Elaborazione di file AFP che contengono documenti

Utilizzare la modalità Indicizzatore AFP di RICOH Visual Workbench per creare gruppi di pagine nominate e tag di indici nei dati del lavoro originale. Quindi, utilizzare la modalità Document Property Designer di RICOH Visual Workbench per associare i tag di indice alle proprietà del documento che si desidera utilizzare per individuare e gestire i documenti. È possibile utilizzare la modalità AFP Enhancer per creare codici a barre e testo, e nascondere aree che includono contenuti indesiderati come codici a barre obsoleti.

RICOH Visual Workbench crea un file di controllo contenente tali mappature.

Le operazioni basate sui modelli procedurali Supporto AFP estraggono le informazioni sui documenti in un file AFP, memorizzandole in un file di proprietà del documento, che è strutturato come una tabella. Il file di proprietà del documento consente a RICOH ProcessDirector di eseguire operazioni su singoli documenti e non solo sull'intero lavoro.

Quando si crea un flusso di lavoro per ricevere i file AFP, è necessario includere un'operazione basata sul modello di procedura IdentifyPDFDocuments . Viene specificato il file di controllo del RICOH Visual Workbench, contenente la definizione del gruppo di pagine e le proprietà del documento. Questa operazione crea un file di proprietà del documento che rappresenta un inventario di tutti i documenti nel lavoro.

Per elaborare singoli documenti, è possibile aggiungere operazioni alla fase di assegnazione del flusso di lavoro basato su questi modelli procedurali:

• GroupDocuments consente di classificare tutti i documenti in gruppi basati fino a un massimo di sei proprietà del documento. Ad esempio, se si dispone di un file di 5000 documenti della polizza assicurativa addenda, è possibile raggrupparli in tutte le combinazioni del tipo di politica (automatico o privato) e stato.
• SortDocuments consente di ordinare i documenti fino a sei proprietà del documento. Ad esempio, è possibile mettere in ordine alfabetico la politica addenda all'interno di ciascun gruppo, quindi è possibile disporre di tutte le politiche automatiche dalla A alla Z seguite da tutte le politiche private dalla A alla Z.
• SplitDocuments consente di suddividere un grande lavoro in lavori più piccoli in base al numero di documenti o al numero di fogli presenti nel lavoro più piccolo.

Ciascuna di queste operazioni aggiunge o cambia le informazioni nel file di proprietà del documento senza modificare il contenuto del lavoro AFP originale. Il file delle proprietà del documento creato inizialmente per identificare tutti i documenti presenta ulteriori informazioni aggiunte, quali la posizione di ciascun documento nel file AFP riorganizzato.

Una volta definite le operazioni per gestire i documenti nel nuovo raggruppamento e nell'ordine desiderato, includere un'operazione nella fase di assegnazione del flusso di lavoro che crea un nuovo file AFP con i singoli documenti organizzati nel modo specificato. Utilizzare un'operazione basata sul modello di operazione BuildAFPFromDocuments se si desidera creare un singolo lavoro di output basato sui documenti ordinati di recente. Se, tuttavia, si desidera creare diversi lavori di output poiché viene utilizzata l'operazione SplitDocuments o si desidera stampare ciascun gruppo di documenti creato da GroupDocuments separatamente, allora viene utilizzata un'operazione basata sul modello di operazione CreateAFPJobsFromDocuments.

Per consentire una gestione più complessa dei documenti, è possibile creare un file di controllo AFP avanzato che definisce il testo o i dati del codice a barre da aggiungere a ciascun documento o identifica i blocchi di testo o le aree da rimuovere da ciascun documento. Specificare il nome del file di controllo che contiene tali definizioni quando si crea l'operazione BuildAFPFromDocuments o CreateAFPJobsFromDocuments nella fase di assegnazione di un flusso di lavoro.

La parte rimanente del flusso di lavoro che elabora i lavori AFP appare come se non fosse stato installato Supporto AFP. Le operazioni possono consentire il riposizionamento del lavoro di stampa nel caso in cui sia necessario ripristinare un inceppamento carta o documenti selezionati per la ristampa e un'operazione basata sul modello di operazione PrintJobs gestisce l'elaborazione di stampa. Le operazioni della fase di completamento conservano il lavoro in RICOH ProcessDirector per un intervallo specificato e quindi il lavoro viene eliminato dal sistema una volta scaduto tale intervallo.

Per visualizzare i valori delle proprietà del documento nell'interfaccia utente o cercare un documento in base a un valore della proprietà, includere un'operazione WriteDocumentsToDatabase nel flusso di lavoro. Questa operazione consente di salvare i valori delle proprietà del documento nel database di documenti.