Définition de propriétés de document multiples

Vous pouvez définir plusieurs propriétés de document dans un bloc de données dans un fichier PDF. Un bloc de données peut être du texte, des codes-barres DataMatrix codés en images, ou les deux.
    Remarque:
  • Lisez la section relative à la présentation des propriétés de document afin de vous familiariser avec le concept dans RICOH ProcessDirector et d'utiliser de façon optimale la fonction RICOH ProcessDirector.
Pour définir plusieurs propriétés de document :
  1. Ouvrez un fichier PDF dans Adobe Acrobat Professional et chargez un fichier de contrôle qui contient une définition de groupe de pages ou définissez un groupe de pages.
  2. Avec le bouton gauche de la souris, cliquez sur le coin supérieur gauche du bloc de données que vous souhaitez capturer. Faites glisser la souris pour tracer un cadre autour du bloc de données. Affichez ultérieurement les valeurs pour vérifier votre sélection.
      Remarque:
    • Veillez à ce que le cadre soit suffisamment long pour capturer l'occurrence contenant le plus grand nombre de lignes de données présentes dans vos fichiers PDF. Certains caractères d'un fichier PDF occupent un tampon d'espace plus large que d'autres. Par exemple, le bord gauche d'une grande majuscule ou d'une ligne peut nécessiter la sélection d'un dixième de pouce de tampon d'espace pour être totalement capturée.
  3. Sélectionnez Définir des propriétés multiples dans le menu en incrustation.
  4. Entrez un nom pour le bloc contenant plusieurs propriétés de document. N'utilisez ni espaces, ni caractères spéciaux (tels que @, #, $, % ou - (tiret)) dans le nom. Vous pouvez, en revanche, utiliser des points et des traits de soulignement.
  5. Définissez le type de données dont vous voulez extraire les valeurs.
    • Si vous avez sélectionné une zone qui ne contient que du texte, sélectionnez Texte sous Sélectionner dans.
    • Si vous avez sélectionné une zone qui ne contient que des codes-barres, sélectionnez Image de code-barres sous Sélectionner dans.
    • Si vous avez sélectionné une zone contenant à la fois du texte et des codes-barres, sélectionnez Texte et Image de code-barres.

      Les données de texte sont placées avant les données de code-barres dans la chaîne extraite sans indication de l'endroit où les données de texte se terminent et où les données de code-barres commencent.

  6. Spécifiez la page de chaque document à partir de laquelle les données de propriété du document seront extraites. Effectuez l'une des étapes suivantes :
    • Sélectionnez Pages basées sur une règle, puis choisissez une règle dans la liste. La règle par défaut est Premier recto uniquement. Vous pouvez également :
      • Cliquez sur l'icône d'ajout de contenu pour définir une nouvelle règle.
      • Cliquez sur l'l'icône Gestionnaire de règles pour accéder au gestionnaire de règles.
        Important:
      • Les règles Dernier verso, Dernier recto et Dernière page ne fonctionnent pas avec l'extraction des données de propriété de document.
    • Sélectionnez Pages spécifiques et entrez la page dans chacun des documents de votre choix.

      Si vous spécifiez plusieurs pages, Plug-in RICOH ProcessDirector pour Adobe Acrobat extrait les données de propriété de document de la dernière page spécifiée dans chaque document. Exemples :

      • Vous spécifiez les pages 2–4. Si un document contient quatre pages ou plus, les données de propriété de document sont extraites de la page 4. Si un document contient trois pages, les données de propriété de document sont extraites de la page 3. Si un document contient deux pages, les données de propriété de document sont extraites de la page 2.
      • Vous spécifiez les pages 2,4. Si un document contient quatre pages ou plus, les données de propriété de document sont extraites de la page 4. Si un document contient deux ou trois pages, les données de propriété de document sont extraites de la page 2.
      • Vous spécifiez les pages 2–n. Étant donné que n représente la dernière page, les données de propriété de document sont extraites de la dernière page si le document contient deux pages ou plus.
          Important:
        • Si vous spécifiez uniquement la page n, Plug-in RICOH ProcessDirector pour Adobe Acrobat n'extrait aucune donnée de propriété de document de l'une des pages d'un document.

