Scenario di utilizzo: Verifica dei documenti dopo l'inserimento

Questo scenario descrive le procedure necessarie per la configurazione di una fotocamera o di uno scanner per la lettura dei codici a barre tramite la finestra di ciascuna busta di un lavoro, al momento dell'uscita dall'insertore. Alcuni di questi passaggi possono essere svolti contemporaneamente.
  1. Preparare la fotocamera o lo scanner di codici a barre.
    1. Acquistare la fotocamera o lo scanner di codici a barre e installarli sull'insertore.
        Nota:
      • Seguire le istruzioni fornite dal produttore quando si installa la fotocamera o lo scanner di codici a barre. Verificare le condizioni di illuminazione per consentire alla fotocamera di leggere chiaramente il codice a barre. Se la luce si riflette sulla finestra in plastica della busta, non è possibile leggere i codici a barre. Inoltre, misurare la posizione della fotocamera o dello scanner di codici a barre per assicurarsi che sia allineata con quella dei codici a barre per tutti i tipi di documenti di cui effettuare la scansione.
    2. Connettere la fotocamera o lo scanner di codici a barre alla rete. Annotare l'indirizzo IP e il numero di porta utilizzati dalla fotocamera.
  2. Individuare e creare il formato del codice a barre.
    1. Stabilire il tipo di codice a barre da utilizzare e in che modo formattare i dati nei codici a barre da aggiungere ai documenti. Il formato del codice a barre deve contenere la proprietà del lavoro Numero lavoro e la proprietà del documento Sequenza in lavoro secondario. Stabilire il numero di caratteri da assegnare a ciascuna di queste proprietà e se si desidera includere altre informazioni nel codice a barre.
        Nota:
      • Sebbene inizialmente il Numero lavoro sia impostato su otto caratteri, è necessario includere almeno due caratteri (.n) nel formato del codice a barre. I numeri lavoro dei lavori secondari creati per le ristampe dispongono di almeno 10 caratteri. Accertarsi che la simbologia impiegata per il codice a barre consenta l'uso dei punti, poiché essi sono presenti nel Numero lavoro di ciascun lavoro secondario creato per le ristampe.
    2. Accedere a RICOH ProcessDirector come amministratore e creare l'oggetto formato del codice a barre. Se si installa solo una fotocamera e si leggono tutti i codici a barre nella stessa posizione su una busta, per il sistema è sufficiente un solo formato per il codice a barre. Se per qualsiasi motivo vengono inclusi altri dati nel codice a barre e tra le applicazioni non risulta semplice omologare tali dati, potrebbe essere necessario creare più di un formato di codici a barre. Tuttavia, le proprietà Numero lavoro e Sequenza in lavoro secondario devono essere collocate nella stessa posizione per tutti i formati di codici a barre utilizzati per lo stesso lettore.
  3. Se il file di stampa è in formato PDF, aggiungere i codici a barre ai dati di stampa.
    1. Seguire le istruzioni in RICOH ProcessDirector: Installazione delle funzioni di elaborazione dei documenti per installare il plug-in nel sistema Adobe Acrobat Professional in uso.
    2. Aprire il file in Adobe Acrobat Professional e attivare il plug-in di Ricoh.
    3. Definire in che modo stabilire i limiti del documento nel file di stampa. Questi margini sono i trigger utilizzati da RICOH ProcessDirector per riconoscere la fine e l'inizio di un documento.
    4. Una volta impostati i limiti del documento, definire l'area su cui posizionare il codice a barre e il relativo contenuto. Accertarsi che la posizione corrisponda a quella prevista dall'impostazione della fotocamera o dello scanner di codici a barre. È possibile posizionare il codice a barre solo sulla prima pagina di ciascun documento, poiché la fotocamera (in questo esempio) è in grado di leggere attraverso la busta.
    5. Per il primo Tipo di contenuto, selezionare Proprietà lavoro e un valore del contenuto per Job.ID. Fare clic su Modifica, quindi selezionare Riempi con carattere come modificatore. Digitare 0 per Carattere di riempimento, quindi specificare almeno tre cifre per consentire la gestione dei lavori di ristampa.
    6. Tornare alla finestra di dialogo Aggiungi codice a barre e selezionare Proprietà documento come Tipo di contenuto successivo, con un valore del contenuto di Doc.SequenceInChild. Ripetere i passaggi indicati in precedenza per inserire i valori 0 per almeno il numero di cifre corrispondenti al numero di documenti previsti nel lavoro. Ad esempio: Se si prevedono 9.999 documenti in questo lavoro, immettere 4 nel campo Lunghezza minima del testo di riempimento. Se si prevedono 100.000 documenti in questo lavoro, immettere 6 nel campo Lunghezza minima del testo di riempimento.
    7. Salvare il file di controllo creato dal plug-in. Inviare il file al server RICOH ProcessDirector in una directory accessibile dall'utente del sistema RICOH ProcessDirector.
  4. Se il file di stampa è in formato AFP, aggiungere i codici a barre ai dati di stampa.
      Importante:
    • Per i lavori AFP, per aggiungere i codici a barre è necessario disporre di gruppi di pagine già definiti. Se i file AFP non contengono gruppi di pagine, è possibile utilizzare la modalità Indicizzatore AFP a RICOH Visual Workbench per aggiungere gruppi di pagine.

