Traitement de fichiers AFP contenant des documents
Vous utilisez le mode AFP Indexer de RICOH Visual Workbench pour créer des groupes de pages nommés et des repères d'indexation dans les données du travail d'origine. Utilisez ensuite le mode Document Property Designer de RICOH Visual Workbench pour mapper les repères d'indexation sur des propriétés de document que vous souhaitez utiliser pour localiser et manipuler les documents. Utilisez le mode AFP Enhancer pour créer des codes-barres et du texte, et masquer les zones contenant des éléments indésirables, tels que des codes-barres obsolètes.
RICOH Visual Workbench crée un fichier de contrôle contenant ces mappages.
Les étapes basées sur Prise en charge AFP permettent d'extraire des informations sur les documents dans un fichier AFP et de les stocker dans un fichier des propriétés de document, structuré comme une table. Le fichier des propriétés de document permet à RICOH ProcessDirector d'effectuer des opérations sur des documents individuels plutôt que sur l'ensemble du travail.
Lorsque vous créez un flot de travaux pour recevoir des fichiers APF, vous incluez une étape basée sur le modèle d'étape IdentifyDocuments. Spécifiez le fichier de contrôle RICOH Visual Workbench contenant la définition du groupe de pages et toutes les propriétés de document. Cette étape génère un fichier de propriétés de document qui représente un inventaire de tous les documents du travail.
Pour traiter des documents individuels, vous pouvez ajouter des étapes à la phase Assembler du flot de travaux, basées sur les modèles d'action suivants :
- GroupDocuments permet de classer tous les documents en groupes basés sur six propriétés de document maximum. Par exemple, si vous disposez d'un fichier de 5000 documents d'annexes de police d'assurance, vous pouvez tous les regrouper dans toutes les combinaisons de type de police (véhicule ou habitation) et d'état.
- SortDocuments permet de trier des documents selon six propriétés de document au maximum. Par exemple, vous pouvez classer par ordre alphabétique les annexes de police d'assurance dans chaque groupe de manière à obtenir toutes les polices véhicules des états de A à Z, suivies par les polices habitation des états de A à Z.
- SplitDocuments permet de diviser un travail volumineux en plusieurs travaux plus petits, en fonction du nombre de documents ou du nombre de feuilles dans le travail plus petit.
Chacune de ces étapes ajoute ou modifie des informations dans le fichier de propriétés de document sans modifier le contenu du travail AFP d'origine. Des informations sont ajoutées au fichier de propriétés de document créé initialement pour identifier tous les documents, par exemple l'emplacement de chaque document dans le fichier AFP réorganisé.
Une fois que vous avez défini les étapes pour classer les documents selon les nouveaux regroupement et ordre souhaités, incluez une étape dans la phase Assembler du flot de travaux afin de générer un nouveau fichier AFP dont les documents individuels sont organisés selon cet ordre. Utilisez une étape basée sur le modèle d'étape BuildAFPFromDocuments si vous souhaitez créer un travail de sortie unique, basé sur les documents que vous venez de classer. Si, toutefois, vous souhaitez créer des travaux de sortie distincts parce que vous avez utilisé l'étape SplitDocuments ou vous souhaitez imprimer chaque groupe de documents créé par l'étape GroupDocuments séparément, utilisez pour cela une étape basée sur le modèle d'étape CreateAFPJobsFromDocuments.
Pour permettre une manipulation plus complexe des documents, vous pouvez créer un fichier de contrôle Enhance AFP qui définit des données de texte ou de code-barres à ajouter à chaque document ou qui identifie des blocs de texte ou des zones à supprimer de chaque document. Indiquez le nom du fichier de contrôle contenant ces définitions lorsque vous créez l'étape BuildAFPFromDocuments ou CreateAFPJobsFromDocuments dans la phase Assembler d'un flot de travaux.
Le reste du flot de travaux qui traite les travaux AFP est identique à celui que vous obtiendriez si Prise en charge AFP n'était pas installé. Des étapes peuvent permettre le repositionnement du travail d'impression si vous devez réparer un bourrage papier ou réimprimer des documents sélectionnés, et une étape basée sur le modèle d'étape PrintJobs gère le traitement de l'impression. Les étapes de la phase Terminé vous permettent de conserver le travail dans RICOH ProcessDirector pour un intervalle de temps que vous indiquez ; le travail est ensuite supprimé du système à l'expiration de cet intervalle.
Si vous souhaitez afficher les valeurs des propriétés de document dans l'interface utilisateur ou rechercher un document basé sur une valeur de propriété, incluez une étape WriteDocumentsToDatabase dans votre flot de travaux. Cette étape enregistre les valeurs de propriétés de document dans la base de données de documents.