Propriedades de documentos e gerenciamento de documentos

Avalie cuidadosamente suas necessidades de gerenciamento de documentos antes de definir as propriedades do documento. Você deve não só controlar o número de propriedades, mas também considerar seu tamanho. Uma propriedade de 1.024 caracteres usa mais espaço de armazenamento do que uma propriedade de 32 caracteres.

As propriedades limitadas do documento não precisam de espaço de tabela de banco de dados, no entanto, elas ocupam o espaço para cada documento em cada arquivo de propriedades do documento que contém a propriedade.

Usar as propriedades do documento do banco de dados permite que você exiba as informações do documento na interface do usuário e permite processar documentos em termos globais (sem saber qual contém cada documento de tarefa), mas colocar informações do documento no banco de dados resulta em um custo de desempenho. Propriedades do documento no espaço de uso do banco de dados nas tabelas do banco de dados. As atualizações nas propriedades aumentam a atividade de registro e criam possível contenção no banco de dados. O banco de dados armazena as informações em cache na memória. Com menos propriedades de tamanho menor, o banco de dados pode armazenar em cache mais registros na memória e fornecer melhor desempenho do sistema.

Diversas etapas e ações processam documentos no banco de dados. O sistema de banco de dados bloqueia as linhas de banco de dados durante o processamento. À medida que o processamento de mais documentos ocorre, o impacto sobre os recursos do sistema aumenta. Você pode ajustar seus modelos de etapa para limitar o número de etapas simultâneas que processam documentos no banco de dados.

Estas etapas e ações causam atualizações no banco de dados:

• WriteDocumentsToDatabase adiciona entradas para cada documento ao banco de dados e atribui a cada entrada um identificador de documento.
• ReadDocumentsFromDatabase recupera informações do documento do banco de dados e armazena em um arquivo de propriedades do documento. Nenhuma atualização é feita no banco de dados.
• CompleteDocuments altera o estado de todos os documentos na tarefa para Concluído.
• CreateJobsFromDocuments e CreateAFPJobsFromDocuments criam uma nova associação entre documentos e as tarefas pai criadas.
• RemoveJobs notifica RICOH ProcessDirector quando tarefas são excluídas. Quando o RICOH ProcessDirector elimina uma tarefa que tem documentos no banco de dados, ele exclui os documentos do banco de dados.
• UpdateDocumentsInDatabase atualiza as propriedades do documento no banco de dados usando os valores do arquivo de propriedades do documento.
• A ação Processar novamente exige aprovação dos recursos de processamento de documentos. Os recursos de processamento de documentos não permitem que o RICOH ProcessDirector processe uma tarefa original novamente se os documentos para a tarefa também estiverem associados a outras tarefas.
• Abrir o notebook de propriedades do documento a partir do portlet Documentos recupera valores de propriedades do documento a partir do banco de dados. Apenas as propriedades armazenadas no banco de dados aparecem no bloco de notas de propriedades.

Esta lista mostra as etapas e ações em ordem, de acordo com a quantidade de recursos do banco de dados que eles usam. Os itens com uso mais intensivo de recursos estão na parte superior.

1. RemoveJobs
2. CompleteDocuments
3. WriteDocumentsToDatabase
4. CreateJobsFromDocuments ou CreateAFPJobsFromDocuments
5. Exibição da tabela Documentos na interface do usuário
6. ReadDocumentsFromDatabase
7. Processar Novamente
8. Abrir o bloco de notas Propriedade do documento da tabela Documentos