  7. Utilisez la section Propriétés de document de la fenêtre de définition pour sélectionner une propriété de document et définir la règle d'extraction des propriétés. Cette section contient tout le texte de la première ligne de texte sélectionné. Si vous choisissez de modifier un bloc de texte existant, cette section contient toutes les propriétés de document que vous avez définies pour le bloc de texte. Suivez cette procédure pour définir une nouvelle propriété de document et la règle d'extraction de modificateur associée.
    1. Cliquez sur l'icône d'ajout (icône d'ajout d'une propriété de document) pour ajouter une nouvelle ligne de définition de propriété de document.
    2. Sélectionnez une propriété de document RICOH ProcessDirector dans la liste Propriété. Vous pouvez définir votre propre propriété de document en saisissant son nom. Toutefois, vous ne pouvez pas utiliser cette propriété dans RICOH ProcessDirector. Ne définissez vos propres propriétés de document que lorsque vous utilisez Plug-in RICOH ProcessDirector pour Adobe Acrobat pour exporter les valeurs de propriétés de document vers un fichier texte.
    3. Sélectionnez la ligne du bloc de texte d'où vous voulez extraire la propriété de document sélectionnée. Vous pouvez sélectionner la ligne en utilisant une référence de haut en bas ou de bas en haut. Pour sélectionner une ligne en utilisant une référence de haut en bas, sélectionnez 1 jusqu'à n (où n correspond à un nombre entier positif). Pour sélectionner une référence de bas en haut, sélectionnez Dernière ou x dernières (où x correspond au nombre de lignes depuis la dernière ligne). Au lieu de sélectionner la valeur de la ligne dans la liste, entrez le numéro de la ligne directement dans le champ Ligne.
    4. Sélectionnez l'icône d'édition (icône d'édition de ligne) pour afficher une fenêtre Modifier texte dans laquelle vous définissez une ou plusieurs règles d'extraction de modificateur afin d'extraire la propriété de document exacte voulue.
    5. Choisissez l'un des modificateurs suivants :

      Modificateurs de contenu

      ModifiéPar Action
      Supprimer le caractère Entrez un caractère ou un caractère blanc (utilisez la barre d'espacement pour saisir un caractère blanc) que vous souhaitez supprimer de la valeur. Le caractère est sensible à la casse. Sélectionnez ensuite l'un des boutons suivants :
      • Supprimer toutes les instances du caractère

        Le caractère indiqué est retiré de toutes les positions de la valeur.

        Par exemple, un numéro de compte est : 324-1443255-11. Vous pouvez entrer un caractère - pour supprimer tous les caractères - de la valeur, et obtenir 324144325511.

      • Supprimer les caractères de début

        Le caractère indiqué est retiré du début de la valeur. Par exemple, si vous entrez un espace, tous les espaces sont retirés du début de la valeur.

      • Supprimer les caractères de fin

        Le caractère indiqué est retiré de la fin de la valeur. Par exemple, si vous entrez un espace, tous les espaces sont retirés de la fin de la valeur.

      • Supprimer les caractères de début et de fin

        Le caractère indiqué est retiré du début et de la fin de la valeur. Par exemple, si vous entrez un espace, tous les espaces sont retirés du début et de la fin de la valeur.
      Sous-chaîne par position Sélectionnez Début de la ligne ou Fin de la ligne dans la liste Démarrage à partir de. Sélectionnez un nombre pour Première position afin d'indiquer l'emplacement du premier caractère dans la valeur de texte. Sélectionnez un nombre pour Nombre à conserver afin d'indiquer le nombre de caractères conservés.
      Sous-chaîne par délimiteur Entrez un caractère ou un espace dans le champ Délimiteur afin d'indiquer l'endroit où la valeur de texte est divisée en segments de chaîne séparés. Le caractère et la chaîne de texte sont sensibles à la casse.

      Sélectionnez Début de la ligne ou Fin de la ligne dans la liste Démarrage à partir de.

      Sélectionnez un nombre pour Première position afin de définir la position du délimiteur dans la chaîne de texte.

      Sélectionnez un nombre pour Nombre à conserver afin de définir le nombre de segments de chaîne de texte à conserver.

      Ces exemples montrent comment sélectionner des segments de chaîne de texte en spécifiant un délimiteur :

      • Pour le nombre de compte 324-1443255-11, vous pouvez utiliser le caractère - comme délimiteur pour séparer la valeur en trois chaînes de texte : 324, 1443255 et 11. Sélectionnez Début de la ligne. Pour sélectionner les deuxième et troisième chaînes de texte (1443255 et 11), sélectionnez 2 à la fois pour Première position et Nombre à conserver.