    Se si desidera utilizzare la proprietà Destinatario di verifica per identificare i documenti, è necessario disporre di un tag di indice nel file AFP che sia possibile associare alla proprietà del documento Destinatario di verifica aggiunta dalla funzione Verifica automatizzata. Il file di esempio fornito dispone già della proprietà definita. Per collegare il proprio tag di indice alla proprietà:

    1. Aprire il file AFP in AFP Visual Workbench. Selezionare il plug-in DPD.
    2. Fare doppio clic sul nome della proprietà Destinatario di verifica nella parte inferiore della finestra, quindi fornire le informazioni richieste nella finestra di dialogo Definisci opzioni di collegamento.
    3. Aprile il file di controllo creato da AFP Visual Workbench. Inviare il file al server RICOH ProcessDirector in una directory accessibile dall'utente del sistema RICOH ProcessDirector.
    4. Per creare il codice a barre, selezionare la modalità AFP avanzato ed esportare un file di controllo AFP avanzato, utilizzato nell'operazione BuildAFPFromDocuments. Un file di controllo denominato VerifyAFPbarcode.cfgè inclusonella directory /aiw/aiw1/testfiles (Linux) o nella directory C:\aiw\aiw1\testfiles (Windows). Utilizzare i commenti nel file per specificare il numero di caratteri per ciascuna proprietà, affinché corrispondano al formato del codice a barre. Accertarsi che la posizione del codice a barre corrisponda a quella in cui sono diretti la fotocamera o lo scanner di codici a barre.
  5. Creare un oggetto del lettore di codici a barre.
    Accedere a RICOH ProcessDirector come amministratore e creare l'oggetto del lettore di codici a barre in modo che corrisponda alla fotocamera o allo scanner di codici a barre. Utilizzare l'indirizzo IP, la porta e il formato del codice a barre già creato.
  6. Il flusso di lavoro VerifySample fornito da RICOH ProcessDirector elabora sia i file PDF che AFP tramite il flusso di lavoro Verifica automatizzata. A partire dalla copia del flusso di lavoro VerifySample, apportare queste modifiche per elaborare i propri file di stampa:
    1. Se il file di stampa è in formato PDF, nelle operazioni IdentifyPDFDocuments e BuildPDFFromDocuments, specificare il file di controllo creato mediante il plug-in di Acrobat.
    2. Se il file di stampa è in formato AFP, nell'operazione IdentifyDocuments , specificare il file di controllo creato mediante AFP Visual Workbench. Nell'operazione BuildAFPFromDocuments, specificare il file di controllo AFP avanzato creato in precedenza.
    3. Nell'operazione ReadBarcodeData, specificare il lettore di codici a barre impostato in precedenza.
    4. Specificare la proprietà del documento che l'operazione ReadBarcodeData deve aggiornare quando il lettore di codici a barre riceve le informazioni relative ai codici a barre sui documenti.
    5. Scegliere in che modo gestire il completamento di questa operazione e l'intervallo di tempo di attesa per assicurarsi che tutti i codici a barre siano stati letti.
  7. Creare un dispositivo di input da puntare sul flusso di lavoro creato.
  8. Per verificare il sistema, inviare un lavoro.
    1. Attivare il flusso di lavoro e connettere il lettore di codici a barre, quindi assicurarsi che il dispositivo di input sia collegato e attivato.
    2. Inviare il file al dispositivo di input.
  9. Quando il lavoro raggiunge l'operazione ReadBarcodeData, il suo stato viene modificato in Lettura dei codici a barre. La fotocamera sull'insertore legge i codici a barre attraverso le finestre situate sulle buste che contengono i documenti del lavoro.

    L'operatore può selezionare Completa operazione codice a barre sulla tabella Lavori per visualizzare la percentuale di documenti letti. La finestra di dialogo non si aggiorna automaticamente, ma l'operatore può chiuderla e riaprirla durante un lavoro a lunga esecuzione, ad esempio per controllarne lo stato.

  10. Se l'operazione ReadBarcodeData è configurata per completare l'operazione automaticamente quando il 100% dei documenti è stato visualizzato o dopo un periodo di inattività, il lavoro passa all'operazione successiva nel flusso di lavoro, senza l'intervento dell'operatore.

    Se il lavoro non passa all'operazione successiva, l'operatore deve selezionare l'azione Completa operazione codice a barre per il lavoro. Questa finestra di dialogo mostra la percentuale di documenti letti dallo scanner e il numero di documenti che non sono stati letti. L'operatore può scegliere di completare l'operazione anche con i documenti mancanti, in modo che il lavoro possa passare all'operazione successiva, che nella maggior parte dei casi è Riconcilia.

  11. Se l'operazione Reconcile è configurata per contrassegnare automaticamente tutti i documenti mancanti per la ristampa e per inviare il lavoro secondario alla stampante, viene creato automaticamente un lavoro secondario contenente le ristampe e il lavoro originale passa all'operazione successiva nel relativo flusso di lavoro. Il lavoro originale passa all'operazione successiva nel flusso di lavoro, se non sono state rilevate scansioni duplicate. Se uno dei documenti viene rilevato più di una volta, il lavoro passo allo stato In attesa di riconciliazione anche se la funzione Riconciliazione automatica è attivata.

    Se la funzione di riconciliazione automatica è disattivata, l'operatore deve selezionare l'azione Riconcilia quando il lavoro si trova nello stato In attesa di riconciliazione. Nella finestra di dialogo Riconcilia, l'operatore può visualizzare un elenco di documenti in cui il valore della proprietà Stato del documento aggiornata dall'operazione è impostato su Attenzione o Duplicato. L'operatore può decidere di ristampare, rimuovere o accettare ( contrassegnare con OK) uno o più documenti nello stato Attenzione o Duplicato.

    Quando tutti i documenti nel lavoro non si trovano nello stato Attenzione, o Duplicato, l'operazione Riconcilia è stata completata e il lavoro passa all'operazione successiva.

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