Scénario d'extraction de polices à partir d'adresses dans une zone sinistrée

Dans ce scénario, un atelier imprime des polices dans un travail d'impression PDF. En raison de graves inondations ayant rendu la distribution du courrier impossible dans deux secteurs postaux, l'atelier annule l'impression des polices destinées aux clients dont l'adresse comprend un des codes postaux concernés. Il supprime ces polices du travail d'impression et les envoie par e-mail aux clients.

Dans ce scénario, le flot de travaux ne comporte pas d'étape d'attente de réception d'une liste d'extraction. Les travaux se déplacent dans le flot de travaux sans attendre. Dès que l'atelier fournit une liste d'extraction des codes postaux d'une zone sinistrée, RICOH ProcessDirector supprime les documents comprenant les codes postaux de chaque travail d'impression qui passe à l'étape SetDocPropsFromList. Lorsque la distribution du courrier reprend dans tous les secteurs postaux de la liste d'extraction, l'atelier supprime la liste d'extraction et RICOH ProcessDirector ne supprime pas les documents des travaux d'impression qui passent à l'étape SetDocPropsFromList. L'étape reste dans le flot de travaux et peut être utilisée à chaque fois que des documents doivent être extraits d'un travail.

L'atelier utilise Plug-in RICOH ProcessDirector pour Adobe Acrobat pour identifier les polices comme des documents individuels dans le fichier PDF en production pour chaque travail. Les données de chaque police comprennent le nom, l'adresse e-mail et le code postal du client.

Pour modifier le flot de travaux afin qu'il extraie les polices pour les clients d'une zone sinistrée, un administrateur de l'atelier d'impression configure RICOH ProcessDirector pour prendre en charge le nouveau traitement.

L'administrateur :

  • Définit deux propriétés de document personnalisées, Doc.Custom.CustomerName et Doc.Custom.PostalCode, dans le fichier docCustomDefinitions.xml.
  • Exécutez l'utilitaire docCustom, puis mettez à jour la fonction Propriétés de document personnalisées.
  • Charge les propriétés RICOH ProcessDirector de document mises à jour dans le Plug-in RICOH ProcessDirector pour Adobe Acrobat.
  • Utilise la fonction Définir la propriété de document dans le plug-in pour définir trois propriétés de document :
    • Doc.Custom.PostalCode indique les données de code postal.
    • Doc.Custom.CustomerName indique les données de nom du client.
    • Doc.EmailAddress indique les données d'adresse e-mail du client.

      La propriété de document est fournie avec toutes les fonctions de traitement de document.

    L'étape IdentifyPDFDocuments du flot de travaux va extraire les données pour les trois propriétés de document de chaque document dans le fichier PDF du travail. RICOH ProcessDirector va utiliser les valeurs de la propriété de document Doc.Custom.PostalCode pour déterminer les documents à extraire du travail. RICOH ProcessDirector va utiliser les valeurs des propriétés de document Doc.Custom.CustomerName et Doc.EmailAddress à l'étape qui envoie les documents extraits par e-mail.

  • Utilise la fonction Définir la propriété de document dans le plug-in pour enregistrer les définitions de propriétés de document dans le fichier de contrôle qui identifie les polices comme des documents individuels.
  • Envoie le fichier de contrôle au serveur RICOH ProcessDirector.
  • Indique le nom du fichier de contrôle comme valeur de la propriété Identifier le fichier de contrôle PDF pour l'étape IdentifyPDFDocuments.
  • Ajoute une étape SetDocPropsFromList au flot de travaux et définit les valeurs des propriétés de l'étape :
    • La valeur de la propriété Répertoire de fichier de liste est /aiw/aiw1/clientfiles/pull.
    • La valeur de la propriété Délimiteur est Nouvelle ligne.
    • La valeur de la propriété Colonnes du fichier de liste est Doc.Custom.PostalCode.
    • La valeur de la propriété Propriété de document à définir est Extraire le document. Extraire le document est le nom d'interface utilisateur de la propriété de document Doc.Pull.

      La propriété Doc.Pull est fournie avec toutes les fonctions de traitement de document. C'est un choix pratique pour la valeur de la propriété de document Propriété de document à définir. L'administrateur peut également créer une propriété de document personnalisée et l'utiliser comme valeur de Propriété de document à définir.

    • La valeur de la propriété Valeur des documents correspondants est OUI.
    • La valeur de la propriété Valeur des autres documents est NON.
  • Ajoute une étape GroupDocuments au flot de travaux après l'étape SetDocPropsFromList et définit la valeur de la propriété Regrouper en premier sur Extraire le document.
  • Ajoute une étape CreateJobsFromDocuments au flot de travaux après l'étape GroupDocuments et définit la valeur de la propriété Flot de travaux enfant sur le nom du flot de travaux en cours.
  • Ajoute un traitement conditionnel près du début du flot de travaux pour traiter les travaux parent et enfant de façon différente. La nouvelle branche des travaux enfant leur permet d'éviter les étapes d'identification de document.
  • Ajoute une étape SetDocPropsFromConditions au début de la branche des travaux enfant.

