Scenario d'uso di distribuzione dei rendiconti in base a un file delle preferenze

In questo scenario un'azienda cambia il proprio processo di stampa PDF per distribuire i rendiconti ai clienti attraverso canali multipli. I clienti scelgono se stampare, ricevere per e-mail o visualizzare nel proprio account sul sito Web della società. Poiché questa informazione non rientra nei dati sul rendiconto, l'azienda la esporta dal proprio database clienti in un file testuale che contiene le intestazioni ed è usato come file delle preferenze. Il valore nel file determina come viene distribuito ciascun rendiconto al cliente.

Il file delle preferenze contiene informazioni sul cliente, come numero di conto, preferenza di consegna del rendiconto, indirizzo e-mail e preferenze di marketing. I clienti scelgono se vogliono ricevere offerte dall'azienda e da fornitori di terze parti, solo offerte dall'azienda oppure nessuna offerta.

Prima di modificare i processi, l'azienda stampa tutti i rendiconti usando il flusso di lavoro EnhancePDFDocuments fornito. Il valore della proprietà File di controllo Identifica PDF sull'operazione IdentifyPDFDocuments è /aiw/aiw1/control_files/EnhancePDFdocs.ctl. Il valore della proprietà File di controllo Crea PDF 1 sull'operazione BuildPDFFromDocuments è anche /aiw/aiw1/control_files/EnhancePDFdocs.ctl.

L'azienda usa il dispositivo di input HotFolderPDF fornito con la proprietà Flusso di lavoro secondario impostata su EnhancePDFDocuments.

L'azienda inoltre usa Plug-in ProcessDirector di RICOH per Adobe Acrobat per individuare i rendiconti come singoli documenti nel file PDF di produzione per ciascun lavoro. I dati in ciascun rendiconto includono il numero di conto.

Per supportare il nuovo processo, l'amministratore:

Imposta le proprietà personalizzate del documento.
Crea un oggetto di mappatura proprietà.
Mette a disposizione il file delle preferenze su RICOH ProcessDirector.
Aggiunge l'operazione ApplyPreferences sul flusso di lavoro EnhancePDFDocuments.
Aggiunge le operazioni che consentono al flusso di lavoro EnhancePDFDocuments modificato di inviare per e-mail i rendiconti ai clienti e di visualizzarli sul sito Web dell'azienda.

Impostazione delle proprietà personalizzate del documento

Per impostare le proprietà personalizzate del documento, l'amministratore:

Definisce due proprietà personalizzate del documento (con didascalie che specificano i nomi dell'interfaccia utente) nel file docCustomDefinitions.xml:
- Doc.Custom.AccountNumber, con Numero di conto per didascalia
- Doc.Custom.PrefOffers, con Preferenza sulle offerte per didascalia
Esegue l'utilità docCustom e installa o aggiorna la funzione Proprietà documento personalizzato.
Carica le proprietà aggiornate del documento di RICOH ProcessDirector su Plug-in ProcessDirector di RICOH per Adobe Acrobat.
Usa la funzione Definisci proprietà documento nel plug-in per associare i dati del numero di conto nei documenti sulla proprietà del documento Numero di conto (nome del database Doc.Custom.AccountNumber).
Durante l'elaborazione, l'operazione IdentifyPDFDocuments nel flusso di lavoro estrae i dati per la proprietà del documento Numero di conto da ciascun documento nel file PDF per il processo.
- La funzione Definisci proprietà documento non può essere usata per associare i dati sulla proprietà del documento Preferenza sulle offerte (nome del database Doc.Custom.PrefOffers), perché i documenti non presentano tali dati. Durante l'elaborazione, l'operazione ApplyPreferences nel flusso di lavoro usa il file delle preferenze per inserire i valori della proprietà.
Usa la funzione Salva file di controllo nel plug-in per salvare la definizione della proprietà del documento nel file di controllo EnhancePDFdocs.ctl.
Invia il file di controllo sul server RICOH ProcessDirector.

Creazione di un oggetto di mappatura proprietà

L'amministratore crea un oggetto di mappatura proprietà CustomerPreferences con questi valori:

Sulla sezione Generale, il valore di Tipo di file è CSV.

