Processando arquivos AFP que contêm documentos

Use o modo Indexador AFP do RICOH Visual Workbench para criar grupos de páginas nomeados e tags de indexação nos dados de tarefa originais. Em seguida, use o modo Document Property Designer do RICOH Visual Workbench para mapear as tags de indexação para as propriedades de documento a serem usadas para localizar e manipular documentos. Use o modo Aprimorador AFP para criar códigos de barras e texto, e ocultar áreas com conteúdo indesejado, como códigos de barra obsoletos.

O RICOH Visual Workbench cria um arquivo de controle que contém esses mapeamentos.

As etapas baseadas em modelos de etapas do Suporte AFP extraem informações sobre os documentos em um arquivo AFP e armazenam essas informações em um arquivo de propriedades do documento, que é estruturado como uma tabela. O arquivo de propriedades do documento permite que o RICOH ProcessDirector faça operações em documentos individuais em vez de somente na tarefa como um todo.

Ao criar um fluxo de trabalho para receber arquivos AFP, inclua uma etapa com base no modelo de etapa IdentifyDocuments. Especifique o arquivo de controle do RICOH Visual Workbench que contém a definição do grupo de páginas e quaisquer propriedades de documento. Essa etapa cria um arquivo de propriedades do documento que representa um inventário de todos os documentos na tarefa.

Para processar documentos individuais, você pode adicionar etapas à fase Montar do fluxo de trabalho, com base nestes modelos de etapa:

• GroupDocuments permite classificar todos os documentos em grupos com base em até seis propriedades de documento. Por exemplo, em um arquivo de 5000 documentos de adendos de apólices de seguro, você poderia agrupá-los todos em todas as combinações de tipo de seguro (automóvel ou residencial) e estado.
• SortDocuments permite classificar documentos em até seis propriedades de documento. Por exemplo, é possível colocar em ordem alfabética os adendos de seguro em cada grupo; dessa forma você teria todos os seguros de automóveis nos estados de A a Z, seguidos por todos os seguros residenciais nos estados de A a Z.
• SplitDocuments permite dividir uma tarefa maior em diversas tarefas menores com base no número de documentos ou no número de folhas na tarefa menor.

Cada uma dessas etapas adiciona ou altera as informações no arquivo de propriedades do documento sem alterar o conteúdo da tarefa do AFP original. O arquivo de propriedades do documento que foi criado inicialmente para identificar todos os documentos possui mais informações adicionadas a ele, como local de cada documento no arquivo AFP reorganizado.

Depois de definir as etapas para manipular os documentos para o novo agrupamento e a ordem desejada, inclua uma etapa na fase Montar do fluxo de trabalho que cria um novo arquivo AFP com os documentos individuais organizados de acordo com essa ordem. Use a etapa com base no modelo de etapa BuildAFPFromDocuments se você quiser criar uma única tarefa de saída com base nos documentos recém-ordenados. Entretanto, se você quiser criar tarefas de saída separadas porque usou a etapa SplitDocuments ou se quiser imprimir cada grupo de documentos criados pela etapa GroupDocuments separadamente, use uma etapa com base no modelo de etapa CreateAFPJobsFromDocuments.

Para permitir manipulação mais complicada dos documentos, é possível criar um arquivo de controle AFP que defina o texto ou os dados do código de barras a serem adicionados a cada documento ou para identificar os blocos de texto ou áreas a serem removidos de cada documento. Especifique o nome do arquivo de controle que contém essas definições quando criar a etapa BuildAFPFromDocuments ou CreateAFPJobsFromDocuments na fase Montar de um fluxo de trabalho.

O restante do fluxo de trabalho que processa tarefas AFP é como se você não tivesse o Suporte AFP instalado — as etapas podem permitir o reposicionamento da tarefa de impressão, caso seja necessário solucionar uma obstrução de papel ou reimprimir documentos selecionados e uma etapa baseada no modelo de etapa PrintJobs gerencia o processamento da impressão. As etapas na fase Concluir permitem reter a tarefa no RICOH ProcessDirector por um intervalo que você especificar e, em seguida, a tarefa é excluída do sistema quando esse intervalo expira.

Se você quiser ver os valores das propriedades do documento na interface do usuário ou procurar um documento com base em um valor de propriedade, inclua uma etapa WriteDocumentsToDatabase em seu fluxo de trabalho. Essa etapa salva os valores de propriedade do documento no banco de dados de documentos.