Création d'un flot de travaux pour stocker des travaux et documents PDF dans un référentiel

Pour stocker des travaux et des documents dans un référentiel, vous devez créer un flot de travaux incluant une étape basée sur le modèle d'action StoreInRepository. Vous pouvez également ajouter des étapes StoreInRepository dans vos flots de travaux existants. Si vous voulez que le référentiel contienne des documents et données de documents, vous devez ajouter les étapes de traitement de document nécessaires, si elles ne sont pas déjà présentes.
Avant de créer un flot de travaux, planifiez la conservation des fichiers et documents, créez des référentiels et apportez des améliorations aux fichiers PDF.
Pour créer un flot de travaux destiné au stockage de travaux et documents PDF dans un référentiel :
  1. Cliquez sur l'onglet Flot de travaux.
  2. Cliquez avec le bouton droit sur l'unité d'entrée HotFolderJDF et sélectionnez Copier.
  3. Renommez la copie du flot de travaux, entrez ou modifiez d'autres valeurs si nécessaire, puis cliquez sur Poursuivre.
  4. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'étape IdentifyPDFDocuments. Sélectionnez Propriétés, puis cliquez sur PDF. Pour la propriété Identifier le fichier de contrôle PDF, entrez le chemin et le nom du fichier de contrôle qui contient les définitions des propriétés de document. Cliquez sur OK.
  5. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'étape BuildPDFFromDocuments. Sélectionnez Propriétés, puis cliquez sur PDF. Pour la propriété Composer le PDF - Fichier de contrôle 1, entrez le chemin et le nom du fichier de contrôle qui contient les définitions des propriétés de document. Cliquez sur OK.
  6. En option: Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'étape RetainCompletedJobs. Sélectionnez Propriétés, puis cliquez sur Valeurs par défaut du travail - Général. Mettez à jour la valeur de la propriété Durée de conservation. Cliquez sur OK.
  7. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'étape StoreInRepository, sélectionnez Propriétés, puis cliquez sur Référentiel:
    1. Pour la propriété Référentiel, sélectionnez le référentiel dans lequel vous voulez stocker des travaux et des documents.
    2. Dans la liste des propriétés de travail à stocker Disponible, sélectionnez les propriétés de travail que vous souhaitez utiliser pour rechercher les travaux et les documents dans le référentiel.
    3. Dans la liste des propriétés de document à stocker Disponible, sélectionnez les propriétés de document que vous souhaitez utiliser pour rechercher les documents dans le référentiel.
    4. Si vous voulez conserver les valeurs des propriétés de travail afin de les utiliser lorsque le travail ou ses documents sont à nouveau soumis à un flot de travaux :
      1. Utilisez un éditeur de texte pour créer un fichier de propriétés de substitution.
      2. Placez le nom de la base de données de chaque propriété de travail sur une ligne distincte.
      3. Pour ajouter un commentaire, placez-le sur une ligne distincte commençant par un signe dièse (#).

        Cet exemple affiche un fichier avec trois propriétés de travail (Nom du client, Support requis et Mode recto-verso) et un commentaire : 

        Job.CustomerNameJob.MediaRequired# Il s'agit d'un comment.Job.Duplex

      4. Nommez le fichier, enregistrez-le et déplacez-le vers un répertoire sur l'ordinateur principal RICOH ProcessDirector. Par exemple :
        • /aiw/aiw1/control_files/job_properties.txt (Linux)
        • C:\aiw\aiw1\control_files\job_properties.txt (Windows)
      5. Sur l'étape StoreInRepository, entrez le chemin et le nom du fichier dans la propriété Chemin au fichier de propriétés de substitution.
    5. Si vous utilisez un fichier de propriétés associées, entrez le chemin et le nom du fichier dans la propriété Fichier de propriétés associées.
    6. Si vous voulez stocker dans les données de document contenues dans un fichier mais non définies comme propriété de documentRICOH ProcessDirector, entrez le chemin complet et le nom ou le nom symbolique du fichier dans la propriété Fichier des propriétés de document et sélectionnez TOUT dans la liste Propriétés de document à stocker.
    7. Cliquez sur OK.
      Remarque:
    • Assurez-vous que l'étape StoreInRepository est à la bonne place dans le flot de travaux. Le stockage d'un fichier après des étapes qui modifient l'ordre des pages, telles que ReversePDFPageOrder, affecte les possibilités de recherche utilisant des propriétés de document dans le visualiseur.
  8. En option: Si vous souhaitez stocker plusieurs fois des fichiers de travail dans le référentiel, incluez d'autres étapes StoreInRepository dans le flot de travaux.
  9. Enregistrez et activez le flot de travaux.
  10. Pour tester le flot de travaux :
    1. Créez une ou plusieurs unités d'entrée pointant sur le flot de travaux.
    2. Activez les unités d'entrée.
    3. Soumettez votre travail d'impression PDF à l'unité d'entrée.
    4. Une fois le travail terminé, vérifiez l'archive pour vous assurer que les informations adéquates ont été stockées.
    Remarque:
  • Si le travail est traité à nouveau et exécute plus d'une fois l'étape StoreInRepository, deux copies du document ou du travail sont enregistrées dans le référentiel.

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