Amélioration des fichiers PDF pour Archive

Utilisez le Plug-in RICOH ProcessDirector pour Adobe Acrobat pour améliorer les modèles de fichier PDF et pouvoir ainsi stocker les documents ou leurs informations d'historique dans un référentiel.

Les fichiers doivent contenir un groupe de pages, qui identifie les documents, ainsi que les propriétés de document requises pour rechercher les documents dans le référentiel. Utilisez le Plug-in RICOH ProcessDirector pour Adobe Acrobat pour identifier les groupes de pages. Pour des informations détaillées sur les fonctions Plug-in RICOH ProcessDirector pour Adobe Acrobat utilisées dans cette procédure, telles que Définir une propriété de document, reportez-vous à l'aide en ligne du Plug-in RICOH ProcessDirector pour Adobe Acrobat.

Pour améliorer les fichiers PDF de façon à les utiliser avec la fonction Archive :

  1. Ouvrez un fichier PDF dans Adobe Acrobat Professional, puis cliquez sur Ricoh ⇒ Sélectionner pour que Plug-in RICOH ProcessDirector pour Adobe Acrobat devienne l'outil actif.
  2. Tracez un cadre autour du texte que vous souhaitez utiliser pour définir des groupes de pages basés sur un texte ou tracez un cadre à un endroit quelconque pour définir des groupes de pages qui ne sont pas basés sur un texte. Cliquez sur Définir un groupe de pages.
    1. Dans le menu déroulant Groupes de pages, sélectionnez Créer des groupes de pages de longueur fixe ou Débuter le groupe de pages lorsque le texte sélectionné est introuvable.
      Vous pouvez définir un groupe de pages en fonction d'un nombre de pages fixe sur un texte qui apparaît à plusieurs reprises tout au long du fichier PDF. Par exemple, si Page 1 s'affiche sur la première page de chaque document, vous pouvez utiliser ce texte pour définir le groupe de pages.
        Remarque:

      • Si vous utilisez un texte pour définir le début du groupe de pages, ce texte doit apparaître au même emplacement sur la première page de chaque document.

      • Si vous utilisez un modèle de fichier PDF pour définir des groupes de pages, assurez-vous que le contenu et l'emplacement du texte sélectionné sont cohérents dans les fichiers PDF en production.

    2. Cliquez sur OK.
  3. Cliquez sur Ricoh ⇒ Afficher le navigateur de groupes de pages et vérifiez que les documents du fichier PDF ont été définis correctement.
  4. Définissez la première propriété de document que vous souhaitez utiliser pour rechercher des documents dans le référentiel :
    1. Avec le bouton gauche de la souris, cliquez sur le coin supérieur gauche des données que vous souhaitez capturer. Faites glisser la souris pour tracer un cadre autour des données.
      Veillez à ce que le cadre soit suffisamment long pour capturer l'occurrence contenant le plus grand nombre de données présente dans vos fichiers PDF. Certains caractères d'un fichier PDF occupent un tampon d'espace plus large que d'autres. Vous pouvez voir les données capturées dans la zone Texte sélectionné de la boîte de dialogue.
    2. Sélectionnez Définir une propriété de document dans le menu en incrustation.
    3. Sélectionnez une propriété de document RICOH ProcessDirector dans la liste déroulante.
      Si vous avez besoin de propriétés de document qui ne figurent pas dans la liste, vous devez définir ces propriétés de document personnalisées dans le fichier docCustomDefinitions.xml. Vous devez ensuite exécuter l'utilitaire docCustom pour mettre à jour les fichiers de configuration et ajouter ces propriétés à la base de données. Une fois que vous avez chargé les nouvelles propriétés de document, celles-ci sont disponibles dans Plug-in RICOH ProcessDirector pour Adobe Acrobat à chaque fois que vous définissez des propriétés de document. Pour plus d'informations sur l'édition du fichier docCustomDefinitions.xml, l'exécution de l'utilitaire docCustom et le chargement des propriétés de document RICOH ProcessDirector, voir RICOH ProcessDirector: Installation des fonctions de traitement de document.
    4. Utilisez la section Conditions de positionnement pour spécifier les pages sur lesquelles les données de propriété de document seront extraites.
      Si vous voulez extraire les données de propriété de documents à partir de la première page de chaque document, sélectionnez Pages basées sur une règle, puis sélectionnez Toutes les pages recto.
    5. Cliquez sur OK pour créer la propriété de document.
    6. Cliquez sur Ricoh ⇒ Afficher les valeurs de propriétés de document puis parcourez plusieurs groupes de pages dans votre fichier PDF afin de vérifier que Plug-in RICOH ProcessDirector pour Adobe Acrobat extrait bien les valeurs de propriétés de document appropriées pour chaque groupe de pages.
  5. Répétez les étapes ci-dessus pour définir chacune des propriétés de document que vous souhaitez utiliser pour rechercher des documents dans le référentiel :
  6. Quand vous êtes prêt à enregistrer la définition de votre groupe de pages et les propriétés de document, cliquez sur Ricoh ⇒ Enregistrer le fichier de contrôle.
  7. Donnez un nom au fichier de contrôle ou acceptez la valeur par défaut. Cliquez sur Enregistrer. Un message de confirmation s'affiche. Cliquez sur OK.
  8. Envoyez le fichier de contrôle au serveur RICOH ProcessDirector dans un répertoire auquel l'utilisateur du système RICOH ProcessDirector a le droit d'accéder.
    Remarque: Quand vous créez votre flot de travaux Archive, indiquez le nom et l'emplacement du fichier de contrôle dans chaque étape basée sur le modèle d'action IdentifyPDFDocuments ou BuildPDFDocuments.

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