      • Pour l'adresse d'envoi Eldorado Springs CO 80025, vous pouvez utiliser un espace pour séparer la valeur en quatre chaînes de texte, comme suit : Eldorado, Springs, CO et 80025. Sélectionnez Fin de la ligne.

        • Pour sélectionner le code postal, sélectionnez 1 à la fois pour Première position et Nombre à conserver.

        • Pour sélectionner l'état, choisissez 2 pour Première position et 1 pour Nombre à conserver.

        • Pour sélectionner la ville, choisissez 3 pour Première position et 10 pour Nombre à conserver. En spécifiant 10 pour Nombre à conserver, vous pouvez sélectionner des noms de ville composés de dix mots maximum.
      Remplir avec le caractère Sélectionnez Début de la ligne ou Fin de la ligne dans la liste Emplacement de remplissage. Entrez un caractère ou un espace comme caractère de remplissage dans le champ Caractère à utiliser pour le remplissage.

      Entrez un nombre dans le champ Longueur de texte rempli minimum pour définir la longueur minimum de la chaîne de texte. Si le nombre de caractères de la chaîne de texte est inférieur à cette longueur minimum, des caractères de remplissage sont ajoutés pour compléter la chaîne.

      Lorsque vous utilisez un modificateur pour définir une règle d'extraction de texte, le champ Texte à modifier, situé en haut de la fenêtre Modifier texte, contient la ligne sélectionnée et toutes les éditions que vous lui apportez. Le champ Valeur modifiée, situé à droite du modificateur, affiche le texte après application de ce modificateur (soit depuis le modificateur ci-dessus soit depuis le champ Texte à modifier, si vous définissez le premier modificateur).

    6. Continuez à appliquer des modificateurs jusqu'à ce que vous extrayiez la valeur voulue de la ligne sélectionnée. Cliquez sur l'icône d'ajout pour ajouter un nouveau modificateur. Situé sous la liste de modificateurs, le champ Texte final affiche la valeur modifiée finale, après application de toutes les règles d'extraction du modificateur.
      Situé au bas de la fenêtre, le champ Texte initial du modificateur affiche la valeur pour le modificateur sélectionné, avant son application. Le champ Texte modifié affiche la valeur après application du modificateur.
    7. Utilisez les icônes de gestion des modificateurs placées en haut de la fenêtre pour supprimer et réorganiser les règles d'extraction de modificateur. Utilisez l'icône de la corbeille pour supprimer les règles d'extraction de modificateur sélectionnées. Utilisez les icônes avec flèches orientées vers le haut et le bas pour réorganiser les règles. Les règles sont appliquées à la ligne du haut vers le bas.
    8. Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer la règle d'extraction de ligne.
  8. Continuez à définir les autres propriétés de document que vous voulez extraire d'une ligne du bloc. Vous pouvez sélectionner la même ligne que vous avez utilisée dans une autre propriété de document. Si vous devez supprimer une propriété de document ou si vous voulez les organiser dans un ordre différent, cochez la case située devant chaque propriété de document, puis utilisez l'icône de la corbeille et les icônes avec flèches orientées vers le haut et le bas.
  9. Lorsque vous avez terminé de définir les propriétés de document, cliquez sur OK.
  10. Cliquez sur Ricoh ⇒ Afficher des valeurs de propriété de document pour vérifier que les propriétés possèdent le contenu souhaité.
  11. En option: Vous pouvez modifier la définition du bloc de texte en cliquant deux fois sur son cadre ou en cliquant avec le bouton droit de la souris sur son cadre et en sélectionnant Modifier.
  12. Lorsque vous êtes prêt à enregistrer toutes les améliorations apportées au fichier PDF, notamment la nouvelle définition des propriétés de document, cliquez sur Ricoh ⇒ Sauvegarder le fichier de contrôle.
  13. Placez le fichier de contrôle dans un répertoire utilisé par un serveur RICOH ProcessDirector et saisissez son nom et son emplacement dans une étape RICOH ProcessDirector IdentifyPDFDocuments. Ce fichier de contrôle doit également contenir la définition de groupe de pages qui définit les documents dans les fichiers PDF traités par cette étape.

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