    L'étape affecte une valeur à une propriété de travail en se basant sur la valeur de la propriété de document Extraire le document. Le fichier de conditions de propriété définit la valeur de la propriété de travail Personnalisé1 sur Extraire ou Imprimer.

  • Crée deux branches de flot de travaux, une pour les travaux enfant avec les documents à imprimer, et une autre pour les travaux enfant avec les documents extraits. Les règles pour les branches sont les suivantes :
    • Personnalisé1 = Extraire
    • Personnalisé1 = Imprimer
  • Ajoute une étape EmailDocuments à la branche des travaux enfant avec les documents extraits. L'étape envoie chaque document au format PDF à l'adresse e-mail du client.
    • La valeur de la propriété Adresse du destinataire est ${Doc.EmailAddress}.
    • La valeur de la propriété Ligne d'objet est Police pour ${Doc.Custom.CustomerName}.
    • La valeur de la propriété Message est En raison de l'interruption du service de courrier dans le secteur postal ${Doc.Custom.PostalCode}, vous trouverez ci-joint une copie de votre police au format PDF.
    • La valeur de la propriété Joindre un document est Oui.
    • La valeur de la propriété Nom de la pièce jointe est ${Doc.Custom.CustomerName}.pdf.
  • Rejoint les deux branches en les connectant à l'étape WaitForRelatedJobs.
  • Crée une liste d'extraction et la charge dans le répertoire /aiw/aiw1/clientfiles/pull. La liste d'extraction contient deux codes postaux : 
    80455 80540

L'administrateur active le flot de travaux et lui soumet un travail.

Le travail passe par la branche de flot de travaux des travaux parent, puis passe à l'étape SetDocPropsFromList. RICOH ProcessDirector :

  • Récupère la liste d'extraction dans le répertoire /aiw/aiw1/clientfiles/pull.
  • Examine les valeurs de la propriété Doc.Custom.PostalCode dans le fichier de propriétés de document dans le répertoire spoule du travail.
  • Crée une colonne de valeurs pour la propriété Doc.Pull dans le fichier de propriétés de document.

    Lorsque la valeur de la propriété Doc.Custom.PostalCode correspond à un des deux codes postaux de la liste d'extraction, RICOH ProcessDirector définit la valeur de la propriété Doc.Pull sur OUI.

    Il définit la valeur de la propriété Doc.Pull pour tous les autres documents du fichier de propriétés de document sur NON.

Le travail passe à l'étape GroupDocuments, qui place chaque document dans un ou deux groupes en fonction de la valeur de la propriété Doc.Pull.

Le travail passe à l'étape CreateJobsFromDocuments, qui crée un travail enfant pour chaque groupe de documents et soumet les travaux enfant au même flot de travaux.

Les travaux enfant parcourent la branche du flot de travaux pour les travaux enfant.

Lorsque les travaux enfant atteignent l'étape SetDocPropsFromConditions, RICOH ProcessDirector définit la valeur de la propriété de travail Personnalisé1 :

  • Pour le travail enfant dont la propriété Doc.Pull est définie sur Oui, la propriété de travail Personnalisé1 est définie sur Extraire.
  • Pour le travail enfant dont la propriété Doc.Pull est définie sur Non, la propriété de travail Personnalisé1 est définie sur Imprimer.

RICOH ProcessDirector envoie les travaux enfant à la branche d'impression ou d'extraction du flot de travaux en fonction de la valeur de la propriété de travail Personnalisé1.

Le travail enfant avec les documents extraits passe à l'étape EmailDocuments, puis RICOH ProcessDirector envoie par e-mail chaque police au format PDF au client. Un client s'appelant John Doe reçoit l'e-mail suivant : 

À : John.Doe@mymail.comSubject : Police pour John Doe
Pièce jointe : John Doe.pdf__________________________________________________En raison de l'interruption de service de courrier dans le secteur postal 80455 a été interrompu, vous trouverez ci-joint une copie de votre police au format PDF.

Le travail enfant passe alors à l'étape WaitForRelatedJobs.

Le travail enfant avec des documents à imprimer passe à l'étape WaitForRelatedJobs après l'étape PrintJobs.

Lorsque les deux travaux enfant parviennent à l'étape WaitForRelatedJobs, RICOH ProcessDirector les envoie à l'étape RetainCompletedJobs.

Une fois que la distribution du courrier reprend dans les secteurs postaux de la liste d'extraction, l'administrateur supprime la liste d'extraction du répertoire /aiw/aiw1/clientfiles/pull.

RICOH ProcessDirector Imprime tous les documents des travaux qui passent par le flot de travaux jusqu'à ce que l'administrateur place une autre liste d'extraction dans le répertoire d'extraction.

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