Nella sezione Mappatura proprietà, i valori sono:

Intestazione	Proprietà del documento	Utilizzo
Numero conto	Numero conto	Identifica documento
Tipo di output	Tipo di output	Aggiorna proprietà
Indirizzo e-mail	Indirizzo e-mail	Aggiorna proprietà
Offerte	Preferenze sulle offerte	Aggiorna proprietà

Disponibilità del file delle preferenze su RICOH ProcessDirector

Per mettere a disposizione un file delle preferenze su RICOH ProcessDirector, l'amministratore:

Crea una directory /aiw/aiw1/preferences per i file di preferenze.
Chiede al dipartimento che fornisce il file delle preferenze di nominarlo EnhancePDFprefs.csv e scriverlo sulla directory /aiw/aiw1/preferences.
Si assicura che il file delle preferenze sia pronto per elaborazione da parte di RICOH ProcessDirector:
- Il file deve essere in formato CSV (Comma Separated Values) o delimitato da tabulazioni.
  Le colonne di dati devono presentare le intestazioni specificate nell'oggetto di mappatura proprietà: Numero conto, Tipo di output, Indirizzo e-mail e Offerte.
Questo esempio mostra una porzione del file:
```
Account Number,Output Type,Email Address,Offers
2000144372,Print,,All
2001144678,Print,,None
2001154898,Email,m.lopez@isp1.com,Company
2004187456,Print,,Company
2007192007,Web,j.gomez@isp2.com,All
2010197554,Email,s.jones@isp3.com,Company
2010223114,Email,d.wilson@isp4.com,None
2012234096,Web,a.larson@isp5.com,None
2231547625,Print,,All
```

Modifica del flusso di lavoro

Per modificare il flusso di lavoro EnhancePDFDocuments che la società usa per stampare i rendiconti, l'amministratore:

Aggiunge l'operazione ApplyPreferences dopo IdentifyPDFDocuments e imposta i valori per le proprietà dell'operazione:
- Il valore del File delle preferenze è /aiw/aiw1/preferences/EnhancePDFprefs.csv.
- Il valore di Mappatura proprietà è CustomerPreferences.
Aggiunge un'operazione GroupDocuments dopo ApplyPreferences e imposta il valore della proprietà Gruppo 1 su Tipo di output.
L'operazione GroupDocuments crea tre gruppi di documenti basati sui valori della proprietà del documento Tipo di output. I valori derivano dal file EnhancePDFprefs.csv: Print, Email e Web.
Aggiunge l'operazione CreateJobsFromDocuments al flusso di lavoro dopo GroupDocuments e imposta il valore della proprietà Flusso di lavoro secondario sul nome del flusso di lavoro corrente.
Scollega l'operazione CreateJobsFromDocuments dall'operazione BuildPDFFromDocuments.
Aggiunge una condizione al collegamento tra le operazioni SetJobPropsFromTextFile e CountPages. La regola sul collegamento è: N. lavoro Diverso da *.*
Tale regola consente di elaborare processi principali e secondari attraverso diverse sezioni. I processi principali che non presentano un . (punto) nel proprio nome usano questa sezione.
Aggiunge un'operazione SetDocPropsFromConditions e collega a essa l'operazione SetJobPropsFromTextFile. L'operazione SetDocPropsFromConditions avvia una nuova sezione per i processi secondari. Il collegamento non presenta una regola. I processi secondari che presentano un punto decimale nel proprio numero di processo finiscono in questa sezione.
L'operazione SetDocPropsFromConditions specifica un file delle condizioni di proprietà che imposta la proprietà del processo Personalizzata 1 (nome del database Job.Info.Attr1) basata sul valore della proprietà del documento Tipo di output dal file delle preferenze. Il file delle condizioni di proprietà presenta il seguente contenuto:
```
"Doc.Pref.Output","Job.Info.Attr1"
"=Email","Email"
"=Print","Print"
"=Web","Web"
```
Collega l'operazione SetDocPropsFromConditions a quella BuildPDFFromDocuments.
Crea una sezione del flusso di lavoro per i processi secondari con i rendiconti da stampare aggiungendo una condizione sul collegamento esistente dall'operazione BuildPDFFromDocuments sull'operazione CountPages. La regola sul collegamento è: Custom 1 = Stampa
Aggiunge un'operazione EmailDocuments e collega a essa l'operazione BuildPDFFromDocuments. L'operazione EmailDocuments invia ciascun rendiconto in formato PDF all'indirizzo e-mail per il cliente.
Il file delle preferenze contiene gli indirizzi e-mail del cliente.
Crea una sezione del flusso di lavoro per i processi secondari con i rendiconti da stampare aggiungendo una condizione sul collegamento tra le operazioni BuildPDFFromDocuments e EmailDocuments. La regola sul collegamento è: Personalizzata 1 = Email
Aggiunge un'operazione RunExternalProgram e collega a essa l'operazione BuildPDFFromDocuments. L'operazione RunExternalProgram invia il rendiconto a un programma esterno che lo pubblica sul sito Web dell'azienda.
Crea una sezione del flusso di lavoro per i processi secondari con i rendiconti da pubblicare sul sito Web aziendale aggiungendo una condizione sul collegamento tra le operazioni BuildPDFFromDocuments e RunExternalProgram. La regola sul collegamento è: Personalizzata 1 = Web
Aggiunge un'operazione WaitForRelatedJobs tra le operazioni PrintJobs e RetainCompletedJobs.
Collega le operazioni CreateJobsFromDocuments, EmailDocuments e RunExternalProgram all'operazione WaitForRelatedJobs.

