Adicionando etapas para criptografar arquivos PDF

Você pode adicionar etapas ao seu fluxo de trabalho que adicionam a proteção por senha aos arquivos PDF e restringem as ações que podem ser feitas nos arquivos PDF.
Por exemplo, você pode precisar enviar uma amostra de uma tarefa para o seu cliente. Se a tarefa contiver dados confidenciais, você poderá adicionar uma etapa com base no modelo de etapa EncryptPDF para criptografar a amostra antes de enviá-la.

Quando você criptografa um arquivo PDF, pode especificar uma ou duas senhas. A Senha do proprietário é a senha principal. Ela desbloqueia completamente o arquivo, para que o destinatário possa lê-lo, preencher os campos do formulário e até mesmo editar o conteúdo do arquivo. As etapas RICOH ProcessDirector precisam do nível de acesso fornecido pela Senha do proprietário ao processar tarefas, porque frequentemente elas fazem alterações nesses arquivos PDF.

A Senha do usuário é mais limitada. Ela desbloqueia o arquivo para que ele possa ser lido, mas não editado de forma alguma. Essa senha será necessária apenas se estas duas instruções forem verdadeiras:

  • O destinatário deve inserir uma senha para abrir o arquivo para lê-lo.
  • O destinatário deve ser proibido de alterar o documento, por exemplo, preencher formulários ou editar o conteúdo.

Se o arquivo não contiver informações seguras, você poderá criptografá-lo para que ele possa ser aberto sem senha, mas exija a Senha do proprietário para as funções de edição.

Para adicionar etapas para criptografar arquivos PDF:

  1. Clique na guia Fluxo de trabalho
  2. Clique no nome do fluxo de trabalho que deseja modificar.
  3. Opcional: Desative o fluxo de trabalho clicando no botão à esquerda do nome do fluxo de trabalho.
    Se você não desativar o fluxo de trabalho ao editá-lo, tarefas que usam esse fluxo de trabalho continuarão avançando pelas etapas. Quando você salvar, o fluxo de trabalho será momentaneamente desativado e, em seguida, ativado novamente. As tarefas que estão sendo processadas no fluxo de trabalho podem apresentar um erro.
  4. Adicione a etapa EncryptPDF para processar os arquivos PDF.
    A maioria das etapas do fluxo de trabalho não pode processar arquivos PDF criptografados. Escolha com cuidado onde colocar essa etapa, para evitar um erro de fluxo de trabalho. Por exemplo, se você estiver entregando um arquivo PDF criptografado como um documento final, deverá colocar a etapa o mais próximo possível do final do fluxo de trabalho. Se você estiver enviando o arquivo PDF criptografado como uma visualização para o cliente, ele poderá ser colocado anteriormente no fluxo de trabalho. Certifique-se de salvar o arquivo PDF criptografado em um local diferente do diretório do spool.
  5. Insira a Senha do proprietário que deseja configurar para o arquivo e selecione o nível Ações protegidas por senha.
  6. Se o nível Ações protegidas por senha estiver configurado para Editar, Preencher, Ler e você quiser que o destinatário insira uma senha para abrir o arquivo, insira uma Senha de usuário. Se o nível Ações protegidas por senha estiver configurado como Editar ou Editar, Preencher, não será necessário informar uma Senha do usuário.
  7. Se as etapas restantes do fluxo de trabalho não precisarem abrir o arquivo PDF, você poderá usar o valor padrão para a propriedade Arquivo PDF criptografado. A tarefa padrão, ${JobID.print.pdf}, substitui o arquivo de spool para a tarefa. Para manter a versão não criptografada do arquivo no diretório do spool para processamento adicional, especifique um valor diferente para a propriedade Arquivo PDF criptografado, como: ${getFileName(encrypted, pdf, write)}
  8. Salve e habilite o fluxo de trabalho.
Tópico principal: Preparando para utilizar fluxos de trabalho