Association de propriétés personnalisées à des repères d'indexation

Vous pouvez utiliser RICOH Visual Workbench pour associer des propriétés de document ou de travail à des repères d'indexation dans un modèle de fichier AFP.

Lorsqu'une propriété est associée à un repère d'indexation, les étapes RICOH ProcessDirector attribuent la valeur du repère d'indexation dans un fichier de production AFP à la propriété dans un flot de travaux. Par exemple, si la valeur du repère d'indexation est un code postal, la valeur de la propriété de document est également un code postal.

Vous pouvez associer plusieurs propriétés de document au même repère d'indexation. Par exemple, vous pouvez associer une propriété de document à une partie d'une valeur de repère d'indexation et associer une autre propriété de document à une autre partie de la valeur du même repère d'indexation. Par exemple, une ligne d'adresse peut contenir à la fois une ville et un État ou pays. Si le repère d'indexation contient à la fois la ville et le pays, vous pouvez définir des propriétés de document différentes pour chacun des deux.

Vous pouvez également associer plusieurs repères d'indexation à la même propriété. Par exemple, si vous disposez de deux repères d'indexation respectivement nommés code d'acheminement et code postal, vous pouvez mapper ces deux repères d'indexation à la propriété code courrier. Vous pouvez utiliser le même Fichier de contrôle Visual Workbench pour plusieurs travaux utilisant différents noms de repère d'indexation pour la même propriété ; au niveau du système, toutefois, un seul de ces repères d'indexation figurera dans un document donné. Si plusieurs repères d'indexation apparaissent dans un document, le système attribue la valeur de propriété basée sur la première occurrence.

Vous n'avez pas besoin d'associer toutes les propriétés de document à des repères d'indexation, ni d'associer tous les repères d'indexation à des propriétés. RICOH ProcessDirector indique la valeur d'une propriété non associée par Non défini.

Les symboles indiquent le statut de chaque propriété de document et repère d'indexation :

  • Le symbole dissocié (Image "Dissocié") indique que la propriété ou le repère d'indexation n'est pas associé.
  • Le symbole associé (Image "Associé") indique que la propriété ou le repère d'indexation est associé.

Pour pouvoir relier des propriétés de document à des repères d'indexation :

  • Ouvrez un modèle de fichier AFP dans RICOH Visual Workbench. Le modèle de fichier doit contenir des groupes de pages et les repères d'indexation que vous souhaitez associer aux propriétés de document. Utilisez le mode AFP Indexer de RICOH Visual Workbench pour créer des groupes de pages et des repères d'indexation.
  • En tant qu'utilisateur du système RICOH ProcessDirector (aiw1 est le nom par défaut), créez un répertoire pour enregistrer le fichier de contrôle comportant les liens. Nous recommandons le répertoire /aiw/aiw1/control_files/workbench (Linux) ou C:\aiw\aiw1\control_files\workbench (Windows), car les fichiers de ce répertoire sont sauvegardés lorsque vous exécutez un processus aiwbackup. Ce répertoire, et tous les fichiers que vous y créez, doit appartenir à l'utilisateur système d'RICOH ProcessDirector ou à un membre du groupe RICOH ProcessDirector (aiwgrp1 est le nom par défaut) et disposer des mêmes autorisations (775) que le répertoire control_files.

Pour associer une propriété à un repère d'indexation :

  1. Dans RICOH Visual Workbench, cliquez sur Mode ⇒ Document Property Designer.
    Si le mode Document Property Designer est le seul disponible, il est automatiquement sélectionné.
  2. Cliquez sur Outils ⇒ Associer des propriétés.
    Dans la fenêtre qui s'affiche, les propriétés sont répertoriées dans un tableau, par ordre alphabétique des noms de propriété ; les propriétés de document précèdent les propriétés de travail. Pour classer les propriétés dans un ordre différent, cliquez sur l'en-tête de la colonne. Cliquez une fois pour effectuer le tri dans l'ordre croissant ; si vous cliquez deux fois, vous effectuez le tri dans l'ordre décroissant.
  3. Dans la fenêtre Associer des propriétés :
    1. Sélectionnez une propriété et le repère d'indexation auquel vous souhaitez l'associer.
      Facultatif : Vous pouvez sélectionner plusieurs repères d'indexation à associer à une seule propriété ou sélectionner plusieurs propriétés associées à un seul repère d'indexation.
    2. Cliquez sur Associer.
  4. Facultatif : Dans la fenêtre Définir les options d'association, définissez les options d'association pour la propriété.
  5. Cliquez sur OK.
  6. Pour associer d'autres propriétés à des repères d'indexation, répétez les étapes à .
  7. Cliquez sur OK.
    Les propriétés et les repères d'indexation associés sont répertoriés sur les onglets Propriétés de document et Propriétés de travail, dans la sous-fenêtre inférieure.
  8. Pour sauvegarder le Fichier de contrôle Visual Workbench contenant les informations sur le mode d'association des propriétés aux repères d'indexation, effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Pour sauvegarder un nouveau fichier de contrôle, cliquez sur Fichier ⇒ Sauvegarder le fichier de contrôle sous. Sélectionnez le répertoire que vous avez créé précédemment et entrez le nom du fichier de contrôle dans la zone Nom de fichier, puis cliquez sur Sauvegarder. Souvenez-vous de l'emplacement de sauvegarde du fichier de contrôle, car vous devez l'indiquer lorsque vous configurez les étapes identifiant les documents dans les fichiers AFP. L'extension par défaut des fichiers de contrôle est .ctl. Le fichier est un fichier XML.
    • Pour sauvegarder un fichier de contrôle mis à jour, cliquez sur Fichier ⇒ Sauvegarder le fichier de contrôle.
    • Si vous avez utilisé AFP Indexer pour définir les repères d'indexation, vous devez utiliser le même fichier de contrôle pour les propriétés de document et de travail.
    Remarque: Lorsque vous ajoutez une étape au flot de travaux, vous pouvez faire référence au nom du fichier de contrôle en utilisant la notation de symboles si le nom du fichier de contrôle pour le travail correspond à la valeur d'une propriété de travail, telle que le nom du travail.

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