.Custom.CustomerName specifica il nome del cliente.
    • Doc.EmailAddress specifica l'indirizzo e-mail del cliente.

      Questa proprietà viene fornita con tutte le funzioni di elaborazione dei documenti.

    L'operazione IdentifyPDFDocuments del flusso di lavoro dovrà estrarre i dati per le tre proprietà di documento da ogni documento del file PDF del lavoro. RICOH ProcessDirector dovrà utilizzare i valori della proprietà del documento Doc.Custom.PostalCode per stabilire quali documenti estrarre dal lavoro. RICOH ProcessDirector dovrà utilizzare i valori delle proprietà documento Doc.Custom.CustomerName e Doc.EmailAddress nell'operazione che invia per e-mail i documenti estratti.

  • Utilizza la funzione Salva file di controllo del plug-in per salvare le definizioni delle proprietà di documento ne file di controllo che identifica le polizze come singoli documenti.
  • Invia il file di controllo sul server RICOH ProcessDirector.
  • Specifica il nome del file di controllo come valore della proprietà File di controllo Identifica PDF dell'operazione IdentifyPDFDocuments.
  • Aggiunge un'operazione SetDocPropsFromList al flusso di lavoro e imposta i valori per le proprietà dell'operazione:
    • Il valore di Elenca directory file è /aiw/aiw1/clientfiles/pull.
    • Il valore di Delimitatore è Nuova riga.
    • Il valore di Colonne nel file di elenco è Doc.Custom.PostalCode.
    • Il valore di Proprietà di documento da impostare è Estrai documento. Estrai documento è il nome della proprietà Doc.Pull che viene visualizzato nell'interfaccia utente.

      La proprietà Doc.Pull viene fornita con tutte le funzioni di elaborazione dei documenti. Permette di scegliere agevolmente il valore della proprietà Proprietà di documento da impostare. In alternativa, l'amministratore può creare una proprietà di documento personalizzata e utilizzarla come valore per Proprietà di documento da impostare.

    • Il valore di Valore per documenti corrispondenti è Sì.
    • Il valore di Valore per altri documenti è No.
  • Aggiunge un'operazione Raggruppa documenti al flusso di lavoro dopo l'operazione SetDocPropsFromList e imposta il valore della proprietà Gruppo 1 su Estrai documento.
  • Aggiunge un'operazione CreateJobsFromDocuments al flusso di lavoro dopo l'operazione Raggruppa documenti e imposta il valore della proprietà Flusso di lavoro secondario sul nome del flusso di lavoro corrente.
  • Aggiunge un'elaborazione condizionale in prossimità dell'inizio del flusso di lavoro per elaborare in modo diverso i lavori principali e quelli secondari. Il nuovo ramo per i lavori secondari permette a questi di evitare le operazioni di identificazione dei documenti.
  • Aggiunge un'operazione SetDocPropsFromConditions all'inizio del ramo dei lavori secondari.

    L'operazione assegna un valore a una proprietà di lavoro in base al valore della proprietà di documento Estrai documento. Il file con le condizioni della proprietà imposta il valore della proprietà di lavoro Custom 1 su Estrai o Stampa.

  • Crea due rami di flusso di lavoro, uno per i lavori secondari con i documenti da stampare, l'altro per i lavori secondari con i documenti estratti. Le regole per i rami sono:
    • Custom 1 = Estrai
    • Custom 1 = Stampa
  • Aggiunge un'operazione EmailDocuments al ramo dei lavori secondari con i documenti estratti. L'operazione invia ogni documento come file PDF all'indirizzo e-mail del cliente.
    • Il valore di Indirizzo destinatario è ${Doc.EmailAddress}.
    • Il valore di Oggetto è Polizza per ${Doc.Custom.CustomerName}.
    • Il valore di Messaggio è A causa della sospensione del servizio postale per il codice postale ${Doc.Custom.PostalCode}, le inviamo la sua polizza con il PDF allegato.
    • Il valore di Allega documento è Sì.
    • Il valore di Nome dell'allegato è ${Doc.Custom.CustomerName}.pdf.
  • Riunisce i due rami collegandoli all'operazione WaitForRelatedJobs.
  • Crea un elenco di estrazione e lo carica nella directory /aiw/aiw1/clientfiles/pull. L'elenco di estrazione contiene due codici postali: 
    80455 80540

L'amministratore abilita il flusso di lavoro e gli invia un lavoro.

Il lavoro procede nel ramo del flusso di lavoro per i lavori principali e passa all'operazione SetDocPropsFromList. RICOH ProcessDirector:

  • Recupera l'elenco di estrazione dalla directory /aiw/aiw1/clientfiles/pull
  • Esamina i valori della proprietà Doc.Custom.PostalCode nel file delle proprietà di documento che si trova nel file di spool del lavoro.
  • Crea una colonna di valori per la proprietà Doc.Pull nel file delle proprietà di documento.

    Se il valore della proprietà Doc.Custom.PostalCode corrisponde a uno dei due codici postali specificati nell'elenco di estrazione RICOH ProcessDirector imposta il valore della proprietà Doc.Pull su Sì.

    Imposta il valore della proprietà Doc.Pull di tutti gli altri documenti indicati nel file delle proprietà di documento su No.

Il lavoro passa all'operazione Raggruppa documenti, che inserisce ogni documento in uno dei due gruppi in base al valore della proprietà Doc.Pull.

Il processo passa all'operazione CreateJobsFromDocuments, che crea un processo secondario per ciascun gruppo di documenti e inoltra i processi secondari allo stesso flusso di lavoro.

I processi secondari passano attraverso la relativa sezione del flusso di lavoro.

Quando i processi secondari raggiungono l'operazione SetDocPropsFromConditions, RICOH ProcessDirector imposta il valore della proprietà del processo Personalizzata 1:

  • Per il lavoro secondario con la proprietà Doc.Pull impostata su Sì, la proprietà di lavoro Custom 1 viene impostata su Estrai.
  • Per il lavoro secondario con la proprietà Doc.Pull impostata su No, la proprietà di lavoro Custom 1 viene impostata su Stampa.

RICOH ProcessDirector invia i lavori secondari al ramo di stampa o di estrazione del flusso di lavoro in base al valore della proprietà di lavoro Personalizzata 1.

Il lavoro secondario con i documenti estratti passa all'operazione EmailDocuments e RICOH ProcessDirector invia per e-mail ogni polizza al rispettivo cliente come file PDF. Il cliente John Doe riceve questo e-mail: 

A: John.Doe@mymail.comSubject: Polizza per John Doe
Allegato: John Doe.pdf__________________________________________________A causa della sospensione del servizio postale per il codice postale 80455, le inviamo la sua polizza con il PDF allegato.

Il lavoro secondario passa quindi all'operazione WaitForRelatedJobs.

Il processo secondario con i documenti da stampare passa all'operazione WaitForRelatedJobs dopo PrintJobs.

Quando entrambi i lavori secondari arrivano all'operazione WaitForRelatedJobs, RICOH ProcessDirector li invia all'operazione RetainCompletedJobs.

Una volta che il servizio postale riprende la consegna per i codici postali indicati nell'elenco di estrazione, l'amministratore rimuove questo elenco dalla directory /aiw/aiw1/clientfiles/pull.

RICOH ProcessDirector stampa tutti i documenti nei lavori che procedono nel flusso di lavoro fino a quando l'amministratore non inserisce un altro elenco di estrazione nella directory di estrazione.

Argomento collegato: Scenari di utilizzo per impostare l'estrazione di documenti da un lavoro