Elaborazione dei processi attraverso il flusso di lavoro

Una volta configurato e testato il flusso di lavoro, l'amministratore mette in produzione il flusso di lavoro.

Il dispositivo di input HotFolderPDF fornito riceve un processo PDF con documenti di rendiconto e inoltra tutto al flusso di lavoro EnhancePDFDocuments.

Il processo passa dalla sezione del flusso di lavoro per i processi principali e alla sezione ApplyPreferences. RICOH ProcessDirector legge le informazioni nel file EnhancePDFprefs.csv e crea tre colonne di dati nel file delle proprietà del documento per il lavoro. Le colonne contengono i valori per queste proprietà:

Doc.Pref.Output
Doc.Email.Address
Doc.Custom.PrefOffers

Il processo passa all'operazione GroupDocuments, che posiziona ciascun documento in uno dei tre gruppi in base al valore della proprietà Tipo di output.

Il processo passa all'operazione CreateJobsFromDocuments, che crea un processo secondario per ciascun gruppo di documenti e inoltra i processi secondari allo stesso flusso di lavoro.

I processi secondari passano attraverso la relativa sezione del flusso di lavoro.

Quando i processi secondari raggiungono l'operazione SetDocPropsFromConditions, RICOH ProcessDirector imposta il valore della proprietà del processo Personalizzata 1:

Per il lavoro secondario con la proprietà Tipo di output impostata su Stampa, la proprietà del processo Personalizzata 1 è impostata su Print.
Per il lavoro secondario con la proprietà Tipo di output impostata su Email, la proprietà del processo Personalizzata 1 è impostata su Email.
Per il lavoro secondario con la proprietà Tipo di output impostata su Web, la proprietà del processo Personalizzata 1 è impostata su Web.

RICOH ProcessDirector invia i lavori secondari al ramo di stampa o alla sezione Web del flusso di lavoro in base al valore della proprietà del lavoro Personalizzata 1.

Il processo secondario con i documenti da stampare passa all'operazione WaitForRelatedJobs dopo PrintJobs.

Il lavoro secondario con documenti e-mail passa all'operazione EmailDocuments e RICOH ProcessDirector usa il valore specificato per la proprietà Indirizzo e-mail per inviare via e-mail ciascuna politica come file PDF al cliente.

Il lavoro secondario passa quindi all'operazione WaitForRelatedJobs.

Il processo secondario con i documenti Web passa all'operazione RunExternalProgram, che invia i rendiconti a un programma esterno che lo pubblica sul sito Web dell'azienda.

Il lavoro secondario passa quindi all'operazione WaitForRelatedJobs.

Quanto tutti i processi secondari raggiungono l'operazione WaitForRelatedJobs, il processo principale e i processi secondari avviano il periodo di conservazione.

Nota:

Tale scenario d'uso mostra come aggiungere i valori per la proprietà Preferenza sulle offerte al file delle proprietà del documento senza usare tali valori nel flusso di lavoro. L'azienda potrebbe usare questa proprietà per determinare se aggiungere un'immagine con un'offerta di marketing al rendiconto dei clienti.

RICOH ProcessDirector™ per Linux